有限会社柿原銘板製作所 の導入事例｜勤怠 - ジンジャー（jinjer）｜クラウド型勤怠管理システム

過去に給与関連書類の郵送トラブルが発生。万が一のリスクに備えたかった

－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？

柿原さん：

ジンジャー導入前は、タイムカードの情報をExcelにまとめる作業に時間がかかったり、入力時にケアレスミスが発生したりするのが課題でした。給与計算はアウトソーシングをしていたのですが、勤怠情報を毎月期日までに集計するのが一苦労で、もう少し作業を効率化したいと悩んでいました。

また、勤怠管理や給与計算など人事労務の仕事は紙管理が多かったので、業務効率を高めるためにもペーパーレス化は必要だと感じていました。

－システムの入れ替えを検討されたきっかけは何でしたか？

柿原さん：

以前、自然災害の影響で給与明細や給与関連書類の郵送トラブルが起きたことがきっかけです。3年ほど前、大雨や大雪の災害時に郵送が止まってしまい、給与計算に関わる書類の配達が間に合わなくなりそうだったんです。

当時は何とか配達が間に合ったものの、アウトソーシング先が市外にあり距離も遠いため、今後同じようなトラブルが起きることを避けたいと考えました。そこで給与計算業務を内製化していきたいと考え、まずは給与計算システムを探し始めました。

－具体的にどのようなプロセスでシステムを選定されましたか？

柿原さん：

給与計算システムを探し始めたころ、知人の会社でオンプレミスの給与システムを使っていると聞いて提案を受けました。しかし、調べていくうちに、定額減税や法改正などに柔軟に対応できるクラウドシステムの方が良さそうと感じ、クラウドシステムの提案も聞いてみることにしました。

また、せっかく給与計算システムを導入するなら、タイムカードから勤怠管理システムに切り替えて一元化したほうが便利だと考えました。その後、クラウド型かつ勤怠管理システムと給与計算システムが連携しているジンジャーと出会いました。

システムの連動性やインターフェースがジンジャー導入の決め手

－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？

柿原さん：

勤怠打刻をする社員にとっても、勤怠管理の締め作業などをおこなう総務にとってもわかりやすく、使いやすそうと感じたのが導入の決め手です。当初の希望通り、勤怠管理システムと給与計算システムを連携させることができ、データを一元管理できるのもポイントでした。

また、説明書を見なくても直観的に操作ができるのが魅力で、これなら年配の社員でも迷わずに出勤・退勤ボタンを押せそうだと感じました。

使いやすそうなインターフェースはもちろんですが、営業担当の提案がわかりやすかったことも導入理由の1つです。

－導入時のサポート体制はいかがでしょうか？

柿原さん：

導入サポートの方が定期的にミーティングを開いてくださり、都度問題点や課題を解決していただき、無事にジンジャーの運用を開始することができました。

聞きたいことがあればすぐにサポートの方と連絡が取れますし、言語化しにくい内容でも親身に相談に乗っていただける点はとても安心です。

－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？

柿原さん：

まずはタイムカードの集計とExcel入力で起きていた、ケアレスミスを削減することが目標の1つです。今まで紙でアナログに対応してきた業務を少しずつデジタル化して、社員の作業負担も少なくしていきたいと思います。

地方の中小企業では新規で多くの人材を採用することが難しく、製造業では今後も人手不足が予想されます。少ない人数でも効率的に業務ができるよう、システムをうまく活用してカバーしていきたいです。

今回、タブレットによる出退勤の打刻なら、直観的に操作ができると考えて全社で導入をしました。しかし、いきなり全ての業務をデジタル化してしまうと社員の負担になる場合もあるので、残業申請や有休申請などのペーパーレス化は段階的に進めていきたいと考えています。

ジンジャーの導入時期にようやくe-TAXを導入したので、近々eLTAXの導入も進めていきたいです。これを機に、少しずつDX化にも力を入れていきたいと思います。