経費精算業務の電子化で経理担当者の負担を大幅に軽減!手間のかかっていた業務がワンクリックで完了!

導入プロダクト
jinjer経費

社名
株式会社森のエネルギー研究所
業種
コンサルティング業
拠点数
4拠点
従業員数
25名
課題
  • 経費精算の対応が通常業務を圧迫し、本来時間を使いたい業務に時間を割くことができなくなった
  • 緊急事態宣言の発令によって、これまで出社しておこなっていた経費精算業務が難しくなった・経費精算の対応が通常業務を圧迫し、本来時間を使いたい業務に時間を割くことができなくなった
効果
  • これまで手作業でおこなっていた経費精算が電子化され、経費精算の時間削減が実現
  • 経費精算の電子化で場所に捉われない柔軟な対応が可能に
  • 経費精算だけでなく従業員情報の管理の効率化も実現

 

森林資源の多様な性質を最大限に活かすことを通じて、人が森に感謝し、人と森の繋がりを再生し、地域を活性化し、地球温暖化を防止しながら、豊かな持続可能社会への転換に貢献することを使命としている森のエネルギー研究所。自治体や民間企業に対してバイオマスエネルギーの普及や導入のコンサルタント、エネルギーの供給事業をおこなう企業様です。jinjer経費を導入する前は、Excelで作成した経費精算書類を紙で出力し、領収書を張り付けるといった経費精算の方法で経費の申請や承認、処理を実施していました。本来おこないたい業務が経費精算の負担により着手できず、緊急事態宣言をきっかけに経費精算システムの導入を本格的に検討し始めました。 

jinjer経費の導入後は、これまで手作業でおこなっていた集計・処理作業を短時間でおこなうことができるようになり、経費精算の負担の軽減を実現することができました。

 

今回は、jinjer経費を導入いただいた森のエネルギー研究所の山崎さんと、経費精算システムの導入を山崎さんと共に進めていただいた株式会社FP知恵の木の伊藤さんにお話を伺いました。

 

経費精算に時間を取られすぎて、通常業務が進まなかった

 

– 経費を導入する前は、どのように経費精算をおこなっていたのですか?

 

山崎さんこれまでは、Excelで作成したデータを紙に出力し、その紙に領収書を張り付けて経費精算をしていました。

 

仕事柄、繁忙期になると従業員の出張が増えます。出張が増えると、同時に経費精算の申請数も増えるので、確認の負荷が一気に大きくなります。

 

今までは紙に出力して、伊藤さんに会計システムにデータを入力してもらうフローで運用していたのですが、かなり工数がかかっていました。

 

また、私は経理や総務の業務だけではなく、パンフレットのデザインや、設計図面の作成などもおこなっています。

 

繁忙期は、パンフレットのデザインなどの仕事も増えるのですが、経費精算の業務に圧迫され、通常業務に十分な時間を割くことができませんでした。

 

– 秋口の繁忙期に、通常業務と経費精算の業務のどちらも忙しくなるのは大変ですね。

 

山崎さんずっと少しでも楽にならないかと思っていました。

そう思っていた中、昨年の緊急事態宣言の発令によって、これまでのように出社ができなくなり、既存の精算方法では対応が難しくなったことがきっかけで、経費精算システムを検討することになりました。

 

会社のことを理解して、最適な提案をしてくれるサポート担当を求めていました

 

– 経費精算システムは多くの種類があると思うのですが、どのように検討を進めたのでしょうか。

 

伊藤さん 経費精算システムを提供している会社10社くらい資料請求をして、3社に絞りました。

 

最初の3社の絞り込みは、資料請求したあとの連絡してくださった方の人間性や、デモの日程が柔軟に組めることなどを理由に選定しました。

 

– 3社に絞った後の選定はどのように実施したのですか?

 

伊藤さん3社の話を聞いて、基本的には経費精算システムはどこでも変わらないと感じました。その上で、今回の決め手はサポートです。

 

私は以前ソフトウェアの会社に在籍していたのですが、そのときの経験から年間で同じサポート担当がつくかどうかを重要視していました。

 

しっかりとした運用を実現するためには、疑問点をすぐに解消することができる、その会社の規則を理解したサポート担当が必要不可欠です。

 

また、年間で同じサポート担当がつくことで、社内の管理方法を理解したうえで最適な運用方法を提案してくれます。

 

このような理由で、サポートを重要視していました。

 

山崎さん私は人事データベースの機能が無料で搭載されていた部分も、jinjer経費を選んだ理由でした。

 

私は経理だけではなく総務の仕事も兼任していますので、従業員台帳も無料で一緒についてくるのであれば、このタイミングで整備したいと思っていました。

 

他の会社だと、別途料金がかかりますが、jinjerは無料で人事データベースがついてくるので、費用対効果が良かったです。

 

– jinjer経費導入前に、不安はございましたか?

 

伊藤さんjinjer経費は、導入実績も多いので、心配していませんでした。

 

システムに不安はなかったのですが、サポート担当を重要視していたからこそ、満足のいく優秀なサポート担当がついてくれるかは心配でした。

 

jinjer経費を運用に乗せ、会社全体の経費精算の効率化を「共に」目指す

 

– jinjer経費を導入して良かったところを教えてください

 

山崎さん一般的に、契約してから本格運用開始まで3カ月くらいだと聞いていたのですが、それよりも早いスケジュールで本格運用まで導いてくれました。

 

他の会社さんとどれくらい違うかは分からないのですが、3月から検討を初めて5月時点で既に2回経費精算が実施できています。

 

特に、4月は今まで手がかかっていた処理がワンクリックで完了したので、そこで初めて導入してよかったと実感しました。今後は、ほかの従業員の要望も加味しながら、より従業員が使いやすい運用を目指します。

 

また、他社さんのデモやお話しを聞いている中で感じたのですが、根本さん(営業担当)や大前さん(サポート担当)は目線が近い感じがしました。私自身システムに携わってきた人間ではないので、とても親身になってくださり助かりました。

 

改めて、jinjer経費を選んでくださり、本当にありがとうございました。

 

 

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