年末調整を忘れた場合に考えられるリスクと対処法を解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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年末調整を忘れた場合に考えられるリスクと対処法を解説

年末調整

年末調整とは、従業員の給料から天引きしている源泉所得税を正確な税額に計算し直し、過不足分を調整する処理のことです。

今回は、年末調整をし忘れてしまった場合に考えられるリスクについて解説するとともに、適切な対処法を紹介します。


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1. 年末調整を忘れた場合のリスク

リスク

年末調整を忘れた場合に考えられるリスクは、以下の4つです。

1.従業員自身が納めすぎた税金の還付を受けられない
2.従業員が納める住民税の納税額が高くなる
3.従業員が受けられるはずの控除が受けられない
4.従業員自身に確定申告の必要が生じる

以下、それぞれのリスクについて詳しく説明します。

1-1. 従業員自身が納めすぎた税金の還付を受けられない

通常、従業員の年末調整を会社で行った場合には、納めすぎた税金の還付(払い戻し)を受けられます。従業員の年末調整を行わなければ、納めすぎている税金があったとしても、税務署側では判断できません。

サラリーマンやパート、アルバイトといった給与所得者の場合、年末調整を行ってはじめて税金が還付されます。つまり、年末調整を忘れた場合、従業員自身の不利益となる可能性があるのです。

▼そもそも還付金の意味が分からない方はこちら
年末調整での返金(還付金)の仕組みやいつもらえるかを解説

1-2. 従業員が納める住民税の納税額が高くなる

従業員が納める住民税の金額は、年末調整で行われた所得控除から算出されます。

年末調整を忘れた場合には、所得控除がされません。そのため、次年度に従業員が納める住民税の納税額が高くなってしまいます。

1-3. 従業員が受けられるはずの控除が受けられない

年末調整を行うと、従業員はさまざまな控除を受けられます。たとえば、配偶者控除や配偶者特別控除、扶養控除のほか、社会保険料を受けたときに受けられる社会保険料控除などです。

年末調整を忘れた場合、従業員はこれらの各種控除を受けられません。

▼各控除の説明はこちら
年末調整の社会保険料控除とは?対象となる保険の種類まとめ
年末調整の障害者控除とは?その範囲や金額を詳しく解説
年末調整における「ひとり親控除」の対象や寡婦控除の違い

1-4. 従業員自身に確定申告の必要が生じる

年末調整を忘れた場合、従業員自身が税務署で確定申告をしなければなりません。確定申告を行わなければ、場合によっては罰則の対象となってしまうため、注意が必要です。

また、会社で手続きをおこなう年末調整と異なり、確定申告はすべて従業員自身が手続きしなければなりません。

ここまで解説したように、年末調整を忘れることによる影響は大きいです。また、年末調整において抜け漏れが発生していたり、故意に不正をおこなった場合、最悪のケースで罰金や懲役が企業に科される可能性があります。

そのようなことにならないためにも、年末調整に必要な業務をあらかじめ把握し、抜け漏れなく対応する必要があります。当サイトでは、年末調整の手順や必要な書類をまとめた資料を無料でお配りしています。ミスなどが発生しないように参照しながら業務をおこないたい方は、こちらから「年末調整ガイドブック」をダウンロードしてご活用ください。

2. 年末調整の提出期限はいつまで?

期限

それでは、会社が年末調整の書類を税務署に提出する期限はいつまでとなっているのでしょうか。

ここでは、年末調整に必要な書類を提出する期限について確認していきましょう。

2-1. 年末調整の提出期限

会社で取りまとめた従業員の年末調整書類を税務署に提出する期限は、翌年の1月31日までとなっています。

会社側では、原則的に12月に1月1日から12月31日までの従業員の給与について所得税を計算し、所轄の税務署長へ申告を行います。

そのため、11月から12月頃を目処に、以下で挙げる年末調整関係書類を従業員に記入、提出してもらわなければなりません。

関連記事:年末調整はいつまでにやるべき?気になる提出期限とは
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2-2. 従業員が提出する年末調整関係書類

従業員が記入し、提出すべき年末調整関係書類は次の3つです。

1.給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
2.給与所得者の保険料控除申告書
3.給与所得者の基礎控除申告兼給与所得者の配偶者控除等申告兼所得金額調整控除申告書

