- 課題
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- 毎月、エクセルや手計算で勤怠管理、給与計算をおこなっていたが、管理する従業員が増えてきたことで、人的ミスが発生しやすくなっていた。
- ダブルチェックをおこなっていたため、管理部やチームリーダーの工数がひっ迫していた。
- 普段、パソコンにあまり触れない従業員が多かったので、システム導入のハードルが高かった。
- 解決策
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- ジンジャーを導入して、勤怠管理や給与計算を自動集計する。
- パソコンに慣れていない従業員でも操作がしやすいような、UI・UXがわかりやすいシステムを導入する。
- 効果
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- ダブルチェックの工数をかけずに、集計ミスが発生しない体制を構築。スムーズな締め処理を実現。
- 全従業員が使いやすいシステムを導入したことにより、スムーズな初期運用を実現。
－貴社の事業についてお聞かせいただきたいです。
山下さん：
弊社は、2016年から宿泊施設『伝泊』を中心とした「日常の観光化」を目指すまちづくり事業を行っています。
2021年奄美群島が世界自然遺産に登録されたことは喜ばしい反面、土地が買い荒らされていったり、オーバーツーリズムにより地域コミュニティや貴重な文化資源が壊されてゆく危険性を有していました。
そこで弊社は「伝統的な建築と集落文化を次の時代に伝える」というコンセプトのもと、空き家となっている古民家やスーパーマーケットなどを改修して宿泊施設・飲食店・高齢者施設・物産＆ギャラリー等を運営しています。加えて、2019年に運営をスタートした新築の高級ヴィラリゾート施設『伝泊 The Beachfront MIJORA』がSNSや雑誌で話題になるなど、有難いことにたくさんの方にご利用いただいています。
また、集落住民と観光客のどちらにも求められる機能を複合した『まーぐん広場』（「まーぐん」とは奄美の方言で「みんな一緒」という意味）の運営や、集落住民による文化体験プログラムの観光客への提供などを通して、両者の交流と地元雇用の創出に寄与しています。
“事業の拡大と共に従業員が増え、エクセルや手計算では対応しきれなくなった。”
－システム導入のきっかけとなった、勤怠管理や給与計算における課題は何でしたか？
山下さん：
システム導入に踏み切ったきっかけは、従業員が増加したことによって、エクセルや手計算ではバックオフィス業務に対応しきれなくなったためです。創業当初は従業員が2名ほどでしたが、現在では施設を掃除してくれている清掃スタッフの方を含めると、100名を超える規模に拡大しています。
勤怠管理では、出勤簿に記載された時間をパソコンに入力してダブルチェックしていたのですが、従業員数の増加と共に人的ミスが起きるようになってしまっていました。シフト制の従業員も多いのですが、シフト形態が数種類あるので、チームのマネージャーは毎月調整するのに非常に苦労していました。
また、給与計算では、確認に大きな労力と時間がかかっており、現場から何とかしてほしいという声が上がってきている状況でした。毎月10日が給料日の部署もあり、給与計算のミスがあると振込が遅れてしまうので、一刻も早くシステムを導入して業務改善したいと思っていました。
－システムを選定する際に重要視していたポイントは何でしたか？
山下さん：
システムを選定する上で最も重要視していたのは、システムの使いやすさでした。
バックオフィス関連のシステムを充実化させ、管理コストを削減するには、従業員が使いやすいシステムである必要があることが重要視していた背景です。
弊社の従業員はシステムに慣れていない方が多かったので、圧倒的シンプルさを軸に検討していましたね。
“使いやすく、自社の導入スピードに並走してくれたのがジンジャーだった。”
－最終的にジンジャーを選んでいただいたご理由は何でしたか？
山下さん：
元々、勤怠管理や給与計算のミスが頻発していたこともあり、できる限り早くシステムを導入したいと考えていました。全部で5社ほどシステムのご説明を受けたのですが、そのスピード感に並走いただいたのがジンジャーでした。
また、いずれはバックオフィスの一元管理を実現したいと思っていたので、弊社の将来像とも合いそうなシステムだなと思っていました。
－導入時のサポート対応はいかがでしょうか？
山下さん：
ジンジャーサポート担当の方とのMTGに、各チームリーダーにも参加してもらっていましたが、毎回その場でシステムに対する疑問点や不安点を解消していただけるので、大変助かりました。
システムの機能や設定に関してメールでご質問させていただくこともありますが、毎回丁寧にお答えいただけるので、とても安心できました。
このような手厚いサポート対応のおかげもあって、無事にスケジュール通り、ジンジャーの運用が開始できました。
－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのようなバックオフィス体制を作っていきたいですか？
山下さん：
お客様に最大限喜んでもらえるようなおもてなしや、奄美の自然や集落文化を守るための活動により一層注力してもらいたいと考えています。そのため、勤怠管理や給与計算のバックオフィス業務にかける時間は、テクノロジーの力を使って、できる限り減らしていきたいです。
今後、従業員の拡充や事業規模の拡大に向けて、より効率良く便利なバックオフィス体制を作っていけたらいいですね。
編集後記
ジンジャー営業担当：
このたびは、ジンジャーを導入いただきまして誠にありがとうございました。
偶然にも以前、『伝泊』に宿泊させていただいたことがあったので、こういった形でまたお会いできたことを嬉しく思います。
ジンジャーの運用はここからがスタートですので、末永くよろしくお願いいたします。
ジンジャー取材担当：
ご多忙のところ、事例インタビューへのご協力ありがとうございました。
事業を通じた奄美大島への想いがとても素敵でした。ぜひ『伝泊』にお伺いさせてください。
2016年設立。鹿児島県奄美大島北部を中心に、3種類の宿泊施設『伝泊 古民家』『伝泊 奄美 ホテル』『伝泊 The Beachfront MIJORA』と、複合施設『まーぐん 広場』の運営を行い、集落住民と観光客の交流を促進するまちづくりを行う。 奄美群島の豊かな自然環境と、 様々な歴史の経過の中で継承されてきた約360の集落文化、それを担ってきた人々こそ「奄美の宝」であると捉え、これらを次の時代に伝えていくために活動している。
