株式会社森のエネルギー研究所 - ジンジャー（jinjer）| クラウド型人事労務システム

経費精算に時間を取られすぎて、通常業務が進まなかった

– 経費を導入する前は、どのように経費精算をおこなっていたのですか？

山崎さん：これまでは、Excelで作成したデータを紙に出力し、その紙に領収書を張り付けて経費精算をしていました。

仕事柄、繁忙期になると従業員の出張が増えます。出張が増えると、同時に経費精算の申請数も増えるので、確認の負荷が一気に大きくなります。

今までは紙に出力して、伊藤さんに会計システムにデータを入力してもらうフローで運用していたのですが、かなり工数がかかっていました。

また、私は経理や総務の業務だけではなく、パンフレットのデザインや、設計図面の作成などもおこなっています。

繁忙期は、パンフレットのデザインなどの仕事も増えるのですが、経費精算の業務に圧迫され、通常業務に十分な時間を割くことができませんでした。

– 秋口の繁忙期に、通常業務と経費精算の業務のどちらも忙しくなるのは大変ですね。

山崎さん：ずっと少しでも楽にならないかと思っていました。

そう思っていた中、昨年の緊急事態宣言の発令によって、これまでのように出社ができなくなり、既存の精算方法では対応が難しくなったことがきっかけで、経費精算システムを検討することになりました。

会社のことを理解して、最適な提案をしてくれるサポート担当を求めていました

– 経費精算システムは多くの種類があると思うのですが、どのように検討を進めたのでしょうか。

伊藤さん： 経費精算システムを提供している会社10社くらい資料請求をして、3社に絞りました。

最初の3社の絞り込みは、資料請求したあとの連絡してくださった方の人間性や、デモの日程が柔軟に組めることなどを理由に選定しました。

– 3社に絞った後の選定はどのように実施したのですか？

伊藤さん：3社の話を聞いて、基本的には経費精算システムはどこでも変わらないと感じました。その上で、今回の決め手はサポートです。

私は以前ソフトウェアの会社に在籍していたのですが、そのときの経験から年間で同じサポート担当がつくかどうかを重要視していました。

しっかりとした運用を実現するためには、疑問点をすぐに解消することができる、その会社の規則を理解したサポート担当が必要不可欠です。

また、年間で同じサポート担当がつくことで、社内の管理方法を理解したうえで最適な運用方法を提案してくれます。

このような理由で、サポートを重要視していました。

山崎さん：私は人事データベースの機能が無料で搭載されていた部分も、ジンジャー経費を選んだ理由でした。

私は経理だけではなく総務の仕事も兼任していますので、従業員台帳も無料で一緒についてくるのであれば、このタイミングで整備したいと思っていました。

他の会社だと、別途料金がかかりますが、ジンジャーは無料で人事データベースがついてくるので、費用対効果が良かったです。

– ジンジャー経費導入前に、不安はございましたか？

伊藤さん：ジンジャー経費は、導入実績も多いので、心配していませんでした。

システムに不安はなかったのですが、サポート担当を重要視していたからこそ、満足のいく優秀なサポート担当がついてくれるかは心配でした。

ジンジャー経費を運用に乗せ、会社全体の経費精算の効率化を「共に」目指す

– ジンジャー経費を導入して良かったところを教えてください

山崎さん：一般的に、契約してから本格運用開始まで3カ月くらいだと聞いていたのですが、それよりも早いスケジュールで本格運用まで導いてくれました。

他の会社さんとどれくらい違うかは分からないのですが、3月から検討を初めて5月時点で既に2回経費精算が実施できています。

特に、4月は今まで手がかかっていた処理がワンクリックで完了したので、そこで初めて導入してよかったと実感しました。今後は、ほかの従業員の要望も加味しながら、より従業員が使いやすい運用を目指します。

また、他社さんのデモやお話しを聞いている中で感じたのですが、ジンジャーの営業担当の方やサポート担当の方は目線が近い感じがしました。私自身システムに携わってきた人間ではないので、とても親身になってくださり助かりました。

– 改めて、ジンジャー経費を選んでいただきありがとうございました。