- 課題
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- 有休や残業の申請、身上変更や雇用契約など全てが紙対応で、毎月160件以上も紙の申請手続きや問い合わせ対応が発生していた。
- 人事データを一元管理できておらず、情報管理が属人的に。各店舗に必要な人事データを共有できていなかった。
- 解決策
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- ジンジャーの導入で毎月160件以上の書類手続きをシステム化。
- クラウド型のシステム導入により、リアルタイムで従業員情報や有休残日数などの情報を、従業員が確認できるようにする。
- 効果
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- 有休や残業の申請、雇用契約、身上変更手続きなどをシステム化。書類作業の負担を軽減し、手続きの抜け漏れリスクも軽減。
- クラウド型システムで人事データを一元管理して、管理者と従業員の双方がリアルタイムに必要なデータを取得できる体制を実現。
毎月160件以上の申請・問い合わせが発生！紙対応による更新漏れや業務負担が課題に
－ご担当の業務、管理部の構成について教えていただけますか？
渡辺さん：
人事室で室長を務める渡辺です。私は人事制度や人事評価制度、採用や教育などを担当しています。
泉さん：
総務経理部 課長の泉です。私は主に総務経理を担当していて、各店舗からの問い合わせ対応や、有休申請・残業申請などの対応をおこなっています。人事業務では採用に関わることもあります。
－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？
泉さん：
全社的にペーパーレスができておらず、人事データを一元管理できていなかったことが課題でした。従業員情報や有休残日数などの人事データは、全て紙とExcelで管理をおこなっていました。そのため、本来は各店舗の責任者や店舗運営部の副部長と共有すべき情報も私だけが閲覧できる状態となり、必要なときにスムーズに情報を得ることが難しくなっていました。
今まで、紙で対応していた事が多く、毎月160件以上の申請や問い合わせ対応に追われていました。具体的には、入社書類、給与明細、年末調整をはじめ、携帯番号や住所の変更、扶養変更などの身上変更手続きも全て紙対応となっていました。
従業員から「過去の給与明細が欲しい」と連絡が入れば、その都度データを探して出力し、私から従業員にメール送付をおこなっていました。従業員情報も、店舗責任者から問い合わせが入るたびに私からメールで共有する流れとなり、非常に不便だったと思います。
また、紙の申請書のままでは、従業員情報の更新漏れが起きるリスクがありました。有休や残業の申請に関して従業員と齟齬が生まれてしまうとトラブルのもとになります。正しい情報管理と、抜け漏れのない手続き、総務経理部の業務負担軽減のためにも改善が必要でした。
－システムの入れ替えを検討されたきっかけは何でしたか？
泉さん：
今年から人事評価制度を導入するにあたり、評価者がきちんと従業員情報を把握できるような体制が必要になったのが、システム導入のきっかけです。頑張っている従業員をしっかりと評価して離職を防止することや、従業員教育を進めることが人事評価制度の導入目的でした。
人事評価制度の導入決定後、従業員情報の管理に関する話題が上がり、システム導入の検討を開始しました。
－具体的にどのようなプロセスでシステムを選定されましたか？
泉さん：
まずは2～3年前に1度聞いたことのあるシステム会社から再度、ご提案をいただきました。その後、展示会に参加して幅広く情報収集をおこないました。
数年前にシステム導入を検討した際は、給与明細の電子化以外に導入目的を見出せなかったのですが、今回は勤怠や人事労務など、幅広いプロダクトの必要性を感じながら選定を進めました。
渡辺さん：
展示会をきっかけに10社ほど話を聞きましたが、かなり最初の段階でジンジャーが有力候補となっていました。ジンジャーが一番手広くプロダクトを展開している印象だったためです。
業務スピードをアップさせて、従業員の満足度も高めたい
－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？
渡辺さん：
ジンジャーは勤怠をはじめ、幅広いプロダクトを提供していることが1番の決め手になりました。また、コストパフォーマンスが良いことや、営業の説明がわかりやすかったのもポイントとなりました。
－今後ジンジャーに期待されている点や、ジンジャー利用によって期待されている効果はございますか？
渡辺さん：
ジンジャーを導入することで、書類の紛失や申請漏れをなくし、適切に管理できる体制づくりをおこないたいと思います。また、従業員情報や有休残日数などを総務経理部に問い合わせなくても、従業員自身で確認できるようになれば、従業員の満足度も高まると思います。総務経理部としては、毎月160件以上の問い合わせ対応をなくして、業務スピードがアップすることを期待しています。
－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？
泉さん：
ジンジャーの初期設定や人事評価制度の導入プロジェクトに区切りがついたら、次は組織図の活用にも取り組みたいです。役員や管理職などは、どんな従業員が働いているかを知っていますが、現時点では店舗同士の横のつながりが弱いと感じています。店舗同士で電話のやり取りが頻繫に発生してるものの、紙のシフト表には顔写真が載っていないため、相手のことをよく知らないままやり取りをしている状態です。
今後、ジンジャーの組織図を活用して、「この店にはこんな従業員がいるんだ」と知り、社内コミュニケーションを活性化したいと考えています。別の店舗で働いている他人ではなく、同じ組織にいる仲間ということを伝えていきたいと思います。
渡辺さん：
ジンジャー導入をきっかけに、勤怠管理や給与計算、人事労務は大幅にペーパーレス化を進められました。今後、社内全体でシステム活用に取り組み、仕事の進め方をアップデートできたらいいなと思います。
昭和53年8月、福岡県にて卸売りを中心としたカスタムオーダースーツの職域販売を開始。昭和62年にオーダースーツ専門店のDANKAN1号店をオープン。現在は『お客様に寄り添う接客』を一番大切にしながら、関東、東海、関西、九州地区等に40店舗展開している。
