リーフラス株式会社の導入事例｜人事労務 - ジンジャー（jinjer）｜クラウド型人事労務管理システム

各人事業務で利用していたシステムが一元管理されておらず業務効率に課題があった

－所属部署と、それぞれの担当業務について教えていただけますか？

若林さん：

人事システム課で課長を務めており、人事が主管しているシステム周りの新規ベンダーの選定や、導入後の運用考案・保守などをおこなっております。私が入社した頃はちょうど人事システムを入れ替えるタイミングで、ジンジャー導入後から運用に携わらせていただいています。

石川さん：

同じく人事システム課で主に勤怠管理を担当しており、日々、全社員の勤怠の登録状況や各種申請などを管理しています。ジンジャーの選定には直接かかわっていませんが、導入当初からジンジャーを活用させていただいています。

－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？

若林さん：

ジンジャー導入前は、勤怠システムや人事システムなど、人事業務で利用するシステムがそれぞれ独立しており、3か所に情報が散在している状況でした。そのため、人事データが一元管理できておらず、業務効率が悪い点が課題でした。
勤怠は勤怠、人事は人事でシステムが一元管理されていないと、情報の整合性が取りづらくなります。例えば、毎月の入退社人数や残業時間の状況などを正しく抽出するのに時間を要しておりました。

そもそもデータベースごとに書式も異なるため、平均残業時間の計算式の分母に関係ない社員の数を入れてしまったり、時間外労働が多い社員をリアルタイムで抽出できなかったりなど、運用面に課題が散見されました。

また、ワークフローシステムを導入する前は、Excelに入力して作った申請書類に押印をおこなうために、一度申請書を印刷していました。上司が不在の場合、その分申請が遅れてしまい、従業員にとっても非効率な状態でした。また、申請書は各拠点からメールで届くものと、郵送で届くものがありました。拠点数が多いため、紙書類はとんでもない量となっており、毎月200枚程度は届いていたと思います。書類を作成する側の労力も相当だったと思います。

－システムの入れ替えを検討されたきっかけは何でしたか？

若林さん：

勤怠管理や給与計算など管理しているシステムが一元管理されていない状態では、企業の急拡大に対応し切れないと感じたのが、システムの入れ替えを検討したきっかけです。実際に、ジンジャー導入前の当社の社員数は1,000名程度でしたが、直近の約3年間で4,000名規模まで急拡大しました。
増員につれて、システムの運用コストが膨らむことも危惧していたと思います。

なお、ワークフローシステムの導入を検討していたことも、他の人事関連システムを入れ替えるきっかけとなりました。勤怠管理、給与計算、人事、ワークフローと、どんどん個別のシステムが増えてしまうと、そのぶんコストが増加する可能性が出てきたためです。社員数が増える前にシステムを統合して、運用コストを抑えつつ一元管理のインフラ体制を整えるべきだと判断しました。

－システムを検討するうえで重視していたことは何でしたか？

若林さん：

クラウド型であることを絶対条件に、その中で独立したシステムではなく人事業務が一元化されているシステムであることを基準にして選定を進めていきました。

1つにまとめるという観点で、オンプレミス型のERP（基幹システム）でも良かったとは思いますが、機能面が充実している一方で初期費用が高く、導入時の負担が大きい点がネックでした。

クラウド型は初期費用を抑えられ、導入時の初動も比較的スピーディーです。導入後は定期的に機能アップデートされるため、常に最新機能を利用できるので、導入のしやすさがありました。

ジンジャーに蓄積されたデータを中期経営計画や労働時間の管理に活用

－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？

若林さん：

希望通り、勤怠管理から給与計算、ワークフローに至るまですべての人事業務を一元管理できること、そしてクラウド型であることが決め手となりました。

また、システムを検討していた頃は、一元化されているシステムも限られていて、今よりも選択肢は少なかったと思います。その点、ジンジャーは非常に早い段階から「統合型データベース」を提供していて、一元管理ができる点が魅力でした。画面のUIも整っていて、使いやすいと思いました。

－人事担当者としてジンジャーを使った感想、導入効果を教えていただけますか？

若林さん：

人事部としては一元化されていることによって、基本的にどの業務にも人事データベースに登録した情報が連携されるので、勤怠管理をおこなうにしても所属などが自動で反映されますし、見やすさ、管理のしやすさという観点で非常にメリットを感じています。

