株式会社ENJIN の導入事例 - ワークフロー - ジンジャー（jinjer）

株式会社ENJIN
の導入事例

従業員情報を巧みに使いこなし、従業員と管理者双方の負担を削減！バックオフィス業務のDX化を目標に効率化を続ける！

株式会社ENJIN

利用サービス：

人材支援サービスを通して、未経験からでも「楽しみ」を感じてもらいながら「成長」できる環境を提供していらっしゃるENJIN様。
個々の特徴をより伸ばし、足りないものを仲間とともに共感をする事で、シナジー効果を最大限に活かせられるアイディアや企画を提案していらっしゃいます。

ジンジャー導入以前は、Excelを利用して従業員情報や経費精算、給与計算などをおこなっていましたが、申請内容の確認/承認に時間がかかっていたそうです。また、人事情報が社内に散らばっており、知りたい人事情報をまとめるのに、数日かかることもあったようです。
ジンジャー導入の決め手はデータの一元管理ができることと、操作画面の分かりやすさ。ジンジャー導入後は、管理者と従業員の負担が減り、社内のDX化が進んでいらっしゃいます。

今回は、株式会社ENJINの池田さんにお話を伺いました。

課題

申請内容に記載ミスが多く、確認に時間がかかっていた
年末調整用紙などの一部の書類は、記入後わざわざ事務所に提出しに行く必要があり、従業員の負担が大きかった
人事情報が社内に散らばっており、知りたい情報がすぐに確認できない状況だった
拠点長が本来取るべきコミュニケーションが属人化しており、会社として末端まで従業員の状態を把握・管理できずにいた

導入後の 効果

従業員データの一元管理ができるようになり、一画面で従業員情報を確認することが可能になった
わかりやすい操作画面で従業員も操作がしやすく、導入後スムーズに運用に乗せることができている

「申請承認作業の負担」「人事情報の管理の複雑性」が課題だった

– 社内のDX化を目的に、複数のジンジャー製品をご導入いただいたと思うのですが、導入以前はどのような課題をお持ちでしたか？

池田さん：ジンジャー導入前は、入社処理、年末調整、交通費精算など、社内のあらゆるデータをExcelや紙などでアナログ管理していました。

Excelや紙で管理していたときは、管理者や承認者が申請内容を確認するのに時間がかかっていました。

弊社の申請承認フローは、各事業所で一度確認してから、本社に送ってもらって確認するといったフローでした。しかし、事業所から本社に送られてきたものはミスが多く、確認作業に時間がかかっていました。

また、年末調整などの紙の申請書を提出してもらう場合、従業員がわざわざ事務所に提出しに来ていました。弊社は、事業の特性上、現場で業務をおこなう従業員が多かったため、事業所にわざわざ行くのは負担が大きかったと聞いています。

–それは大変ですね。そのほか、お困りになっていたことはございましたか？

池田さん：人事情報の管理にも課題を感じていました。

「この情報教えてほしい」といわれたときに、すぐにデータが見つからず、数日後に報告するといったことも少なくなかったです。
もちろん、基本的な人事情報や、人事考課に使う面談の内容、研修の進捗状態などのデータは蓄積していたのですが、さまざまな場所に散らばっていたので、知りたいときにすぐ確認できない状況でした。

また、属人的に管理していた人事情報もあったため、その人事情報を知っている人を社内から探し出すことから始めないといけないケースもありました。

たとえば、責任者とスタッフの面談情報です。

スタッフと面談したときの情報は、責任者が属人的に管理しており、企業として面談情報を管理できておりませんでした。

そのため、責任者が変わるときに、引継ぎ漏れが起こるなど、コミュニケーションエラーが発生することも度々ありました。