- 課題
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- 年間100名以上の入社手続きを紙でおこなっており、5拠点、1商業施設から書類を回収するのに多くの時間がかかる。
- 年末調整の書類は郵送対応で、1回目の回収率は6割程度。書類の書き方に関する問い合わせも多く、総務人事部と社員のストレスになっていた。
- 人事関連のデータベースが3つ以上あり、人事異動や役職変更のたびに情報更新ミスが発生。
- 解決策
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- 入社手続き、年調収集の運用をシステム上に移行させる。
- ジンジャーの統合データベースを活用し、情報を1か所に集約させる。
- 効果
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- 入社手続きと年末調整がオンラインで完結するようになり、書類回収の効率が大幅に向上。社員からの問い合わせが減少した。
- 散在していたデータベースが一元化されたことで、情報更新のミスや重複作業が解消された。
入社手続きは郵送対応！採用の多いホテル業界の手続き業務を効率化したい
－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？
総務人事担当者：
ジンジャー導入前は、年間100名を超える入社者の社保手続きや社内申請業務を紙で対応していた点や、人事情報が複数のデータベースに分かれていて更新漏れが発生していた点が課題でした。
当社は、5拠点、1商業施設を運営しているため、離れた施設から書類を回収するのに時間がかかります。毎年4月ごろには約20名分の入社手続きが発生し、年間だと約120名分の入社手続きを紙で対応していました。また、年末調整に関しては紙書類を封筒に入れて各施設の社員に郵送し、手書きで記入してもらった後に返送してもらうフローで対応しており、多くの工数がかかっていました。
そして、データベースに関しては、更新漏れが度々発生していたのが悩みでした。とくに4月、10月の期の変わり目は部署異動や役職変更が多いので、データの更新作業が多くなります。当社では、勤怠管理、給与計算、人事労務などで3つ以上にデータベースが分かれており、正しく更新しておかないと必要なデータがすぐに取り出せない状態でした。
ほかにも、社内で利用しているシステムが分かれていたため、IDとパスワード管理が煩雑で、社員から「このシステムのログインパスワードが分からない」「この申請はどのシステムでおこなえばよいか」などの問い合わせが増えていました。このように、管理者側と従業員側でお互いに手間がかかっていた点も課題でしたね。
－システムの入れ替えを検討されたきっかけは何でしたか？
宮城さん：
親会社主導で使用していたシステムの保守切れにともない、それぞれのグループ会社で新システムを導入してほしいと話がおりてきたのが最初のきっかけです。既存のシステムでは、給与システムの中で人事情報、稟議、掲示板などの機能を活用していたので、同等の機能を兼ね備えたシステムを探すことになりました。
また、せっかくシステムの入れ替えをするなら、そのタイミングで手書きの入退社手続きやワークフロー申請、年末調整などもシステム化しようと考えました。
－具体的にどのようなプロセスでシステムを選定されましたか？
宮城さん：
経理部署の社員がピックアップしてくれたシステムと、私がインターネット検索で見つけたものをあわせて、4社ほど比較して検討をおこないました。
また、保守運用等の対応など管理面での人員をそろえる難しさを考慮して、はじめからオンプレミス型ではなくクラウド型システムで検討を進めていきました。そして、社員が簡単に操作できるかどうかも重視していましたね。
総務人事担当者：
私もパソコンが苦手な人でも拒絶反応が出ないような使いやすいシステムがいいなと思って探しました。また、中長期的に考えたときに、勤怠管理や給与計算なども一元管理できるシステムであるかどうかも重要でした。
どんな社員が見ても直感的に操作できるインターフェースが魅力
－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？
宮城さん：
既存システムとのギャップが少なく、機能面が申し分ないと感じたのが1番の理由です。
また、トライアルで利用した際にジンジャーのUIは他社と比較してもシンプルでわかりやすく、社内でも評判が高かったのです。直感的に画面操作ができる点がとても良かったと思います。
総務人事担当者：
私も同意見で、既存システムと同じ業務をおこなえることが大前提であり、その次にインターフェイスの良さを重視して決めました。ジンジャーはさまざまな業務を一元管理できる点も魅力でしたね。
－導入後に感じている効果を教えていただけますか？
総務人事担当者：
入社手続きをシステム化できたことで、マイナンバーのような必要情報や書類の回収が早くなりました。手続き業務がスピーディーにおこなえて業務効率がアップしたと感じています。
年末調整に関しては、初めての利用にもかかわらず、とてもスムーズに回収ができました。紙の書類で手書き対応をしていた頃は1回目の回収率が6割程度で、11月中はずっと年末調整に追われていましたが、ジンジャー導入後の初回はスムーズに終えることができました。社員からも「簡単だった」という声が聞かれましたし、ジンジャーに入力してもらえれば、すぐに情報確認ができるのが嬉しいですね。
ジンジャーに切り替えたことで、紙や封筒・郵送コストを削減できたのも良かった点です。書類の記入ミスが発生した際も、書類を送り返す必要がなくなりました。また、海外出身者でそもそも書き方がわからない！という社員からの問い合わせや、アルバイトからの問い合わせ電話もなくなりました。
宮城さん：
ジンジャーは、ヘルプページにマニュアルが整っていますし、導入担当向けにも「この順番で進めてください」と体系化された情報が提供されているので、非常にスムーズに導入できました。
今まで、各施設での細々した経費精算や承認作業が管理しきれていなかったのですが、ジンジャーのワークフローは汎用性があり、フォーマットの内容を自由度高く作り変えられたので、ワークフロー管理をシステム化することができました。現在はまだ、経費精算や勤怠管理、営業管理は別システムで運用中ですが、ゆくゆくはジンジャーに切り替えて一元管理を目指したいと思います。
－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？
総務人事担当者：
今後は勤怠管理や給与計算もジンジャーで一元管理して、総務人事部の負担を減らしていきたいと思います。
ホテル業界では単発で働くアルバイトも多く、入退社手続きが多く発生するので、ほかのホテル企業にもジンジャーをおすすめしたいですね。
1986年設立。株式会社ゆがふホールディングスのグループ会社である株式会社前田産業ホテルズは、創業以来「ちむぐくる（真心）でおもてなし」をスローガンに掲げ、「第二の我が家として選ばれるNo.1ホテルになる」ことを目指しています。今後は、時代に合わせ未来に向けた「スマートちむぐくる」の精神でDXを推進し、より快適で心温まるおもてなしを提供してまいります。