ジンジャー導入前は、給与システムに勤怠データを取り込む際に、勤怠システムからCSVでデータを抽出。手作業でデータ加工してから給与システムに取り込んでおり、勤怠管理と給与計算は別チームで対応していたこともあり、非常に手間がかかっていました。現在では我々のチームで勤怠の締めが完了したら、労務チームにそのまま連携することができ、業務が非常にスムーズになりました。

労務チーム側では入社処理も担当しており、これまで紙で収集した書類を担当者がExcelやシステムに転記する必要がありましたが、現在では全てWeb上で手続きが完了するので、とてもやりやすくなったという声を聞いています。
全社としては、これまで直行直帰の就業時に授受していた紙の勤務表が不要となり、業務工数が削減され、書類紛失のリスクも無くなりました。
また、リアルタイムで勤務状況が分かるため、長時間労働が予防されるようになりましたし、打刻不備の修正も日々迅速に対応してくれているので、月末の忙しい時期の業務改善にもつながっております。

加えて、データ管理や分析作業が推進できたのも良かった点です。以前は人事データが上手く蓄積されていなかったことで、細かなデータを抽出することが難しく、社内で各種数値を報告する際にも時間を要しておりました。ジンジャーを活用している現在は、36協定関連の労働時間データをはじめ、入退社数や障がい者雇用率など、あらゆる指標で人事データをスムーズに抽出することができています。

直近は中期経営計画の会議が控えているため、ジンジャーから約20個の人事データを抽出して、分析したり報告書にまとめたりしている最中です。ジンジャーで多様な人事データを管理しやすくなったからこそ、経営層への連携がしやすくなり、人事データを経営に生かせている実感があります。

ジンジャー導入前は社員数が1,000名で、導入後は4,000名と大幅に増員しているため、単純な数値効果は比較が難しいものの、当初の期待通り、企業拡大に耐えられる管理体制を構築できたと感じています。

ー現場ではどのようにご利用いただいていますか？

若林さん：

現場はほとんどの社員が直行直帰の勤務体系なので、基本的にスマートフォンでの利用になりますが、導入前後で大きなトラブルもなく、切り替えの対応はスムーズでした。現場社員の身上変更やマイカー・車検証に関する申請業務はすべてジンジャーのワークフローシステム上で完結できています。

柔軟に申請項目の設定も可能であるため、約40種類の申請フォームを作成することができました。そして、これまで対応していた紙の申請書への記入やメールの手間も削減することができました。全国約55支店で働いているアルバイトも勤怠打刻とワークフローでジンジャーを使用していて、現場目線でも業務負担を削減できたと思います。

ー特に活用している便利な機能はありますか？

若林さん：

社員の配属先や昇格情報などの履歴を確認できるのが便利です。中期経営計画を作成するために、どの社員がいつどこで働いていたか、その時の等級は何だったかをすぐに確認できて、データを加工してエクスポートできる点が魅力です。

経営計画には、過去数年の社員増員データなども必要になります。今までの体制では、人事労務周りは他社システムとExcelからデータを取りまとめていましたが、ジンジャー導入後は1つのデータベースに情報が集約されているため、効率良くデータを確認できるようになりました。

石川さん：

勤怠周りに関しては、打刻や勤務時間、申請等の履歴を容易に取り出せるので、それをもとに社員にアラートを出せるのは使い勝手が良いと思います。社員とのやり取りで「社員が対応したと報告しているものの、実際はできていない」ときに、ジンジャーの履歴が証憑になるので助かります。申請したかどうかの履歴や、上長が画面上で誤った操作をしていないかどうかなど、日々細かく履歴を確認しています。

若林さん：

現在、タレントマネジメントは他社システムを利用していますが、基本的にはジンジャーに集約した情報を活用しています。社員ごとの等級や昇格情報をジンジャーから抽出して、他社のタレントマネジメントシステムにデータを取り込んで評価をおこなっています。

－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？

若林さん：

今後の中長期経営計画では、社員数の増員が大きなテーマとなります。引き続き、社員が増えても耐えられる管理部の体制を構築していくことが必要です。ジンジャーを活用しながら、変化に適応できる組織を作っていきたいと思います。