- 課題
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- 人事データが一か所にまとまっておらず、人事異動や昇給を検討する際に、従業員一人ひとりの経歴を探す手間がかかっていた
- さまざまなシステムを試行錯誤しながら使ってきたが、同じデータを何か所にも入力する負担がかかっていた
- 効果
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- 従業員データの一元管理ができるようになり、一画面で従業員情報を確認することが可能になった
- わかりやすい操作画面で従業員も操作がしやすく、導入後スムーズに運用に乗せることができている
ジンジャー導入以前は他のシステムを利用していましたが、打刻漏れの修正対応や人事データの管理に工数がかかっていました。他にもさまざまなシステムを試していましたが、同じデータを何度も入力することに不満を感じていたそうです。ジンジャー導入の決め手は「データの一元管理ができること」と「操作画面のシンプルさ」。データがあちこちに散在せず、人事管理の工数が省けるという点が魅力でした。
また、ジンジャーのUIは見やすく、従業員が使いやすいことも決め手でした。今後は人事管理をよりスムーズにおこなうとともに、勤怠管理や給与計算、経費精算も運用に乗せ、さらなる工数削減を目指していきたいと考えていらっしゃるそうです。
今回は、第一楽器株式会社の服部さんにお話を伺いました。
集計したデータの再入力など、二度手間の作業がいたるところで発生していた
–ジンジャー勤怠だけではなく、多くのジンジャーシリーズを導入していただきましたが、どのような課題がございましたか？
服部さん：勤怠管理については、当時他の勤怠管理システムと集計ソフトを利用していました。当時抱えていた悩みは、打刻漏れの修正に工数がかかっていたことです。
打刻修正の申請が来たら、担当者が手動でシステムに入力する必要がありました。
不正防止のために、従業員が修正できないように管理されていたので、すべて担当者が処理しなければならず、負担が大きかったです。
また、残業や有休の申請については、紙の申請書で管理しており、こちらも同じく確認後にシステムに登録する作業が発生していました。
人事情報の管理はExcelでおこなっていましたが、一人ひとりの経歴を確認することが煩雑で、一画面でパッと確認できたら良いなと感じていました。
特に、人事異動や昇給をおこなう際に人事情報が必要になるのですが、まず従業員の経歴がどこに載っているか探すところから始まるので大変でした。
経費精算は紙で管理しており、全従業員が使うわけではないものの、やはり管理には工数がかかっていました。電子化して、1枚1枚確認する手間を省きたいと考えていました。
–システムの導入を検討したきっかけを教えてください。
服部さん：今までも勤怠をはじめとするさまざまな管理の負担を軽減し、スムーズに業務を遂行するための方法を探してきました。
しかし、一発でうまくいくことはなく、システムを増やせば増やすほど、今悩んでいることとは別で課題が出てきます。データ入力など、同じ作業を複数回おこなうことはできるだけ避けたかったので、一元管理ができるシステムを導入したいと考えていました。
このような状況を気にかけてくれた社長が、たまたまSNSの広告で表示されたジンジャーの資料を請求してくれたということがシステム導入のきっかけです。
シンプルで使いやすいジンジャーは、担当者だけでなく従業員にも最適だと感じた
– 数多くのシステムがある中で、なぜジンジャーをお選びいただけたのでしょうか？
服部さん：
ジンジャーを選んだ理由は3つあります。
1つ目は、従業員にとって使いやすいことです。弊社は幅広い年代の女性従業員が多いです。デジタルにまったく親しみがないというわけではありませんが、新しいものに対しては慎重になる方が多いです。
そのため、できるだけ簡単に操作ができるシステムを導入しないと運用に乗らないかもしれないという懸念がありました。ジンジャーはシンプルで使いやすいデザインでしたので、弊社の従業員も問題なく使えるのではないかと感じました。
2つ目は、担当者も使いやすいことです。ジンジャーはカスタマイズが可能ですが、同時にさまざまな設定が用意されているので、初期設定がしやすいです。すべて自社で設定しなければならない場合、担当者の負担が大きく、ほかの業務に支障が出てしまいます。そのため、弊社にとってはジンジャーが最適なシステムでした。
3つ目は、人事データの一元管理ができることです。従業員の基本情報を一か所で管理できれば、データの入力を複数おこなう工数と、あちこちに散在するデータを探す手間を省くことができます。
また、業務をおこなう上で人事情報が必要になる場面が度々出てくるため、一画面で直ぐに情報を確認できることも魅力的でした。
– ありがとうございます。ジンジャーを導入して良かったことはございますか？
服部さん：弊社では、従業員が立てた目標を人事情報に登録しています。
今回、ジンジャーを導入したため、従業員がマイページに登録するという仕組みに変更した結果、全従業員が締め切りまでに登録することに成功しました。
ジンジャーのUIはシンプルで見やすいため、使い方に困らずに操作ができたということが大きいのかなと感じています。
解決したい問題はなにかを見極めながら、ジンジャーを活用していく
– 今後、ジンジャーをどのように活用していきたいですか？
服部さん：勤務形態に対応させ、ジンジャーを使いこなせるようにしていきたいです。
現状、現場の裁量に合わせた柔軟な働き方を採用しており、事前に決めたシフト通りの出退勤時間ではないことも多くあります。その場合、後からシフトを修正する必要がありますが、その都度対応するのはやはり手間です。その点を改善できれば、かなり工数が削減できると感じています。
また、ほかにもジンジャーを利用して自分たちはどのようなことをおこないたいのか、どうやって表現していくのかをしっかり考え、実行していきたいと思います。
目先の業務に追われて後回しにしがちですが、ジンジャーを活用することでもっと業務の工数削減ができる部分があると思います。少しずつ改善できる部分を見つけ、手を加えていきたいです。
– 最後に、導入を検討している企業さんへのメッセージをお願いします。
服部さん：自社がどの部分を解消したいのか、優先順位をつけて検討することが重要だと思います。
1つのシステムを導入することで、複数ある問題がすべて一気に改善されることは難しいです。
たとえば、従業員情報を一元管理したいのか、単純に勤怠管理の工数を削減したいのかなど、いろいろな問題がある中で、自ずと自社が解決したいことの優先度は見えてくると思います。
より優先度の高い問題はどれかよく吟味し、それに合ったシステムを導入することが大切です。
また、システムを導入した際には、初期設定を根気よく一気にやり通すことがおすすめです。
初期設定では、自社に合った設定をカスタマイズする必要があります。日々の業務もあり、後回しにしがちですが、最初に根気よく終わらせることで、より早く運用に乗せることができます。
