社会医療法人きつこう会 の導入事例 - 人事労務 - ジンジャー（jinjer）｜クラウド型人事労務管理システム

労働人口の減少や採用難を見据えて、コンパクトな組織を作りたい

－ご担当の業務、管理本部の体制について教えていただけますか？

渡部さん：

業務改革支援室に所属している渡部です。前職ではシステム開発やシステム部門の運営管理をおこなっており、その経験を生かして現職では管理本部における業務フローの作成、マニュアルの整備などの業務分析からツール開発、ソフトウェアの導入までを主導しています。

当法人の管理本部は、総務や人事実務、経理の3つに分かれており、職員は15名ほど在籍しています。

－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？

渡部さん：

管理本部の中でも総務・人事実務周りはとくにシステム化が遅れていました。そのため業務の大半が在籍年数の長い職員のスキルに頼った状態で属人的な対応となり、組織的な管理体制ができていない状態だったんです。このような背景があったことで、ICTを活用した本部業務の効率化をミッションとした業務改革支援室が設立されました。

管理本部のシステム整備では、人事システムとワークフローシステムの導入が急務でした。人事情報の管理は、20年以上前に職員が構築したツールでおこなっていたため、情報の不足や履歴情報が閲覧できないなどの問題がありました。また、1,000名を超える職員が各種申請を紙でおこなっており、郵送コストやシステムへのデータ入力コストがかかっていました。

個人的には、このままこれらの課題を先送りしてしまうと、年々労働人口が減っていく中で管理本部の体制を維持していくことが困難だと考えていました。人が減り、採用が難しくなっていくことを想定すると、人の少ないコンパクトな組織でも成り立つ管理の仕組みが必要だったので、組織が生き残っていくためにもシステム活用は不可欠でしたね。

－具体的にどのようなプロセスでシステムを選定されましたか？

渡部さん：

必要な要件を一つずつ確認しながら選定を進めていきました。まず、オンプレミスかクラウドかについては、前職でもオンプレミス型のシステムを使用していたこともあり、検討当初は機能面でクラウド型のシステムに不安がありました。

しかし、病院内のネットワークや管理方法を考えると、当法人のネットワークが複数に分かれており、電子カルテネットワーク内でオンプレミス型システムを導入するのは逆にハードルが高いということがわかりました。

また、人事システムやワークフローシステムで取り扱う職員情報は、電子カルテネットワークで扱う患者さんの情報と性質が異なるので、レイヤーを分けても良いと考えたんです。その結果、クラウド型システムでも十分に対応ができると判断し、最初のハードルはクリアしました。

次に掲げた要件としては、人事周りとワークフロー周りの業務を1つのシステムにまとめられるかということです。各業務のシステムがバラバラになっている場合、二重管理のコストがかかるうえ、ワークフロー側のマスタ登録がスムーズにおこなえないなどの悩みがありました。

いくつかのクラウド型システムを比較したところ、API連携で人事システムとワークフローシステムを繋げられるシステムもありましたが、ジンジャーのように統合型データベースの仕組みが備わっている製品は他にありませんでした。

人事システムとワークフローシステムが一体化していなければ、複数のワークフローを別々に保守する手間もかかりますし、API連携では2つのシステムを導入するわけですからコスト増加につながりやすいと考えました。

統合型データベースで一元管理できる点が決め手に。情報が更新しやすく正確なデータの保持も実現

－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？

渡部さん：

ジンジャー導入の決め手は、人事情報とワークフローが1つのシステムでまとまっていること、職員がスマホでも利用できるクラウドシステムであることなど、重視していた条件を満たしていたためです。

女性の比率が高いことから産休・育休を取得している職員も多いため、クラウドシステムを利用すれば自宅から申請書類の提出や情報更新、閲覧ができるというメリットもありました。

－ジンジャー導入後、どのような効果がありましたか？

渡部さん：

まず、入職手続きの時間を大幅に削減できました。毎年2月、3月に集中して多数の手続きをおこなうのですが、ジンジャー導入により50時間から10時間へと作業時間が大幅にダウンしています。郵送をおこなわずに職員情報を入手できるようになり、郵便や印刷にかかるコストも減って、作業負担が軽減できたのは嬉しかったです。郵便の配達にかかる日数が徐々に延びていますが、その影響を受ける前に対処できたことも大きいです。

次に実感した効果としては、人事データの一元管理が実現され、データの活用範囲が格段に広がったことです。今までバラバラに散らばっていた個人情報・雇用条件・所属履歴・人事評価といった情報が統合されたのはもちろんのこと、職員の情報が整理され、データとして活用しやすくなったのも良い点です。

業界の特徴として、医師、看護師、技術職、事務員など職種が20以上あり、かつ部署の数も多いため、データが整理されていないことで社内資料の作成に手間がかかっていたんです。今回ジンジャーの導入により、データベース内でさまざまな職種・部署情報が整理され、資料作成の精度が高まったと感じました。

また、情報の更新性がアップしたという点でも効果を感じています。例えば緊急連絡先を入職時に登録しますが、入職以降、一度も情報を更新していない職員がほとんどでした。しかし、ジンジャーワークフローがあれば、情報の更新がしやすく、職員への声掛けも簡単に済みます。

このように、正しい最新情報を保持できるようになったのは、ジンジャー導入の効果だと感じています。

－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？

渡部さん：

ジンジャーに限らず、システムで情報を管理するうえで大事なことは、次の3つだと考えています。

・データの精度を高く維持する
・変化に対して適切なマスタ修正をおこなう
・データを積極的に活用できる環境を構築する

環境の変化に人事マスタが対応できていない状況だと、そもそもデータが本当に正しいのか信用ができず、データを活用する気になれません。またデータを活用する手段を身に付けなければ、そのシステムの有効性を実感できず、データ精度を維持するモチベーションも保てないと考えています。

こうしたことはシステム畑の人間でないと実感しにくいため現状は業務改革支援室が主導でおこなっていますが、システムに慣れていく過程を通じて、ゆくゆくは現場でしっかり管理していけるようにフォローしていきたいと思います。

また、今回のジンジャー導入をきっかけに、全員が1つのデータベースを共同で利用する風土を作っていきたいと考えています。個々人が自分にだけ必要なデータ収集と資料作成をおこなうと、どのデータが最新かつ網羅的な情報になっているか判別がつかなくなります。

しかし、全員が1つのデータを共有して、皆で情報を更新していく体制を構築できれば、より業務効率が上がるはずです。ジンジャー導入がデータの一元管理を習慣化させるきっかけになることを期待しています。