集計工数が1/3まで短縮した企業がイチオシするジンジャー勤怠の機能とは？
更新日: 2024.1.19
公開日: 2021.11.12
jinjer Blog編集部
勤怠データの集計作業は従業員の給与計算にも関わるため、集計ミスが許されない業務です。
そのため、ダブルチェックなどの確認作業が多くなり、集計作業に時間がかかっている担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか？
そこで、本記事ではジンジャー勤怠の機能を活用し、勤怠データの取得を工夫したことで集計作業時間を従来の1/3にまで短縮したA社様の事例ご紹介し、ジンジャー勤怠の活用事例について解説します。
1.ジンジャー勤怠導入前の勤怠管理状況
A社様はジンジャー勤怠を導入する前まで、オフィスへの入退室で使っていたセキュリティカードのデータをExcelで集計して、労働時間を管理していました。
しかし、オフィスへの入退室の時刻と実際に業務を始める時間とでは差があります。
そのため、正確な労働時間が管理できていなかったという課題がありました。
また集計作業にも時間がかかっており、従業員30人分の労働時間を集計するのに、3日ほどかかっていました。
労働時間の集計は従業員の給与に関わる部分で、集計ミスが許されないため、時間をかけてダブルチェックしていました。
このほかにも、有給休暇の管理にも工数がかかっていました。
従業員の有給休暇は、Excelで管理していましたが、従業員の勤怠実績と照合して確認することが管理者側の負担になっていました。
このような背景から、A社様では勤怠管理システムの導入を検討し始め、ジンジャー勤怠を導入されました。
2.打刻ミスを未然に防ぐための『打刻画面』
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上記の画像は従業員がPCから打刻する際の画面です。
ジンジャー勤怠では従業員が打刻する際に、打刻ミスやエラーなど集計する打刻データの不備が出ないような操作画面になっています。
例えば、従業員が出勤ボタンを2回押してしまうことを防ぐために、ジンジャー勤怠は出勤ボタンを押した後、退勤ボタンを押すまで打刻ボタンを押すことができません。
さらに、出勤ボタンを押してから一定時間経たないと退勤ボタンが押せない仕組みになっています。
これらの細かい画面操作により、打刻ミスや集計エラーが発生しないような設計になっています。
A社様の場合では、ジンジャー勤怠を導入する以前は打刻する習慣がなかったため、従業員がシステムで打刻するのは初めてでしたが、直観的に使いこなせる操作画面なため、詳細な説明をしなくても、従業員はシステムを使いこなすことができました。
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ジンジャー勤怠の打刻画面では、有休残日数も確認することができます。
これにより、従業員がすぐに有休残日数を確認できるため、管理者側の確認工数も少なくなりました。
3.打刻漏れを知らせてくれるアラート通知
A社様ではこれまで、月末にセキュリティカードの記録から勤怠データを集計していたため、エラーなどで記録が残っていない場合、エラーが出ている社員は本当に出勤しているのか、出勤している場合何時から何時まで出勤していたのか、を本人に確認する必要がありました。
▽打刻漏れした際に従業員に通知されるアラート
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人事担当者は30人分の従業員の勤怠データを確認し、エラーが出ている社員がいないかを把握する必要がありました。
ジンジャー勤怠では、出退勤の打刻で打刻漏れがあった場合、従業員と管理者側の両方にアラート機能を通知することができます。
これによりA社様は勤怠データを月末に一度に集計したタイミングで、誰にエラーが出ているのかを把握する工数がなくなりました。
さらに、エラーが通知された従業員は自分で打刻修正を申請できるため、人事担当者が実際どのくらい働いたかを確認するも工数もなくなりました。
また、アラート通知が従業員だけでなく、管理者側にも通知されることで管理者は、誰に頻繁にアラートが出ているのかを確認することができます。
頻繁にエラーが出ている社員に対しては、その従業員の上長に報告し、打刻を徹底するように呼びかけることで、従業員に「打刻をする習慣」を植え付けることができました。
4.集計作業が1/3に、月の残業時間も10時間以内に
A社様では、セキュリティカードのデータをExcelで集計して、労働時間を管理していましたが、集計業務に多くの工数がかかっていました。
この管理方法では、正確な労働時間が計測できないだけでなく、勤怠データにエラーが発生あった場合、Excelのデータを編集する必要があり、人工的にデータを編集するので、集計時には時間をかけてダブルチェックしていました。
そこでジンジャー勤怠を導入することで、正確な労働時間を把握でき、システムが自動で集計してくれるので、集計作業が導入前の1/3にまで削減することができました。
集積作業に多くの時間を取られている人事担当者の方々は、正確な勤怠データの取得する方法からみなおしてみてはいかがでしょうか。
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