株式会社マックスサポート の導入事例 - ワークフロー - ジンジャー（jinjer）｜クラウド型ワークフローシステム

API連携では一元管理できないのが悩み。手作業で同期することでヒューマンエラーが起きる場合も

－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？

国分さん：

数年前は、勤怠管理、給与計算、従業員台帳などがシステム上で連携されていなかったうえにExcel管理も併用しており、データ更新の際に毎回手作業が発生していました。

こういった業務を改善するべく、一度、同じクラウド型のシステムに統一して導入したものの、そのシステムはAPI連携でデータをつなぐ仕組みだったため、手作業によるデータの同期や、同期できない管理項目（組織単位の追加など）を都度設定する必要がありました。

当社では、組織単位の併合・新設等が流動的におこなわれるため、人事異動や昇進昇格、身上変更などが月20件ほど発生します。それらが発生するたびに、計5つのデータベースを手動で同期させるのは骨の折れる作業でした。

また、ジンジャー導入前に使用していたシステムでは、勤怠管理、給与計算、人事労務、経理など複数プロダクトを利用していましたが、ワークフローだけ別のシステムを使用していました。そのため、ワークフローで届いた申請内容を確認後、旧システムに手動で情報を反映していたんです。

毎月、数十回も複数のデータベースを同期しなくてはならず、ときには古い情報を別のアプリケーションに同期してしまうミスもありました。こういった背景により、もう1度システムを入れ直してデータベースの統合を図りたいと考えていました。

－システムの入れ替えを検討されたきっかけは何でしたか？

国分さん：

人事部の人員不足に悩まされていたことがシステム入れ替えのきっかけでした。
元々人事部は私を含めて4名体制でしたが、会社の方針変更や社員の産休・育休のタイミングと重なり、現在は私とアルバイトの2名体制となっています。

少ない人数で給与計算、雇用契約、労務管理等、幅広く担当しなくてはならず、少しでも業務効率を上げたいと考えていました。

また、一部のグループ会社の給与計算も当社人事部で受け持っているため、業務負担は非常に大きくなっていました。

統合型データベースで人事情報を1つまとめられるシステムは、ジンジャー以外に見つからなかった

－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？

国分さん：

勤怠管理や給与計算、人事労務など複数のプロダクトが揃っていて、なおかつデータベースが1つに統合されているものはジンジャー以外に見つかりませんでした。
従来通りクラウド型のシステムでありながら、API連携の仕組みではなくデータベースそのものが統合されていることがジンジャー導入の決め手となりました。

－ジンジャーで今後、活用されたい機能はありますか？

国分さん：

まずは、勤怠管理や給与計算、人事労務など、基本機能を使えるように設定を進めています。基本の設定が完了したら、別のワークフローシステムでおこなっていた申請作業もジンジャーにまとめていきたいです。

毎月、入退社や社員の引っ越しなどの身上変更が発生するたびに、手動で複数のデータベースを同期するのが手間だったので、ジンジャー1つで申請・承認作業まで完結できる姿を目指したいと思います。

－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？

国分さん：

今まではシステムを導入しているにも関わらず、データ同期の手間も重なり、勤怠データの締め作業から給与計算の準備まで2営業日も費やしていました。給与計算自体はBPOにアウトソースをしていましたが、勤怠申請の承認と、申請内容を勤怠データに反映する作業に工数がかかっていたんです。

ジンジャーを使いこなしていけば、データ同期の工数だけでなく、申請の承認や勤怠の締め作業を大幅に削減できると思います。

人事業務は専門性が高く、新たな人材採用や教育には一定のコストがかかります。ただでさえ専門的な知識の習得が必要なことに加えて、人事システム自体の使い方が複雑では業務習熟のハードルがさらに上がってしまいますので、理想としては未経験者でも簡単に使いこなせる人事システムが増えればいいなと考えています。システムは足を引っ張るものではなく、専門業務をサポートしてくれる存在であってほしいです。そして、私たちはより専門的な人事労務知識の習得に注力していくのが理想です。

ジンジャーで業務効率化を実現できたら、就業規則・規定の見直しをもっと進めたいと思います。他にも、販管費を減らすための施策や採用業務などにも一つずつ取り組んでいきたいです。