F・Cグループ の導入事例｜人事評価 - ジンジャー（jinjer）｜人事評価

非効率な人事評価の運用に限界。多様化する働き方に既存システムも追いつかず

－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？

小八重さん：

私は総務部の中で、ジンジャーをはじめとする各種システムや、パソコン・ソフトウェアといったデバイスの運用・管理をおこなっています。情報システムまわりの整備や改善を通して、業務効率化を目指してきました。

ジンジャー導入前は、人事評価や勤怠管理の運用面に大きな課題がありました。特に人事評価は、Excelで作成した評価シートをチャットツール経由で提出・確認していたため、非常に運用が煩雑でした。評価者が150名を超える中で、一人ひとりのチャットルームを開いて評価シートの提出状況を確認したり、過去の評価データを探したりしていたため、評価者にも大きな負担となっていました。

また、勤怠管理と給与計算に関しては基幹システムを利用していました。しかしここ数年、変形労働制や裁量労働制の導入により勤務形態が多様化し、既存システムでは対応が難しくなってきました。

加えて、建設業や警備業では夜間勤務が発生するため、適切な休日取得や複数の勤務シフトの管理が不可欠です。従来のシステムでは「何時から何時まで働いたか」といった基本的な勤怠記録は可能でしたが、勤務制度に応じた休日取得状況の把握や、細かなシフト作成には対応しきれない状況でした。

さらに近年は、労働時間に関する法改正も相次いでおり、より一層、適正な労務管理が求められるようになっています。こうした背景から、より柔軟に対応できるシステムが必要だと感じていました。

統合型人事データベースで情報の精度・更新性を担保したい

－システム検討のきっかけは何でしたか？

小八重さん：

システム検討のきっかけは、業務のひっ迫です。以前は部署ごとに別々のデータベースを保有していたため、総務部で最新データに更新した場合、他部署のデータは手作業で更新が必要でした。連携がされていないと、どうしてもデータの相違が多発してしまいます。情報を取得するたびに、最新の正しいデータかどうかを事実確認する手間も発生していました。

建設業では、現場で働く作業員の居住地・健康状態などを把握するために「安全書類」を多く作成します。書類の情報が古かったり、緊急連絡先などに誤りがあると、現場で怪我をして病院にかかる際に困ってしまいます。

社員の安全を守るためにも重要な情報となるため、常に最新の正しい情報を管理できるように、システムを入れ替えたいと思いました。あわせて、人事評価や勤怠管理などの業務効率化も進めようと考えました。

－具体的にどのようなプロセスでシステムを選定されましたか？

小八重さん：

インターネット検索や展示会への参加を通して、情報収集をおこないました。その後、普段からシステム運用をサポートいただいている代理店から複数システムを紹介いただき、ジンジャーを提案いただきました。

どうしても自社でシステム選定をおこなうと、知識量や技術者不足などが課題になりやすいです。そのため、当社では長らく、システム全般の選定を代理店に任せていました。今回は信頼している代理店からジンジャーを紹介していただいたため、はじめから安心感がありましたね。

複数のシステムを比較検討する中で、特に重視していたのは「データベースの統合性」と「コストパフォーマンス」です。データベースを一元化できることはもちろん、システムそのものを、可能な限り1つにまとめたいと考えていました。

システムを導入する際、例えば人事評価に強いシステムと、勤怠管理に特化したシステムを個別最適化しながら導入する方法もあります。しかし、個別最適で導入した場合、各システムの操作方法を習得し、社員に個別でレクチャーすることが負担だと考えました。そこで、なるべく多機能かつ統合的に活用できるシステムを探していきました。

データの一元管理と運用の標準化で、持続可能な人事体制へ

－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？

小八重さん：

複数の人事データを一元管理でき、業務効率化が期待できる点がジンジャー導入の決め手となりました。加えて導入しやすい費用感であったことや、人事労務・勤怠管理・人事評価・ワークフローなどを1つのシステムでまとめられる点もポイントとなりました。

システムを1つに統合できれば、操作方法を1度覚えるだけで良く、社員への展開もスムーズです。さらに、以前から課題となっていた複雑な勤務体系にも対応できると知り、導入を決めました。

－ジンジャーでどのような効果を期待していますか？

小八重さん：

ジンジャーの統合型データベースによって、複数のデータベースを更新する手間を削減し、作業効率がアップすることを期待しています。また、業務に必要な情報をジンジャーに集約できれば、書類作成時に必要なデータや資格情報などをスムーズに抽出でき、業務効率化につながると思います。

現在は月末月初や、終業時刻前の特定の時間帯に業務が偏ったり、残業が発生したりしていますが、業務時間の削減も進めていきたいです。人事業務はどうしても属人化しやすいため、今後は「システムを利用すれば誰でもできる」状態を目指したいと思います。

－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？

小八重さん：

これまでは、残業がすべて事後報告となっており、後からの修正申請や承認作業に手間がかかっていました。今後はリアルタイムでの勤怠打刻や残業申請など、「当たり前のことを当たり前にできる環境づくり」を目指したいと考えています。

また、宮崎県では慢性的な人手不足も大きな課題です。繁忙期に人員が確保できなければ、本来受注できる案件に対応できないなど、機会損失につながる場合もあります。人材を安定的に確保して、売上を拡大していくためにも自社の魅力をしっかり発信し、「選ばれる企業」になるためにブランディングを強化していきたいです。

これからもジンジャーで定型業務を効率化して、採用や企業の魅力を発信する活動にも時間を割いていきたいと思います。