新卒300人との面談に一ヶ月半かかっていた

– サーベイオプションを導入する以前は、どのように従業員のコンディションを管理していたのですか？

横田さん：もともと数年前までは、従業員のコンディション管理は、事業部ごとにおこなっていました。

従業員数が少なく、一人の上司が数人の部下を見るだけという状況だったので、事業部内で管理できていました。

しかし、新卒の採用人数が増えていくにしたがって、年次の浅い上司が一人で5～10名の部下を見る組織も出てきて、徐々に事業部内だけでのコンディション管理に限界に達していました。

その結果、一人ひとりに向き合うことができず、いわゆる「びっくり離職」が増えてきました。

そこで、我々人材開発部が、各事業部だけでは管理しきれないところに入り、従業員のコンディションを管理することになりました。

– 人材開発部は、どのような対応をされたのですか？

横田さん：新卒を中心に全員と1on1面談を実施しました。

1on1面談では、「仕事は楽しい？」「上司と上手くいってる？」「キャリアプラン描けてる？」といったコミュニケーションを取っていきました。

特に、新卒はコンディションが変化しやすいので、年に3回、配属後・お盆明け・年末年始のタイミングで1on1面談を実施しました。

1on1面談のおかげで、年々離職率は下がりましたね。

– では、順調だったのですね。

横田さん：離職率の低減という部分では順調でしたね。ですが、課題もありました。

それは、1on1面談にかかる時間です。

当時、人材開発部5人で、新卒300人と面談をしていたのですが、一人30分の面談で、新卒全員と面談するのに一ヶ月半かかっていました。

すると最初のほうに1on1してコンディションが良かったのに、全員と面談が終わった1か月半後に大きくコンディションが落ちてしまい、離職してしまった新卒もいました。

このように、工数以外にも、リアルタイムでコンディションを管理できないという課題もありました。

ピンポイントでコンディションが低い従業員がわかるので、面談時間が1/4に

-サーベイオプションを導入し、現在はどのように活用されていますか？

横田さん：1週間に1度ワーク・バイタルで「仕事」「上司」「健康」の3つの質問事項を設定し、5つの基準でアンケートを取っています。

アンケート結果に関してですが、実は弊社では、アンケート結果を直属の上司はもちろんのこと、役員にも開示していません。

理由としては、「サーベイオプションの結果が開示されている」と回答者が察すれば、本音で回答してもらうことが難しくなるからです。

横田さん：サーベイオプション導入当初は、アンケートの結果が「雨」以下だった従業員にだけ、面談をおこなっていました。

その結果、新卒300名全員面談していたのが、70人まで減り、面談時間が1/4になりました。

また、アンケート結果を蓄積することで、従業員の2つの離職の傾向を把握することができました。

1つ目の傾向は、「上司」の結果が悪くなった従業員が辞める可能性が高いことです。2つ目の傾向が、「仕事」と「健康」の両方が悪い従業員が辞める可能性が高いことです。

この2つの傾向が見られた従業員は優先順位を高くして、面談を実施しています。これにより、工数削減に繋げることができました。

回答率を上げるためには、「フォロー」「黙秘」を徹底して、信頼してもらう必要がある

– サーベイオプションを運用する中で大変だったことを教えてください。

横田さん：サーベイオプション導入直後は、アンケートの回答率が非常に悪かったですね。

新卒メンバーに関しては、新卒研修などでサーベイオプションの重要性を周知することができたので回答率が高かったのですが、中途入社の人は、なかなか回答してくれませんでしたね。

– その回答率の低さをどうやって改善したのですか？

横田さん：意識していたことは、人材開発部を信頼してもらえるような行動をとることです。

サーベイオプションのアンケートは、回答するのに1分もかからないのです。

回答するのに30分かかるのであれば、「忙しすぎて回答できなかった」という言い分もわかります。ですが、1分もかからないアンケートに回答してくれないのは、「アンケート結果が上司に筒抜けなのでは？」「これを出したところで、何も対応してくれないのでは？」という不信感があるからだと思っています。

そのため、直属の上司や役員にも結果は開示しないということと、低い結果が出た従業員には絶対にアプローチすることを徹底しました。

その結果、徐々に人材開発部を信頼してもらえて、1ヶ月で回答率が66%から92%まで上がりました。

また、未回答の人と離職データを分析すると、「未回答の人は離職する可能性が高い」という相関関係にあることがわかりました。

実際に、サーベイオプションを導入し始めて4ヶ月経ったときに、未回答者を対象とした調査を実施すると、「今まで回答があったけど、ここ2ヶ月ぐらい回答がない人」は、全員退職懸念者でした。

「上司との関係性ですごく悩んでいたが、相談していいのかわからなかった」という声が多かったです。

– サーベイオプションを導入した結果、どのような変化が起きましたか？

横田さん：離職率が下がりましたね。新卒メンバーに関しては、5%離職率が低減しました。

中途メンバーに関しては、さらに大きな効果がありました。サーベイオプション導入以前は、16.1%という離職率だったのが、導入後は4.3%と11.8%も離職率が下がりました。

また、先ほどお伝えした通り、人材開発部の面談時間も導入前と比べて1/4になりました。

サーベイオプションを導入したおかげで、少ないリソースで、より高い結果を出すことができるようになりました。

従業員データを一元管理することで、より科学的なアプローチが可能

– 今後、サーベイオプションをどのように活用していきたいですか？

横田さん：今後は、ジンジャーで従業員データを一元管理し、サーベイオプションの結果とさまざまな従業員データを紐づけていきたいと思っています。

サーベイオプションの結果と従業員データを紐付けることで、コンディションが悪くなったときに、適性テストや上司の所感などのデータを見ながら、どこにどういう打ち手を打てば、より響くのかを科学することができます。