- 課題
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- 会社規模の拡大に伴い、手計算による労働時間の集計が負担になっていた
- 有休残日数の問い合わせが多数発生しており、日数の確認と従業員への回答に手間がかかっていた
- 解決策
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- 紙の出勤簿を撤廃し、ジンジャー勤怠での管理に切り替えることで、集計作業を自動化する
- ジンジャー勤怠を導入して、従業員が自由に有休残日数を確認できるようになった
- 効果
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- ジンジャー勤怠導入後、担当者の残業時間が月30時間から0時間になった
- 自分で労働時間や有休残日数を確認できるようになったことで、人事部への問い合わせが削減された
従業員数が増えてきたタイミングで、手書きの出勤簿では集計の負担が大きかった
– ジンジャー勤怠を導入する前は、どのように勤怠を管理していたのですか？
淺井さん：
手書きの出勤簿で労働時間を管理していました。
勤怠管理システムを検討し始めたのは2017年でした。当時、会社の規模拡大のため、従業員を積極的に採用していたタイミングでした。
従業員が増えたことによって、出勤簿から労働時間を手計算する負担が徐々に大きくなってきていました。そこで、まずはExcelで関数を組んで、計算の工数を減らそうとしました。
– 労働時間を手計算するのは大変ですね。Excelで管理することで、負担は軽減されましたか？
淺井さん：
Excelでの管理に変えたことで、負担は軽減されました。
しかし、私の前職の企業は、勤怠管理システムで労働時間を管理していました。そのため、Excelで負担が減ったとはいえ、まだまだ負担を感じていたのが本音でした。
本当はすぐにでも勤怠管理システムを導入したかったのですが、勤怠管理システムは料金が高い印象があったので、すぐに導入するというわけにはいかなかったです。
– では、何がきっかけで、勤怠管理システムの導入を本格的に検討し始めたのでしょうか？
松原さん：
それは、労働時間の集計負担以外にも、勤怠管理において課題が出てきたからです。
従業員が増えたことにより、以前よりも「あと何日有給休暇が残っているか？」などの問い合わせをいただくことが増えました。
多数問い合わせを受けることもあり、問い合わせがある度に有給休暇を管理しているExcelを開き、従業員に回答するのは、担当者の負担としては大きかったです。
わからないことがあれば、すぐに教えてくれる人がいてよかった。手厚いサポートが決め手でした
– ほかにも勤怠管理システムがある中で、なぜジンジャー勤怠をお選びいただけたのでしょうか？
淺井さん：
ジンジャー勤怠を選んだ理由は、大きく分けて3つあります。
1つめの理由は、機能が多いにも関わらず、他社よりも料金が安かったことです。
オンプレミス型の勤怠管理システムも見ていたのですが、派遣社員を雇用する度にアカウント料金が、数千円かかるのは高いと感じていました。
ジンジャー勤怠なら数百円で済みますし、クラウド型の勤怠管理システムなので、オンラインで管理できる点も良かったです。
2つめの理由は、導入サポートが手厚かったことです。
他社のシステムだと、マニュアルを読んで自分で導入の設定をしてくださいという形式だったのですが、ジンジャーの場合は専属のサポート担当が導入をサポートしてくれます。
正直、私は労務関連の知識が豊富ではなかったので、システムの設定に不安を感じていました。
実際、導入時にやることが多く、どうしたらいいかわからない状況に陥りました。そのことをジンジャーのサポート担当に伝えると、オフィスまで来ていただいて、一緒にシステムの設定をしてくださり、無事に導入することができました。
3つめの理由は、ジンジャーは勤怠管理だけではなく、労務管理などのほかのバックオフィス業務の効率化も対応しており、さらに従業員情報を一元管理することができたことです。
もともと、従業員情報は一括で管理したいと考えていたので、ジンジャーがぴったりでした。
– 導入を決める際、ジンジャー勤怠に期待していたことを教えてください。
松原さん：
ジンジャーに期待していたことは2つあります。
1つは、従業員が人事部に問い合わせする必要なく、自分の労働時間や有給休暇をリアルタイムで把握できることです。
もちろん、従業員からの問い合わせを減らしたかったということもありますが、各チームのマネジャーが、メンバーの残業時間や有給休暇を把握し、メンバーのマネジメントに活かしてほしいという思いもありました。
もう1つは、ジンジャーのなかに蓄積されていくデータを分析することで、課題を発見したり、解決したりしたかったことです。
実際に、ジンジャーのデータを分析し、就業規則の問題点に気づき、社内で議論し、解決に向けて動いています。
ほかにももちろん、担当者の負担の軽減も期待していました。実際、ジンジャーを導入する前は担当者が月30時間残業していましたが、ジンジャー導入後は、残業0になりました。
労務に関する知識に不安がある人にこそ、サポートが手厚い勤怠管理システムをおすすめします
– 最後に、勤怠管理システムの導入を考えている企業様に、導入のポイントがあれば教えてください。
淺井さん：
人事担当者のなかには、労務について知識が豊富ではない人もいると思います。私自身も、ジンジャーを設定するときに、「これであっているのかな？」と不安でした。
そのような不安を感じている方は、サポートが手厚い勤怠管理システムを導入することをおすすめします。どれだけ良いシステムでも、従業員の方に使っていただいて運用に乗らなければ導入した意味がありません。
わからないことがあれば、親身に寄り添ってくれるサポート担当がいると、システムの設定という大変な業務も乗り越えられます。
