- 課題
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- 申請内容に記載ミスが多く、確認に時間がかかっていた
- 年末調整用紙などの一部の書類は、記入後わざわざ事務所に提出しに行く必要があり、従業員の負担が大きかった
- 人事情報が社内に散らばっており、知りたい情報がすぐに確認できない状況だった
- 拠点長が本来取るべきコミュニケーションが属人化しており、会社として末端まで従業員の状態を把握・管理できずにいた
- 効果
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- 従業員データの一元管理ができるようになり、一画面で従業員情報を確認することが可能になった
- わかりやすい操作画面で従業員も操作がしやすく、導入後スムーズに運用に乗せることができている
「申請承認作業の負担」「人事情報の管理の複雑性」が課題だった
– 社内のDX化を目的に、複数のジンジャー製品をご導入いただいたと思うのですが、導入以前はどのような課題をお持ちでしたか？
池田さん：ジンジャー導入前は、入社処理、年末調整、交通費精算など、社内のあらゆるデータをExcelや紙などでアナログ管理していました。
Excelや紙で管理していたときは、管理者や承認者が申請内容を確認するのに時間がかかっていました。
弊社の申請承認フローは、各事業所で一度確認してから、本社に送ってもらって確認するといったフローでした。しかし、事業所から本社に送られてきたものはミスが多く、確認作業に時間がかかっていました。
また、年末調整などの紙の申請書を提出してもらう場合、従業員がわざわざ事務所に提出しに来ていました。弊社は、事業の特性上、現場で業務をおこなう従業員が多かったため、事業所にわざわざ行くのは負担が大きかったと聞いています。
–それは大変ですね。そのほか、お困りになっていたことはございましたか？
池田さん：人事情報の管理にも課題を感じていました。
「この情報教えてほしい」といわれたときに、すぐにデータが見つからず、数日後に報告するといったことも少なくなかったです。
もちろん、基本的な人事情報や、人事考課に使う面談の内容、研修の進捗状態などのデータは蓄積していたのですが、さまざまな場所に散らばっていたので、知りたいときにすぐ確認できない状況でした。
また、属人的に管理していた人事情報もあったため、その人事情報を知っている人を社内から探し出すことから始めないといけないケースもありました。
たとえば、責任者とスタッフの面談情報です。
スタッフと面談したときの情報は、責任者が属人的に管理しており、企業として面談情報を管理できておりませんでした。
そのため、責任者が変わるときに、引継ぎ漏れが起こるなど、コミュニケーションエラーが発生することも度々ありました。
操作が簡単なので、従業員もすぐにジンジャーに慣れてくれました
– 実際にジンジャーを使って、どのように変化がありましたか？
池田さん：私たち管理者の業務が効率化されたことはもちろんのこと、従業員の負担も削減されました。
ジンジャー導入時、従業員がきちんとジンジャーを使ってくれるか心配でしたが、操作画面がわかりやすいと、従業員からは評判でした。
また、2021年度の年末調整書類の収集はジンジャーでおこなったのですが、今まで紙の用紙を印刷して、マニュアルを見ながら記入していたものが、スマホやPCから3分程度で提出が完了し、従業員が簡単だと驚いていました。
さらに、以前まで、年末調整書類記入後に、事務所にまで提出しにきてもらっていたのですが、ジンジャーだとどこからでも提出できるので、「今年の年末調整は楽だった」という声も多かったです。
それら書類を集め、一つ一つ記載場所のミスや記入漏れが無いかの確認に時間がかかっていたのですが、ジンジャーでは項目を入力したら自動で正しい場所に入力されるため、ミスが発生しづらい状態になったことも非常に良かったです。
– ありがとうございます。ジンジャーをお使いになって、感じたことはございますか？
池田さん：非常に操作が簡単だということですね。
どのボタンを押せば何ができるのかが直感的にわかるため、設定や導入もスムーズに進めることができました。
目先のことだけではなく、5年後10年後のことも視野に入れたシステム導入を
– 今後、ジンジャーをどのように活用していきたいですか？
池田さん：ジンジャーを導入してやりたかった「申請/承認作業の効率化」「適切な情報管理」だったのですが、前者は徐々に実現できてきていると感じています。
しかし、年末調整の計算機能など、まだ給与周りを運用に乗せられていません。そのため、まずはジンジャー給与で給与計算周りを効率化していきたいと考えています。
その後、「適切な情報管理」、いわゆる戦略人事と呼ばれるような+αの部分に力を入れていきたいと思っています。
– 最後に、導入を検討している企業さんへのメッセージをお願いします。
池田さん：これはシステムについて話すときにいつも言っているのですが、費用対効果とベンダーの営業担当の姿勢をしっかり見るのをおすすめします。
つい目先のコストに飛びついてしまいそうになりますが、きちんと5年後10年後を考えたときの費用対効果や、実際に削減できるコストまで営業目線ではなく、「お客様目線」で一緒に考えてくれたのはジンジャーの大きな魅力の1つでした。
今後、一元管理は会社に必要な要素の1つになると考えています。
見やすく、使いやすく、分析まで1つのシステムでできる上、それを会社の将来を見て共に考えてくれましたので、今後とも是非活用を続けていきたいと思います。