以下、それぞれについて簡単に説明します。

1. 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書は、従業員が給与の扶養控除を受けるときに必要な書類です。控除の要件にあたる扶養家族がいるときは、扶養控除を受けることで、本来納めるべき税金の負担を軽減することができます。

2. 給与所得者の保険料控除申告書

給与所得者の保険料控除申告書は、従業員が保険料(生命保険料や地震保険料等)の控除を受けるときに必要となる書類です。

3. 給与所得者の基礎控除申告兼給与所得者の配偶者控除等申告兼所得金額調整控除申告書

従業員が年末調整で基礎控除や配偶者(特別)控除、または所得金額調整控除を受ける際に必要となる書類です。

3. 年末調整関係書類の提出期限はいつまで?

困っている女性

年末調整関係書類の提出期限は、会社で行う事務処理を考慮した時期にする必要があります。そのため、税務署に提出する期限である1月31日ではなく、その1ヶ月前にあたる12月末くらいを目処に提出するよう、従業員に周知しておくとよいでしょう。

どんなに遅くても、1月中旬には書類がすべて揃っている状態が望ましいです。

4. 年末調整を忘れた場合の対処法

困っている男性

もし従業員が、本来提出すべき時期までに会社までに年末調整の書類を提出し忘れた場合には、適切に対処しなければなりません。

万が一、従業員が年末調整を忘れた場合にやるべきことは、以下の2つです。

・1月末までで年末調整の再計算を実施する
・2月から3月に実施される確定申告で申請する

以下、それぞれの対処法を詳しく紹介します。

4-1. 1月末までで年末調整の再計算を実施する

12月末の給与までで年末調整を行っている場合、会社によっては1月末まで年末調整の再計算を実施することができます。

年末調整を忘れた従業員がいた場合、年末調整の再計算で対応できる旨を伝え、なるべく早めに対処しましょう。

▼年末調整の再調整について詳しく知りたい方はこちら
年末調整の再調整を正しく行うポイントや必要なものを解説

4-2. 2月から3月に実施される確定申告で申請する

従業員自身に確定申告を行ってもらう方法です。該当する従業員には、源泉徴収票と添付書類を所轄の税務署まで持参し、手続きするよう伝えましょう。

なお、通常、確定申告の期限は2月16日から3月15日です。

確定申告の期限に遅れた場合、無申告課税(本来の納税額プラス15%から20%の追加税の支払い)および延滞税(年7.3%から14.6%の追加税の支払い)が罰則として科されます。

従業員には確定申告の期限を正確に伝え、忘れずに申告するよう促してください。

関連記事:年末調整しないことによる罰則内容を詳しく紹介

4-3. パート・アルバイトの従業員が年末調整を忘れた場合

働き方の区分によらず年末調整は必要となるため、注意が必要です。パートやアルバイトの従業員についても、年末調整を忘れた場合、前述のリスクを負うことになります。

パート・アルバイトが年末調整を忘れた場合についても、同じく適切に対処しましょう。

▼企業側が負うリスクについて知りたい方はこちらをチェック
年末調整をしないとどうなる?考えられる5つのリスクを解説

5. 年末調整を忘れた場合のリスクを理解し、適切に対処しましょう

やり方

今回は、従業員が年末調整の申請を忘れてしまった場合のリスクと、忘れてしまった場合の適切な対処方法について紹介しました。

年末調整を忘れた場合、還付金を受け取ることができないなど、従業員にとっての不利益が生じます。また、その後の確定申告も行わずに放置していると、場合によっては罰則の対象となる可能性があるため、要注意です。

会社側は従業員が正しく年末調整の申請ができるよう、早めにアナウンスを出しておくことが大切です。万が一、従業員が申請を忘れてしまった場合は、本記事で紹介した方法で適切に対処しましょう。

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目黒颯己

目黒颯己

HR NOTEのライター、総合求人サイトとシニア向け情報メディアの立ち上げを経て、現在はjinjer blogの運営に携わっています。 事業視点から、バックオフィスの重要性を啓蒙するコンテンツを作っています。 保有資格:ファイナンシャル・プランニング技能士(3級)

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