- 課題
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- 店舗からのタイムカードの収集に複数日かかる。
- 従業員の有給日数が台帳管理で、手間が多い。
- 解決策
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- タイムカードではなく、システム上で勤怠管理をおこなう。
- 紙申請からシステム上での申請に切り替える。
- 効果
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- 勤怠状況を把握する時間的工数が削減された。
- 従業員の有給申請・管理の手間がなくなり、効率化を実現。
- 勤怠履歴の確認が容易になり、店舗からの本社へ残業状況などの問い合わせが低減した。
勤怠管理システム導入のきっかけは、とにかくタイムカードの収集に時間がかかること
－ジンジャーを導入する前は、どのように勤怠管理をされていたのですか？
佐藤さん：弊社は現在15店舗あるのですが、従業員の勤怠はタイムカードで記録をしていました。
タイムカードでの勤怠管理は、月に1回、給与計算のために「タイムカードの収集」という工程と「計算・処理」という工程があります。
弊社の場合、本社と店舗が離れているため、この「タイムカードの収集」にかなりの時間がかかってしまっていたんです。
毎月15日締めで25日に給与の支払いなので、月によっては勤怠集計から給与反映までの稼働日が4日ほどしかないこともあります。店舗間で商品のやり取りをするので、その社内便に乗せて本社までタイムカードを運んでもらうのですが、収集に2日かかってしまうこともあって、このタイムロスが課題でした。
もう一つ、以前はエクセルに手入力で勤怠の計算・処理をおこなっていたのですが、従業員数の増加に比例して、給与計算にかかる時間も増えてしまうので、この工数も問題視していました。
こうした現状を変えるべく、勤怠管理から集計までを効率化したいと思っていたことが、クラウド型の勤怠管理システムを導入しようと思ったきっかけです。
－システムの検討時にはどんなポイントを重要視していたのですか？
佐藤さん：導入検討にあたっては、実際にトライアルもさせていただきながら、5〜6社のサービスを検討しました。弊社の場合は、店舗での打刻が必要なので、打刻に必要な機器などの導入費用がかからず、オンラインで対応できるクラウド型のシステムをメインにリサーチしていました。
ジンジャーに決めたのは、「価格がお手ごろだったから」という理由が大きかったのですが、さまざまなデバイスで打刻が可能であったり、細かい会社の勤怠規定に合わせたカスタマイズができるところもポイントでした。
導入までは試行錯誤の連続
－ジンジャーに決めてから運用まで、どのようなフローで導入されたのですか？
久保田さん：実は、ジンジャーのトライアル期間に、運用に必要な設定をある程度完了できたんです。ですので、導入を決めて1ヶ月ほどで各店舗へ展開しました。
会社独自の休憩設定などは、本社で一括処理をするようにしたり、店舗の管理者向けの簡単マニュアルを作成したりするなどして、店舗への導入・運用をサポートしました。
－導入にあたり、大変だったことはありますか？
久保田さん：勤怠打刻だけではなくて、有給申請や管理まで一斉導入してしまって、店舗の管理者や従業員を混乱させてしまったことですね。
もともと勤怠状況の可視化や集計・管理の効率化を目的としてジンジャー勤怠を導入したのですが、ジンジャーにはいろいろな機能があって有給の申請・管理の方法も変更しようということになったんです。
当時、従業員の有給管理はすべて台帳でおこなっていたんです。「有給残日数、何日ですか」と問い合わせにがある度に、紙のタイムカードをさかのぼって以前の有給取得日を確認するので、残日数の確認に半日弱ほどかかっていたんです。有給取得の申請も紙の申請書でおこなっていたので、タイムラグも発生していました。
ジンジャー導入後は、こうした手間もなくなり、管理側の業務効率も改善されたと思います。
従業員一人ひとりが、自分の勤怠をリアルタイムで把握。オーナーシップにつながる
－ジンジャーを導入してみて、課題解決にはつながりましたか？
久保田さん：勤怠集計にかかる時間は、相対的に減っていると思います。毎月「ああ、もうすぐ締日が来るな」と思いながら、4日間くらいタイムカードをデータ入力していたことを思えば、簡略化されたと思います。
ジンジャーを利用して、データの正確性も上がりました。これまで薬局というのは薬局内での勤務がほとんどでしたが、最近では老人ホームや個人宅へ足を運び、訪問先から直帰という勤務スケジュールになる従業員も増えたんです。
時には直行直帰になることもあります。このビジネスの変化に対しても、ジンジャーの「マルチデバイス打刻」が便利でした。
佐藤さん：あとは「GPS打刻」も正確な勤怠データ生成に一役買っていますね。
訪問先にお薬を届けた後すぐに打刻をしたのか、家まで帰ってから打刻をしたのでは、残業代に大きな差ができてしまうかもしれません。
打刻の場所をGPSで特定、記録し、エビデンスになるので、より正確な勤務時間を把握することができるようになりました。弊社では、1分単位で残業代を支給しているので、この正確性の担保は経営においてもインパクトがあります。
－打刻や勤怠管理をシステム化したことで社内の変化はありましたか？
久保田さん：そうですね、導入時には少なからず混乱がありましたが、インターフェースがシンプルでわかりやすかったので、使いやすさはあったと思います。
また、弊社では、残業を10時間以下には収めるようにお願いしているのですが、最近は、従業員一人ひとりが自分の勤怠時間を手元で把握できるようになったので、自分たちで残業時間の調整をしてくれるようになってるんです。もちろん、まだまだ全員ではありませんが…。
これまでは、管理者がタイムカードを片手に電卓で計算して、「この人は残業が少しオーバーしている。声をかけておこう」など、残業時間のチェックも管理側主体でした。
今では、「今月ちょっと働きすぎてるから早く帰ろう」など、従業員一人ひとりが自分の勤怠に対してオーナーシップを持ってくれているので、これは大きな変化だと思っています。
