- 課題
-
- 当時利用していた同シリーズの勤怠と給与のシステム間でデータベースが自動連携しておらず、勤務データの取り込みはCSV連携する必要があった。
- 雇用契約の締結や、昇給/異動/評価などで従業員データの更新があった際に、複数システムに同じ内容を登録する必要があった。
- 経費精算の仕訳データをCSVで出力することができず、その内容を確認しながら手打ちで会計ソフトに入力するのに手間がかかっていた。
- 解決策
-
- 統合型データベースが搭載されているジンジャーを活用する。
- 経費精算から会計、給与計算までのシステム間の繋ぎ込みをCSVやボタン連携に切り替える。
- 効果
-
- データの登録・更新作業が一回で完了するため、複数のデータベースに登録する手間を解消。
- データの繋ぎ込みを手打ちで行う必要がなくなり、経費精算の連携コストが削減される。
データベースがバラバラで更新作業に手間がかかっていた
－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？
Aさん：
最も課題に感じていたのは、データ登録に手間がかかっていたことでした。
勤怠と給与のデータが連携されておらず、同じ内容を二重登録する手間がかかっており、従業員データの変更があった際も、それぞれのデータベースを更新する必要がありました。
また、入退社手続きや雇用契約の更新などは紙ベースで管理しており、データベースに手入力しなければならなかったので、わざわざ出社して対応する必要がありました。
Bさん：
ワークフローのシステムは資格取得や住所変更などの申請承認に利用していましたが、データベースへの繋ぎ込みはできていなかったので、別途システムとExcelに変更データを手入力する必要がありました。毎月4〜5件ほどの申請が発生しており、その都度更新をおこなっていました。
そしてもう1点、勤怠管理の承認ルート変更にも課題感を持っていました。
弊社で運営するシェアオフィスで働いているアルバイトスタッフの勤怠承認は、各拠点の担当者がおこなっているのですが、担当替えの際にもっと手軽に承認ルートを変更できればいいなと思っていました。
－システムの入れ替えを検討されたきっかけは何でしたか？
Aさん：
長い間、同じ給与計算システムを利用していたのですが、毎月漏れを防ぐために手打ちでデータ更新する手間をかけていました。従業員数の増加に伴い、その更新業務に対応しきれなくなったことが、システムの入れ替えを検討した最初のきっかけでしたね。
その後、他業務で利用していたシステムと同シリーズの給与計算システムを導入することにしました。しかしながら、業務間のデータ連携ができなかったり、二重更新の手間がかかっていたりしたことが要因で、再度システムの入れ替えを検討することにしました。
また、電子帳簿保存法への対応や、ペーパーレス化の促進もシステムの入れ替えを検討した理由の一つでした。
－具体的にどのようなプロセスでシステムを選定されましたか？
Aさん：
最初からシステムを選定するのではなく、まずは現状の管理体制の課題を洗い出し、それを解消するためにはどうすべきなのか、自社の在るべき姿とは何かを考えるところから始めました。
そしてステータスを明確化したあとに、インターネットで自社のニーズを満たすシステムを探して問い合わせました。提案はこの3名で2〜3社ずつお受けして、数社に絞ったものを上層部にプレゼンしてジンジャーを導入することが決まりました。
本当の意味で一元管理が実現できるのはジンジャーだった。
－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？
Aさん：
ジンジャーを選んだ決め手としては、一元管理できる点が非常に大きかったですね。
勤怠や給与、ワークフローにおいてCSV連携ができるシステムは多かったのですが、データが継ぎ接ぎになってしまうのは避けたかったので、統合型のデータベースを持ち合わせているジンジャーは魅力的でした。
弊社の運用に合うシステムだと、ジンジャーほど丸ごと一元管理ができるツールはほかに見つからなかったです。
また、これまで手作業だった経費精算から会計への繋ぎ込みをCSVで連携できたり、データベース統合によって勤怠承認のワークフロー変更も手間が少なかったりなど、前述した課題感も解消できるなと感じました。
ワークフローに関してはこれまでデータベースに繋ぎ込めていませんでしたが、ジンジャーでは最終決裁が下りたタイミングで自動更新される点が便利だなと思いました。
Cさん：
操作画面のわかりやすさも決め手の一つでした。
たとえば、ジンジャー勤怠では一度出勤打刻をおこなうと、グレーアウトして再度押せない仕様になっています。そのため、ジンジャー導入前に発生していた、二重打刻のエラーが発生しない点が非常に良かったです。
システム設定のマニュアルもわかりやすく作成いただいているので助かっています。
－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？
Aさん：
現在の管理体制では、従業員が増えて会社規模が大きくなった場合、そのぶん管理部も増員させなければなりません。そのような状況を変えるためにも、ジンジャーを上手く運用に乗せて業務効率化させることで、会社の規模が大きくなっても、今と同じ人数で管理業務を回せる状態を目指していきたいです。
ジンジャーを上手く活用できれば、アルバイトの方に任せられる業務が増えるため、よりスムーズな業務フローを構築できると考えております。
それにより、勤怠管理や給与計算などに割いていた時間が浮くので、人事制度の設計や、社員の教育・研修により時間を使っていきたいです。
また、一人あたりの生産性を向上させることで、いずれは社員にも給与などの待遇面で還元していきたいですね。
2008年設立。東京と大阪に拠点を構え、レンタルオフィス、コワーキングスペース事業をメインに幅広く不動産事業を展開している。
首都圏・近畿地方を中心に管理戸数は約4,900戸にも上り、空室の再生と活用を通して、「空き家問題」や「SDGs」への貢献に取り組んでいる。
