株式会社ヒロ・コーポレーションの導入事例

月間200件発生する経理処理や、煩雑なタイムカードの集計で工数過多に！クラウドシステムで業務負担を軽減

株式会社ヒロ・コーポレーション

業種　：: 建設・不動産・インフラ・流通

拠点数：: 5拠点

従業員数：: 1〜100名

利用サービス：

株式会社ヒロ・コーポレーション様は、一都三県を中心に、ビル・マンション・アパートの管理運営、一括借上げなどの不動産事業を展開しています。ジンジャー導入以前は、営業交通費精算やタイムカードでの勤怠管理に多くの工数を割いており、加えて会社全体でもDX化が急務となっていたそうです。今回はジンジャーの導入に携わっていただいた、新田さんにインタビュー。ジンジャー導入前の不動産業界ならではの課題やクラウドシステムを選んだ経緯などをお伺いしました。

課題

月間200件ほどの経理処理が発生。提出する従業員と確認作業をおこなう経理担当の双方に大きな負担がかかっていた。
勤怠データと申請書類の突合作業に丸1日かかっており、給与計算の委託先にデータを送るまでの業務効率が悪かった。
紙や電話、対面での業務が多い業界のため、リモート勤務が難しく従業員の定着に課題があった。

解決策

アナログ業務による業務負担を軽減すべく、システム導入によってペーパーレス化を図る。
各種申請、勤怠集計、給与計算までの流れをジンジャーで一本化する。
クラウドシステムの活用によって、あらゆるメンバーが在宅勤務できる環境を作る。

効果

交通費精算の申請・承認がシステム上で完結する状態に。
勤怠と給与のデータ連携がワンクリックで完了。突合作業がほぼゼロに。
クラウド化を進めることでリモートワークを実現。さらに働きやすさを武器に採用PRを強化。

営業交通費の申請作業が週次で発生。煩雑な勤怠管理・給与計算のフローで業務が非効率的に。

－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？

新田さん：

ジンジャー導入前の課題は、経費精算の業務負担が大きかったことと、勤怠管理から給与計算のフローが煩雑になっていたことの2点です。

経費精算に関しては、主に営業の交通費精算に多くの工数を費やしていました。弊社には約50名の営業メンバーが在籍しているのですが、各メンバーが週次で交通費精算の書類を作成して、経理に提出するフローとなっていました。
そのため、月間200件ほど経理処理が発生しており、書類を提出する営業も、確認作業をおこなう経理にも大きな負担がかかっていました。

経理担当は書類チェックをおこなうのに週1回半日ほどかかっており、月次に換算すると2営業日以上を経費精算に使っていたことになりますね。

勤怠管理については、シフトの作成・調整業務と、残業申請や有給申請、遅刻日の勤怠確認などに多くの工数を割いていました。弊社では、従業員の半数がシフト制で勤務しており、毎月シフト作成の対応が必要になります。シフト作成はExcelで対応していたため、どうしても作業効率が上がらなかったようです。

給与計算に関しては、各従業員の情報を人事総務部で回収して集計し、委託先に情報連携する一連の流れが煩雑な点が課題でした。毎月15日の勤怠締め日になると、人事総務部に紙のタイムカードとあわせて、残業や有給の申請書類が届きます。各書類と勤怠情報に相違がないか確認をおこなうだけで丸1日かかり、交通機関の遅延証明書のチェックもあわせると、非常に業務負担が大きかったです。委託先に勤怠情報を共有する際は、取りまとめたデータをPDF化してメールを送付していました。

このように、経費精算、勤怠管理、給与計算の各工程で業務工数が悪かったと思います。

－システム導入を検討されたきっかけは何でしたか？

新田さん：

不動産業界に関わる法改正へ対応しつつ、全社的にDX化を推進したいと考えたのがシステム導入のきっかけです。

中期経営計画のなかで「不動産業界のDX推進」の話が出てきた際に、社内での取り組みは急務と考えました。しかし、不動産業界は長らくの間、紙や電話、対面でのやり取りを重視してきたため、DX化のためには業務の仕組みを抜本的に変える必要があったんです。

同時に、弊社で活躍する女性スタッフが出産や育児と仕事を両立してもらうために、リモートで働ける環境づくりも求められている状況でした。

この2つの要件を満たす解決策がクラウドシステムの導入だと考え、今回システム導入の検討を始めました。

バックオフィスを一元管理して、今後の人事評価や人材開発につなげたい

－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？

新田さん：

人事労務、勤怠管理、給与計算、ワークフローまでワンストップで業務に対応できること、データベースを一つに統合させて一元管理を実現できたことがジンジャーの決め手です。

会社全体でDX化を進めようと決めた後、展示会に参加してジンジャーと出会ったのですが、第一印象で「このシステムなら自社課題が解決できる」というイメージが湧きました。そのタイミングからジンジャーを導入する前提で話を進めていきましたね。

正直なところを言うと、すでに会社全体でさまざまなクラウドシステムを導入しており、これ以上システムが増えるのが嫌だったという背景もあります。せっかく導入するなら、統一のインターフェースで1つにまとまっていた方が便利だと考えていました。

さらに、今後の支店展開を考えると、システム導入前から人事データベースは1つに統合した方が良いだろうと考えていました。ジンジャーでは各種業務の人事データをまとめることができ、人事データを蓄積しやすい点に魅力を感じました。

また、リモート対応ができるかどうかは重要視していましたが、ジンジャーはクラウドシステムなのでさまざまな場所からアクセスできる利便性もあります。紙などのアナログ対応に比べて、担当者が情報を確認しやすくなるため、業務が属人化する心配が少ない点は安心できるポイントでした。

－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？

新田さん：

まずは、週次でおこなっていた営業交通費の精算フローをジンジャーで効率化させたいです。営業からも「早くジンジャーを使いたい」という声があがっており、Suicaなどの情報が自動でシステムに反映される点に期待が寄せられています。

また、私たちはものづくりの会社ではなく、人と人との間で関係づくりをする仕事です。何か問題が起きた際は、「何が正しいかどうか」だけではなく、関係者たちの間に立って対話を重ねながら調整をおこないます。ジンジャーでバックオフィスの効率化を実現することで、こうした現場の仕事により多くの時間を割いていきたいです。

社内状況としては、就業時間内で仕事をしっかり終わらせるなど、メリハリのある働き方を実現していきたいです。無駄な残業コストなどを削減し、従業員全員が働きやすい環境づくりに取り組んでいきます。

－不動産業界の企業様として、今後どのようにDX化を進めていきたいですか？

新田さん：

不動産業界では、2022年に不動産取引における電子契約が全面解禁されたこともあり、業界全体でDX化が重要視されています。弊社でも、空室物件の集客、物件情報の確認、内見予約、契約時におこなう入居者の信用情報収集や重要事項説明まで、ほとんどの業務を電子化してきました。入居者とのやり取りも専用アプリを介して実施することが増えたため、従来の紙や電話の対応は徐々に減ってきています。

しかし、ご高齢の大家さんの場合、電子化が受け入れづらい点は業界の課題です。
対面で関係性を構築するのが当たり前の業界だからこそ、今後は関係者との業務やり取りのDX化も丁寧に進めたいと考えています。