株式会社海産物のきむらや の導入事例 - 勤怠 - ジンジャー（jinjer）｜クラウド型勤怠管理システム

紙・Excelによる作業負担で、他の業務に手が回らないのが悩みだった

－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？

木村さん：

これまでの人事業務では、紙やExcel、タイムカードなどのアナログ業務が多く、手間がかかっていた点が悩みでした。

例えば、社員台帳はExcelで運用していたのですが、管理項目に応じて帳簿が10個以上に分かれてしまっており、管理や更新に手間がかかっていました。当社は中途採用が多く、定期的に入退社手続きが発生します。従業員情報が追加・変更されるたびに10個以上の人事マスタすべてを更新するのは非常に骨の折れる作業でした。

また、後で更新しようと思うと、うっかり更新を忘れてしまうこともありました。結局どれが正しい情報であるのかがわからなくなってしまうため、正確な情報を保つには人事マスタを1つに統合する必要があると考えていました。

角さん：

従来の管理方法では、勤怠集計の確認に時間がかかるのも課題でした。勤怠集計時は給与システムと、タイムカードの勤怠情報を照らし合わせて確認をおこなっており、作業が完了するまでに丸2日も費やしていました。元々使っていた給与システムはオンプレミス型であったため、1台のパソコンでしか操作ができなかった点も不便に感じていました。

私のメイン業務は経理ですが、今までは経理業務が終わった後に勤怠データをダブルチェックしていました。その結果、毎月どうしても残業が発生してしまい、負担が大きくなっていました。

さらに、年末調整の収集に関しても負担を感じていました。従業員の大半が年末調整の書類作成に抵抗を持っており、実のところ従業員に代わって総務部側で書類を作成することが多かったんです。本人に確認を取りながら代筆する作業に時間がかかってしまい、年末調整の時期は他の業務に手が回らないほどでした。

これ以上、従業員数が増えると手作業では業務が回らないと感じたため、年末調整もペーパーレスにしたいと考えていましたね。

－システムの入れ替えを検討されたきっかけは何でしたか？

角さん：

オンプレミス型の給与システムの保守期限切れがきっかけでした。
これまで勤怠情報を給与システムに手入力する業務も効率化したいと悩んでいたので、せっかくなら勤怠システムも一緒に導入しようと考えました。

木村さん：

以前の給与システムは1台のパソコンでしか利用できず不便だったので、変えるなら複数名で同時に使えるクラウド型システムがいいなと考えていましたね。

見やすい画面と人事マスタを統合できた点が決め手

－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？

角さん：

管理画面が見やすく、わかりやすいデザインだったのが決め手の一つです。既存のシステムは見た目がわかりにくく、細かい機能を使いこなせていませんでした。
ジンジャーはトップページのアイコンがわかりやすくて、どのボタンを押して操作すれば良いのかが明確です。これなら従業員も迷わず使えるだろうと思いました。勤怠に関してはタブレットで簡単に打刻できるので、工場勤務の従業員も利用しやすいと感じました。

また、他社システムとも比較しましたが、調べるうちにジンジャー独自の統合型データベースに魅力を感じるようになりました。勤怠と給与だけ連携するのではなく、10個弱のバラバラなExcelのデータを統合して、データの一元管理をしていきたいと考えました。

木村さん：

私もデータベースが統合できる点には魅力を感じました。データベースを一つにまとめることで、欲しい情報を簡単に取得できるようになり、業務がスムーズになるイメージが湧きました。今までは複数のExcelデータや紙書類を確認していましたが、ジンジャーで人事マスタを統合できれば情報を探しやすくなります。二重三重で情報を更新する手間がなくなるのも魅力的でしたね。

－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？

木村さん：

今までは勤怠の締め作業から給与振込が終わるまでの間、他の業務に手がつけられないくらい業務がひっ迫していました。ジンジャー導入によって効率化ができたら、採用業務や人事制度の構築などにも注力する時間が作れるようになると思います。
今後は紙書類やタイムカード、Excelの確認などによるアナログな作業をなくして、他の人事業務にじっくり時間をかけていきたいです。

角さん：

ジンジャーを導入して手作業の業務を削減したら、私は経理担当者として経費処理の効率化に取り組んでいきたいです。経費の仕分け作業もまだまだ効率化できるはずなので、より良い体制づくりに尽力していきたいと思います。