- 課題
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- 20年以上利用してきた勤怠システムでは、法改正や従業員数の増加に対応しきれなくなっていた。
- 人事・勤怠・給与のデータが複数のシステムと紙に分散し、月間約4,000枚の書類が発生していた。
- どのような経験やスキルを持つ人材が貢献しているかを把握するための人事データがなかった。
- 決め手
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- 経営方針が変わっても対応できる、SaaSならではの柔軟性と拡張性を評価した。
- 人事・勤怠・給与・ワークフローのデータを一元管理でき、勤務時間を時間帯かつ売り場ごとに把握できる。
- 自社の経営方針を理解したうえで、中長期的に伴走してもらえると感じた。
- 導入後の
効果 -
- 1つのID・パスワードに統一したことで、従業員からの問い合わせ電話が約9割減。1日約100件から約10件になった。
- 紙と電話の申請をワークフローに移行し、1店舗あたり月間約7時間の承認業務を削減。勤怠締めにかかる時間も6時間から3時間へ半減した。
- 勤怠データと店舗ごとの売上高・粗利などを組み合わせ、パート・社員を問わず人ごとの貢献を可視化できるようになった。
紙・システムによるバラバラ管理から脱却。事業成長を支える管理本部の変革へ
－ご担当の業務と、現在の組織におけるミッションについて教えてください。
篠原さん：
人事や財務経理、店舗開発を兼務しながら、管理業務全体を見る役割を担っています。営業など社内のジョブローテーションを経て、管理本部に異動してから3年半ほどになります。この数年間は管理本部の業務改善に注力しており、人件費や販管費の削減を通して、会社の利益に貢献することがミッションとなっています。
南出さん：
勤怠管理、給与計算、契約などの労務管理を担当しています。当社は「常に改善、常に前進」という行動指針を掲げているため、私たちもその方針に則り、業務の正確性を高めながらコスト削減にも取り組んでいます。
－ジンジャー導入前に直面していた課題を教えてください。
篠原さん：
10年後の売上高3,000億円を見据え、店舗数の拡大や積極的な採用を進めながら、複数のシステムや紙に分散した人事データを一元化し、成長を支える管理基盤を整えることが課題でした。
ジンジャーの導入前は、20年以上オンプレミスの勤怠システムを利用していました。ただ、機能が足りず、別のシステムも併用し紙の申請書も使っていたため、管理本部全体でダブルコストが発生している状態でした。
ここ数年で会社が売上高500億円から1,000億円に向けて成長し、従業員数も4,000名を超えてきた一方で、既存のシステムでは、法改正の対応など処理能力に限界がありました。
システムで収集した情報を紙に印刷し、それを勤怠・給与システムに入力する手間もかかっていました。従業員の人数分なので、月間で4,000枚ほどです。有給休暇の申請書は物流の袋に入れて集めるなど、30〜40年遅れている感覚がありました。
システムと紙を併用していたぶん、マスタ連携にも手間がかかります。生産性を高めるうえでは、既存システムでは人の動きを分析しづらいことも気になっていました。店舗のなかで、個人がどのように動いているのかを分析したいと考えていました。
経営者が必要とする、人の成長や役割に関するデータを可視化できていないことも課題の一つでした。
南出さん：
当社は従業員数も倍以上を目標に掲げ、出店ペースも速めています。このまま月間4,000枚の紙や入力作業が残ったままでは、将来的に業務が回らなくなるだろうと感じていました。
経営方針に伴走するパートナーとしてジンジャーを選定。多様な従業員への定着を推進
－システムの入れ替えを検討されたきっかけは何でしたか？
篠原さん：
私が営業から管理本部に異動したころ、管理本部のメンバーが一新され、管理部門の部長も全員、元営業のメンバーに変わりました。管理本部も改善を進めてほしいという社長の狙いがあったのだと思います。
単に管理本部の業務効率化を図るだけではなく、今後の事業成長を支えられる管理本部をつくるために、システムの入れ替えを検討しました。
店舗や従業員を増やし続けるために、人事データが複数のシステムや紙に分かれたままでは、管理本部として成長を支えきれません。そこで、人事データを一元管理し、人の成長や働き方を見られる基盤を整えることが不可欠だと考えました。
－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？
篠原さん：
システム検討の際は、経営方針が変わった場合にも対応できるよう、SaaSならではの柔軟性や拡張性を重視しました。
他の既存システムとの連携を含め、一元管理できる点が魅力でした。なかでも、従業員の労働時間を細かく把握できる点が決め手になりました。この勤怠データを人事の個人カルテと結びつけることで、個人の評価や人材マネジメントに活用できると考えました。
さらに、売上高のデータも紐づけながら、個人のスキルやタレントマネジメントにも今後取り組んでいけるイメージを持てました。
加えて、私たちの要望や経営ビジョンを聞き入れてくださり、新しい取り組みに積極的な姿勢を感じられたことも大きかったです。ともに成長していけると考え、導入を決めました。
－ジンジャー導入後、継続利用していただくため、上層部や他部門の方への伝え方で工夫されたことはありますか？
南出さん：
当社は、報告を大事にする文化が強い会社です。そのため、上層部や他部門から承認を得る際にも、「人事部門の業務がラクになるから」という理由だけではなく、ジンジャー導入によって会社全体に何をもたらすのかを伝えるように意識しました。
説明の際は、虫の目・魚の目・鳥の目を意識しています。虫の目では、人事部門の目の前にある業務を細かく見ます。統合型のシステムによって、人事部門の業務改善につながることを伝えます。
