就業管理とは？勤怠管理との違いや方法を分かりやすく解説
企業を動かすのは経営者だけではなく従業員も同じです。従業員一人ひとりの勤怠や、休暇状況など基本的な部分をきちんと管理することで、よりよい企業への成長へつなげられます。今回は、就業管理の目的や勤怠管理との違い、さらに就業管理の方法などについて解説します。
法律に則った勤怠管理をしていきたい方に向け、当サイトでは、法律で定められた勤怠管理の方法について解説した資料を無料で配布しております。
資料では2019年に改正された労働基準法に則った勤怠管理の方法も解説しているため、自社の勤怠管理が法的に問題ないか確認したい方はこちらから「中小企業必見！働き方改革に対応した勤怠管理対策」のダウンロードページをご覧ください。
1. 就業管理とは？
就業管理とは、労働時間や休日・休暇、出退勤など従業員の働き方を総合的に管理するものです。
2019年の働き方改革関連法の施行に伴い、長時間労働や有給休暇に関するルールが厳格化されました。働き方に関する法律規制が厳しくなっている中で、企業に対しては適切な就業管理がより一層求められています。
このような流れからも、企業は就業管理によって従業員の働き方を正確に把握し、法律に反しないように管理する必要があるのです。
2. 勤怠管理との違いは？
勤怠管理はおこなっているものの就業管理という言葉は聞いたことがない、就業管理をしたことがないという企業は多いです。就業管理と勤怠管理との違いについて解説します。
2-1. 就業はその日の業務の意味
就業は、その日に取り掛かる仕事という意味です。
労働時間や始業時間、終業時間などを管理し、業務中の従業員の仕事内容などについて把握します。
企業にはさまざまな業務内容や独自のルール、納期などがありますが、これをきちんとこなしているかを確認するのが就業管理です。
2-2. 勤怠は欠勤状況の意味
勤怠管理とは、従業員が始業開始時間、終業時間を守っているか、欠勤や遅刻などを管理します。
就業管理と勤怠管理には明確な違いがあるわけではありませんが、勤怠管理では数字的な情報しか把握できません。
就業管理はより詳細に従業員の現状を把握できるものです。
1日ごとに違う従業員の状況や有給の取得率、進捗状況の把握などをするためには勤怠管理だけでなく就業管理をおこなうことも大切です。
3. 就業管理をおこなう必要性
勤怠管理をおこなっている企業は多いですが、就業管理までは手が回っていない企業も少なくありません。
ここでは、就業管理をおこなう必要性を解説します。「従業員一人ひとりのモチベーションをアップさせたい」「企業全体を成長させたい」という方は、就業管理を取り入れることも検討してみましょう。
3-1. 法律を遵守するため
冒頭でも触れましたが、働く人が個々の事情に応じて多様かつ柔軟な働き方を選択できる環境を目指し、2019年に働き方改革関連法が施行されました。
これに伴って「時間外労働の上限規制」や「有給取得の義務化」、「同一労働同一賃金」といった、従業員の労働環境に関する新たなルールが設けられています。
いずれも労働環境を是正するための法律で、違反した際には厳しい罰則が科せられる恐れがあります。
法律に違反しないためにも、就業管理で従業員の労働時間や休暇の取得状況、労働条件などを適切に管理することが必要です。
3-2. 体調不良から守る
就業管理をおこなうことで従業員を体調不良から守れます。
残業時間が多すぎる、休日出勤が続いている、さらに体調不良による早退や欠勤が多いなどの場合、その従業員が体調面に問題を抱えている可能性があります。
過酷な労働による過労死や、ハラスメントによる精神面の病気、自殺などが問題になることも多いです。
就業管理で従業員の状況を知ることでこれらの問題にいち早く気づき、従業員を守ることができる可能性が高くなります。
定期的に従業員との面談の機会を設け、これらの問題がないかを確認しましょう。
従業員からなかなか打ち明けにくい事情がある場合もあります。健康診断の結果なども就業管理の参考にしてみるとよいでしょう。
3-3. 給与計算などを明確にする
就業管理をおこなうことで給与計算を明確にできます。日々の労働時間や休憩時間、遅刻、早退などをはっきり確認でき、正しい給与を計算して支払うことができます。
残業代の未払いが問題になったり、交通費などを不正受給していたりといった給与に関する問題が発生することもありますが、就業管理をきちんとおこなっていればこのようなリスクを低減できます。
就業管理の保管期間に決まりはありませんが、残業代などの未払いについては3年間に遡って請求できます。
また労働基準法では勤怠などに関する記録の保存を5年間（当分の間は3年間）求めています。そのため従業員の勤怠情報は最低でも退職後3年間は保管しておくとよいでしょう。
3-4. 健全な企業を目指す
長時間の労働や従業員一人あたりの負担が大きい、ハラスメントが横行しているなど、問題のある企業は内部告発によって訴訟に発展したり、退職者が増えて仕事が回らなくなったりする可能性もあります。従業員のモチベーションが下がれば、企業全体の成長の妨げにもなってしまうでしょう。
就業管理で従業員を適切に管理し、問題があるようならすぐに対処する姿勢を続けることで、より企業の健全性を高めることができます。
コンプライアンスを正しく守るクリーンな企業であり続け、従業員のモチベーションを維持させるためにも就業管理は役立ちます。
3-5. トラブルを回避する
企業の規模が大きくなると、従業員一人ひとりに目を配るのが難しくなります。本社だけでなく支社があるような場合は尚更です。
経営者や中心で見えない部分で問題が起きていても気づくのが遅れれば、大きな問題に発展してしまう可能性もあります。
気づかないうちに支社で残業やハラスメントが続き、従業員を精神的に追い詰めてしまうなどの問題が起きるかもしれません。
本社で就業管理を徹底させることで、目の届きにくい支社への配慮もおこないましょう。
4. 就業管理システムを導入して適切に管理しよう
法律を遵守するだけでなく、従業員の健康を守ったり、企業の成長へ繋げたりする上でも、就業管理は重要な役割を果たします。
とはいえ、従業員数が多く働き方も多様だと、管理するのに膨大な手間や時間もかかります。効率よく就業管理をするには、システムの導入がおすすめです。
従業員の就業状況を一元管理できることに加え、残業時間や休日の取得状況が可視化されることで、長時間労働の防止や有給休暇取得の促進などにつなげることができます。
労働環境を改善するためにも、システムの導入も視野に入れ、適切に就業管理をおこなえる体制を整えていきましょう。
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