社会福祉法人萌 の導入事例 - 勤怠 - ジンジャー（jinjer）｜クラウド型勤怠管理システム

打刻ミスが続いており、大きなストレスを感じていた

－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？

出口さん：

ジンジャー導入前は、勤怠管理全般に悩んでいました。社員の打刻忘れ、打刻ミス、打刻ミスの修正間違いなど複数の問題があり、適切な運用体制が整っていなかったんです。
そもそも所定日数の設定を間違っていた事業所もあり、総務部に正しい勤怠データが集まらず頭を抱えていました。

当法人では各事業所の所長が勤怠データを確認してから、総務に共有する流れをとっていますが、毎回間違ったデータが送られてくるため、総務で確認して差し戻しをしていました。しかし何度差し戻しても現場側が対応しきれず、結局総務が修正対応することになり、業務ストレスが大きくなっていたんです。

また、打刻ミスの修正は、社員からの申し出があるたびに上長が手作業で修正をおこなっていました。毎月細々とした修正作業が相次いでいた点も現場で負担になっていたと思います。

－勤怠管理以外にどんな課題がありましたか？

出口さん：

紙とExcelで管理していた情報と、勤怠管理システムのデータベースの内容に乖離があったことも課題でした。従業員から紙・Excelで提出された有休申請をその都度、勤怠管理システムに転記していたため、誤入力が起きやすい状態だったんです。

そういった背景があり、毎年有休付与の時期になると、紙やExcelの申請内容と勤怠管理システムに記録されている有休残日数のどちらが正しいのか分からず、確認をする手間が発生していました。

福祉業界では、総務や経理の専任がいない小さな会社も多いです。規模によってはバックオフィスが存在せず、現場業務と並行して勤怠管理や給与計算をおこなうため、手が回らず悩んでいるとよく聞きます。

当法人のように総務部署があっても、適切なシステムの活用や体制構築が間に合わず、悩んでいる企業も多いと思います。

－システムの入れ替えを検討されたきっかけは何でしたか？

出口さん：

勤怠管理の体制が整っておらず、現場から総務に送付される数字が間違っていることが多く、既存の管理体制に限界を感じてシステム入れ替えの検討を開始しました。手作業で勤怠データを修正するのは非効率ですし、勤怠データを給与計算システムに連携もできていない点も考えると、このままの管理体制ではリスクが高いと考えました。

また、社会全体でICTの利活用が重要視されているなかで、システムによる業務改善の必要性を感じたこともきっかけとなりました。

－具体的にどのようなプロセスでシステムを選定されましたか？

出口さん：

選定当初は、既存の基幹システムと連携しやすい製品も検討していましたが、複数の事業所で利用するならクラウドシステムが必要だと思いました。

実は既存システムの導入時に初期設定を本部で一括管理できず、総務担当が各事業所を足で回って初期設定をおこなったんです。その結果、所定日数の設定ミスが起きてしまった経緯を鑑みると、クラウドシステムで複数事業所の初期設定をまとめておこなう方がスムーズだと判断しました。

クラウドシステムなら多拠点連携がしやすく、連携性やコスト面のメリットも大きいです。利便性の高いクラウドシステムを選ぶなら、ジンジャーがぴったりだろうと考えました。

クラウドシステムなら複数事業所の初期設定もスムーズに！紙やExcelに散らばったデータの一元管理も実現

－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？

出口さん：

当法人が使っている昔ながらの基幹システムと比べると、ジンジャーは画面が分かりやすいのが魅力でした。また、複数のシステムにそれぞれデータ入力する手間がなく、データベースを1つに統合できるのも決め手です。

勤怠管理と給与計算までワンストップで連携ができ、データの更新性も担保できるようになったため、今ジンジャーを初期設定している実務担当も私も嬉しい気持ちです。

－ジンジャーに期待している効果はございますか？

出口さん：

冒頭でお伝えした通り、まずは職員の正しい勤怠データを収集できることを期待しています。適切なデータを集めて総務の確認・修正作業を減らし、スムーズな給与計算を実現したいです。

今まで勤怠管理は紙、Excelに加えて既存の勤怠管理システムを用いて対応していましたが、今後すべての作業をジンジャーに集約して、現場の混乱も防いでいきたいですね。ゆくゆくは勤怠管理、給与計算、人事労務など業務横断で効率化を進めていこうと考えています。

－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？

出口さん：

業務効率化が進んだら、浮いた時間をもっとポジティブな仕事に使っていきたいです。

会社の将来につながる新たな取り組みや、現場の管理職の意見を活かしたボトムアップの施策など、経営改善に向けてじっくりと協議する時間を創出していこうと思います。