魚の目では、従業員や経営層それぞれにとって、仕組みがどのように役立つのかを考えます。従業員にとっては、15歳から80歳までの幅広い世代が迷わず利用できることが大切です。経営層にとっては、将来どのような人材を伸ばしていくのかを考えるために、幅広い人事データを確認できることが重要です。
鳥の目では、労働基準法の改正なども含め、今後の変化を見据えます。人事部門だけでなく、従業員や経営層にとっても価値があることを伝えて、統合型システムであるジンジャーを導入する意義を社内説明しました。
篠原さん：
上層部に継続利用の意義を伝えるうえでは、jinjerが当社をどこまで理解し、当社の経営方針に対してどのような提案をしてくださるのかを重要視していました。
当社には、「前年踏襲」を嫌う組織文化があります。会社が成長するために、jinjerと共に高みを目指していただきたいというスタンスです。
そのため、導入後も理由なく利用を継続することはありません。当社の経営方針を理解したうえで、継続的に提案していただけることを確認しながら、上層部に共有をしました。
－4,000名規模での運用にあたり、定着に向けて工夫されたことはありますか？
南出さん：
当社は年間を通じて入退社や人事異動が多く、承認ルートの変更や組織改編も頻繁にあります。そのため、変更に合わせて運用を整えることを大切にしてきました。申請漏れが起きない形を、一つひとつ固めていきました。
15歳から80歳までの幅広い世代に使ってもらうため、伝え方も工夫しています。オンライン説明会を何度も実施し、画面のスクリーンショットを入れたマニュアルに加えて、すぐに確認できる簡易版も作成しました。管理者用と従業員用も分けて用意しています。
4,000名に一人ひとり説明することは難しいので、それぞれの立場に置き換えた説明会とマニュアルを用意したことで、スムーズに定着したと感じています。
篠原さん：
従業員ごとに理解度は異なるので、定着をさらに進める一手として、チャットボットを活用してより早く回答できる仕組みも検討していきたいと考えています。
問い合わせは1日約100件から約10件へ。統合データを生かし、人の成長を可視化する組織へ
－ジンジャー導入によって実感いただいた効果を教えてください。
南出さん：
一番実感しているのは、ジンジャーで一元管理を実現したことで、従業員からの問い合わせが減ったことです。以前は複数のシステムと紙の申請書を併用していたため、「IDやパスワードがわからない」という問い合わせが毎日のようにありました。複数のシステムを併用していたことで、社員番号の登録方法やパスワードのルールもシステムごとに異なり、従業員も本部も間違えやすい状態でした。
ジンジャーでは、1つのIDとパスワードで勤怠や給与の情報を確認できるようになりました。現在は店舗数が増えているにもかかわらず、問い合わせの電話は、1日約100件から約10件まで激減し、大幅に業務を効率化できました。
また、紙と電話でおこなっていたやり取りをワークフローに置き換えたことも大きな変化です。以前は稟議がどこで止まっているのかを確認したり、入社日が決まったことを電話で連絡したりと、いわば伝書鳩のような業務も発生していました。
現在は、申請の進捗をジンジャー上で確認できますし、交通費申請の際に確認してほしい注意点も記載できます。条件分岐によって必要な記載内容を示せるため、差し戻しや申請ミスも減りました。
オンライン上で完結するので、承認者の出張で申請が1週間止まってしまう、といった課題の改善にもつながっています。その結果、1店舗あたり約7時間の承認作業を削減できました。勤怠締めにかかる時間も、6時間から3時間に削減されています。
欠勤した従業員が体調の悪いなかで店舗へ紙を出したり、書類を郵送したりする必要もなくなり、従業員にとっても利便性が高まりました。
篠原さん：
問い合わせ対応にかかっていた時間を減らせたことで、空いた時間で次に何をするのかを考えられるようになったのは嬉しいですね。
－働き方の可視化や人材マネジメントの面では、どのような効果を感じていますか？
篠原さん：
当社のようなスーパーマーケットでは、働き方が複雑です。以前利用していた勤怠システムでは、各部門の人の動きが可視化しきれず、分析ができませんでした。
一方、ジンジャーでは従業員が実際に働いている部門で打刻するため、部門ごとの人員データを収集できます。
ここに売上高や粗利、惣菜の作業ラベル枚数などのデータと勤怠データを組み合わせることで、人ごとの貢献を把握できるようになりました。パートや社員を問わず、成果が出ているかどうかを可視化できれば、公平な人事評価にもつながります。
－統合型人事システム「ジンジャー」を基盤として、今後どのような組織体制や取り組みを目指していきたいですか？
篠原さん：
当社では、「企業の成長は人の成長」と考えています。やり方はその時々で変わっていくと思いますが、人の成長を可視化することが一番大事です。
どのような経験を積み、どのようなスキルを身につけた人が、どのように企業へ貢献したのか。そうした人事データを把握し、タレントマネジメントに注力していきたいと思います。
現時点では、従業員がこれまでどのような歩みをしてきたのかを、データで十分に可視化できていません。今後は、こうした人事データを管理できるようにしていきたいです。ジンジャーのAI機能がさらに充実していくのであれば、私たちも乗り遅れないよう、一緒に活用を進めていきたいですね。
引き続き、ワークフローなどの日常業務を効率化し、1on1などで人事が人を見る時間を確保できるようにしていきます。その取り組みを通じて、よい人材を発掘し、定着させ、伸ばしていくことで、経営目標の達成につなげていきたいと考えています。
1961年創業。和歌山・大阪・奈良・京都で、生鮮食品スーパー「マツゲン」を展開。地域に根ざした店舗運営を続けながら、全店舗でEDLP（Every Day Low Price）・チラシゼロを実現している。地元企業との直接連携や自社での農作物栽培にも取り組む。
