- 課題
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- 出勤簿は各自記入して月末に提出。まとめて記入する従業員も居たため、勤怠の正確性が担保できていなかった。
- 有休申請は紙で運用していたため、従業員が申請するのに心理的ハードルがあった。出勤簿と有休申請書の突合作業も工数になっていた。
- 人事データはExcelと紙で管理。複数のデータがバラバラの状態で探すのにも手間がかかっていた。
- 解決策
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- 勤怠管理は出勤簿からシステムに運用を変更し、各種申請がそのまま勤怠データに反映される状態にする。
- 有休申請は対面での申請を廃止。簡単で申請しやすい体制を作る。
- ジンジャーの統合データベースで人事データを1つの場所にまとめる。
- 効果
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- 日ごとの打刻が基本となるので、従業員が毎日勤務時間を記録する体制を構築。勤怠管理の正確性が向上した。
- 有休申請がしやすくなり、年度の前半でも有休を取得する従業員が増えた。
- データが1つにまとまっているため、勤怠データがワンクリックで給与計算に連動。
月末にまとめて記入する社員も…。出勤簿では正確な勤怠管理をおこなうのが難しかった
－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？
佐藤さん：
これまで課題だったことは、紙管理の多さと属人化していた管理体制でした。
まず、出勤簿や有休・残業申請などの勤怠周りはすべて紙で運用していました。
出勤簿は毎月1人1枚、毎日従業員が自分で記入して月末に提出してもらうフローを取っていました。
近隣の店舗からもしっかり期日までに、店長が取りまとめて送ってくれていましたが、月中で出勤簿の記入状況を確認できていなかったので、毎日記入していたかどうかは不明な状態でした。正直なところ、月末にまとめて記入して提出している従業員も居たと思います。
また、有休申請が出ている日付であるにもかかわらず、出勤簿を確認すると出勤しているような状態になっているなど、申請書と突合した際に情報が異なることが多くありました。
人事データはExcelと紙で管理しており、複数のデータがバラバラの状態で探すのにも手間がかかっていました。なかには担当者でないと、格納先や最新の状態がわからないデータもあったと思います。
－システム導入を検討されたきっかけは何でしたか？
卜部さん：
導入を検討したのは、長らく人事労務を担当していた従業員の退職が大きなきっかけでした。
退職をきっかけに前任者から佐藤さんに業務が引き継がれることになったのですが、これまで属人的な管理をしてきた分、引き継ぎが大変だったんですよね。
そういった背景から、システム導入によりペーパーレス化を実現させて、誰でも仕事が回せる状態にしたいと考えていました。
トヨタ関連会社からの紹介してもらったセミナーへの参加が大きな契機
－具体的にどのようなプロセスでジンジャーをお選びいただけましたか？
卜部さん：
前任の担当者が退職する前にシステムを導入しようと考えていたので、DXやシステムに関するセミナーに参加したり資料収集をおこなったりすることも時々ありましたが、当初はそこまで大きな動きを取っていませんでした。
本格的に動き始めたきっかけとしては、トヨタ自動車の関連会社であるトヨタ・コニック・プロ社が主催していた“トヨタ販売店向けのDXセミナー”への参加がきっかけでした。
そのセミナーでジンジャー担当者からのシステム紹介と、実際にジンジャーを利用しているネッツ販売店の方のお話をお聞きし、ジンジャーは良いシステムで弊社でも活用できそうだなと感じましたね。
河合さん：
トヨタ販売店の事情に詳しいトヨタ・コニック・プロ社からのご紹介で、前任の人事担当者の退職が迫っていたという背景もあり、セミナー参加後すぐにジンジャーの導入を決めました。
そのほか、同じネッツ販売店で活用できている前例があるという安心材料があった点や、弊社の社長がセミナーに同席していたという点が、意思決定スピードの早さの要因として大きかったと思います。
－ジンジャーのサポート体制はいかがでしょうか？
佐藤さん：
実は今回の引き継ぎで初めて人事労務を担当することになったので、元々勤怠集計や給与計算の知識がほとんどなかったんですね。ほぼ一般社員と同じ知識の状態でした。
そのような中でも、サポート担当の方が丁寧に設定方法を教えてくださってとてもありがたかったです。何か1つ設定をおこなうにしても、いくつかパターンを出していただきながら進めることができたので、初心者でも気負い過ぎずに設定を進めることができましたね。
卜部さん：
佐藤さんが一生懸命設定してくれたのはもちろんですが、ジンジャーはサポートがきちんとされていらっしゃったので、無事に全てのプロダクトでシステム運用を開始することができました。
システム上での有休申請は単にラクになるだけではなかった
－ジンジャー導入後、実感いただいている効果はございますか？
佐藤さん：
現在は実際の運用を始めたばかりでシステムに慣れていくフェーズなので、最大の効果を得られるまではこれからというところです。
ただ、従業員に関しては有休申請の心理的ハードルが下がっただろうなと感じています。
これまでは紙申請で運用していたので、対面で上司に申請書を提出しなければならず、若干申請がしにくい状況だったと思います。そのため、年度の後半になってから有休取得を促さないと、有休を取得しない従業員が多かったんです。
今回ジンジャーでの運用に変更してから、申請から承認までシステム上で完了するようになったので、以前と比べて有休を申請しやすくなり、年度の前半から有休を取得する従業員が増えた印象があります。
“有休取得率の向上”や“年5日の有休取得義務化”などの観点で、この変化はとても良い傾向だなと感じていますね。
－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？
河合さん：
徐々に働き手が少なくなり、採用難になりつつある昨今ではあるので、少ない人員でも何とか会社を回していかなきゃいけないとなった時に、システムなどを充実させて可能な限り自動化を進めていきたいです。
自動化によって生まれた時間によって、ちゃんと付加価値を生める。そういうところに時間をかけていきたいですし、そういった人材を今後は増やしていきたいですね。
卜部さん：
直近だと人事評価の部分は紙とExcelで運用しているのですが、今後はシステム上で各自が自己評価を提出して、管理者に送られてきて評価できるような流れを作っていきたいですね。現場も本部も手間がかからなくなると思うので、そのような未来に期待しています。
1969年設立。北海道北見市に本社を置き、オホーツク地域でトヨタ車の新車・中古車の販売、メンテナンスまでをおこなう。
6店舗を展開し、日々地域のお客様のカーライフをサポートしている。オリンピック出場経験があるカーリングチーム「ロコ・ソラーレ」のスポンサーも務めている。
