ハートスフードクリエーツ株式会社 の導入事例｜ワークフロー - ジンジャー（jinjer）｜クラウド型ワークフローシステム

書類が社内で山積みに！紙の管理が人事総務部の仕事を圧迫！

－ご担当の業務について教えてください。

大石さん：

人事総務部に所属しており、採用や入退社手続き、社会保険手続きや勤怠管理などの人事業務をはじめ、備品管理や建物の営業許可証の書類管理、購買関連などの総務業務まで幅広く担当しています。

－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？

大石さん：

ジンジャーを導入する前は、紙書類が多い点やワークフローの承認ルートが整備されていない点、承認スピードが遅い点などに課題感を持っていました。

当社は給食事業や外食事業などを営んでおり、20以上の施設を運営しています。それぞれの施設では営業許可証が必要ですし、入退社手続きも紙でおこなっていたので、管理しなければならない書類の量が多くなっていました。

加えて、制服や備品を購入する際の承認ルートが整備されておらず、承認までに時間がかかることも課題でした。給食事業部の施設長から、課長、部長、社長の順に承認を依頼しても、紙の申請書で運用していたため、外出の多い部長や社長のところで決裁が止まることが多かったんです。
本社の書類受けに申請書が1ヶ月以上溜まってしまうこともあり、業務に必要な備品購入ができず現場の従業員も困っていました。

実際のところ、「紙は後で提出するので先に備品購入をしてもいいですか」とイレギュラーの申請が来ることもあり、社内決裁前に備品購入を進める場面もありました。しかし、このままではコンプライアンスの観点でもリスクがあると思い、早急に承認ルートや申請方法の見直しが求められている状況でした。

また、既存の勤怠管理システムの課題も多く、複数施設で就業する際や中抜けをおこなった際の勤怠管理に対応できていませんでした。そのため、複数施設で勤務した従業員の勤怠や有休残日数はExcelで計算をしてから、手作業で勤怠管理システムに登録しており、人事総務部の負担が大きくなっていました。

－具体的にどのようなプロセスでシステムを選定されましたか？

大石さん：

従業員数や施設数の増加に伴い、人事総務部の負担が大きくなってきたことがきっかけです。システム利用を検討していたところ、他部署でお取引していたコンサルタントの方からジンジャーを紹介いただき詳しく話を聞くことになりました。

ワークフローのスピードアップを実現！今後は「人」に関わる業務に時間を費やしたい

－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？

大石さん：

従来はExcelやシステムを行き来してデータを確認する手間が発生していました。ジンジャーでは複数システムを管理する必要がなく、データベースを統合して一元管理を実現できる点が導入の決め手になりました。

また、社長の最終承認を得るため、ジンジャーの担当者の方から社長に直接ご提案いただけたのも決め手の一つです。当社からのさまざまな要望に対して柔軟に対応いただけたため、スムーズに導入を決めることができました。

－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？

大石さん：

2024年末から、早速ワークフローの運用を開始しています。まだ使い始めたばかりですが今までよりも承認スピードを早めることができました。
従業員は紙の申請書類で長年業務をおこなってきたため、1日でも早くジンジャーに慣れてもらえるようサポートしている最中です。運用を始めたばかりで不慣れな点もありますが、これからも申請承認をスピードアップして効率化させていきたいです。

また、AIやデジタル技術がいくら発達しても、1番の宝は「人」だと思っています。そのため、今後はジンジャーを活用しながら人事総務の業務効率化を進めて、採用や人材育成など、もっと「人」に関わる仕事に時間を費やしていきたいです。

バックオフィス体制が安定すれば、現場の業務が滞りなく進められるようになり、従業員のことも守れると考えています。ジンジャーでバックオフィスの業務スピードや正確性を高めて、会社の発展に貢献していきたいと思います。