近年、電子契約の導入を検討している企業が増加しています。
今回は、電子契約を導入する手順やサービスの選び方について紹介します。
この記事を読むことで、電子契約の導入をスムーズに進めることができます。

1.電子契約とは

電子契約は、電子署名やタイムスタンプを活用して締結する契約のことです。また、電子契約では締結までのフローも紙での契約書と大きく異なります。

電子契約の特徴として、契約書の持ち込みや郵送対応が必要なくなることに加えて、収入印紙や印刷代が不要になるので、大幅な経費削減を実現させることができます。
近年、世の中の流れとしてペーパーレスが進んでいる中で、電子契約は新たな契約業務の方法として注目されています。

1-1. 電子契約の導入状況

2021年におこなわれた電子契約に関する調査では、日本で電子契約を導入している企業の割合は、3割未満となっています。日本には「根強いハンコ文化」が浸透しており、紙での契約書でしか締結できない場合もあるため、諸外国と比べて、上手く普及が進んでいないといわれています。

2.電子契約の導入手順

ここでは、電子契約の導入手順について解説します。
電子契約の導入手順を事前に理解しておくことで、スムーズに導入を進めることができます。

2-1.現状の契約書管理の把握

電子契約を導入する前に、現在扱っている契約書類や枚数を把握しておきましょう。
カテゴリごとに契約書をファイルで分けておくと、契約書が管理しやすくなります。
扱う書類の量を事前に把握しておくことで、自社に適切な電子契約サービスを導入することができます。

2-2.どの契約書を電子契約にするのか決める

契約書の管理状況が把握ができたら、どの契約書を電子契約で取り扱うのか決めましょう。
最初からすべての契約書を電子契約で対応するのではなく、取引先や会社の状況に合わせて対応していくことで、トラブルなく電子契約を導入することができます。

2-3.実際に電子契約サービスを選択する

電子契約サービスは、提供している会社によって機能が異なります。
そのため、自社に必要な電子契約の機能は何かをしっかり話し合ったうえで、電子契約サービスの導入を決めるようにしましょう。

なお、電子契約の運用に不安がある場合は、運用サポートが手厚いところを選択するのがおすすめです。

2-4.社内で電子契約についてのルールを定める

電子契約を導入する際は、社内でルールを定めておくことも重要です。
具体的には、「電子契約のアカウント担当者を決める」などです。

仮に、アカウント担当者を決めていないと全員がアクセスできるので、契約書の管理が複雑になってしまう危険があります。このような社内ルールを決めておくことで、電子契約の導入から導入後の業務をスムーズに進めることが可能になります。

2-5.取引先に電子契約を導入することを伝える

取引先に電子契約を導入することを事前に伝えておくことで、導入後のやり取りも円滑に進めることができます。
また、取引先に電子契約のマニュアルを共有しておくことで、電子契約の締結フローについての理解を深めてもらうことも可能です。

3.電子契約を導入する際のサービスの選び方

ここでは、電子契約を導入する際のサービスの選び方について解説します。

3-1.電子帳簿保存法に対応しているか

電子帳簿保存法に対応していない電子契約を導入してしまうと、最悪の場合、「青色申告の取り消し」や「罰金」が課せられます。

また、電子帳簿保存法に則って、スキャン保存した契約書は定期検査が終了するまで保管しておきましょう。データ化したからといってすぐに破棄しないよう気を付けるようにしましょう。

3-2.セキュリティは整っているか

電子契約でやり取りする内容は、企業と取引先どちらにとっても重要な機密情報です。
セキュリティ面が整っていないと会社の情報が漏洩してしまい、自社や取引先に多大な被害をもたらします。このようなリスクを避けるためにも、電子契約を導入する際は、セキュリティ面も重要視しましょう。

3-3.誰もが使いやすい機能になっているか

誰でも使用しやすい電子契約を導入することで、会社や取引先に電子契約の浸透度が高まります。
また、サポート体制が充実している電子契約サービスを選択することによって、使用方法についてわからない箇所があれば、すぐに質問でき解決できます。

3-4.既存のデータと連携することができるか

電子契約サービスと既存の契約書データをスムーズに取り込むことができない場合、管理の引継ぎに相当な時間がかかってしまいます。
そのため、電子契約を導入する際は、既存の契約書情報を連携できる「CSV連携」「API連携」ができるのか確認しておきましょう。

4.電子契約を導入するメリット

電子契約を導入するメリットはさまざまです。
ここでは、5つ紹介します。

4-1.業務生産性の向上

電子契約を導入することによって、業務生産性を向上することができます。
紙の契約書では相手の記載に不備があった際に、再度郵送したり電話で連絡する必要があります。
しかし、電子契約であれば、再度郵送の準備などは必要なく、すぐに修正版のデータで締結フローを組むことができます。

そのため、契約書のやり取りをスムーズにおこなうことができ、業務の生産性向上につながります。

4-2.契約書の管理がしやすい

電子契約には、検索機能が搭載されているものもあります。
そのため、契約書の量が多くなった際も、検索することで探している書類をすぐに見つける
ことが可能になります。

4-3.費用を削減できる

電子契約を導入することで、印刷代や収入印紙がかからなくなるので、経費を削減することができます。そのため、取引先や契約書を多く扱う企業は電子契約の導入がおすすめです。

4-4.押印のために出社する必要がなくなる

従来、紙の契約書を扱っていた会社は押印のために出社していたことも多々ありました。
しかし、電子契約の押印では、わざわざ出社する必要はなく、リモートワークでも電子契約のURLを開くだけで、押印することが可能になります。

4-5.コンプライアンスの強化に繋がる

紙の契約書は、いつどこで紛失や盗まれてしまうかわかりません。
しかし、電子契約書では契約情報をシステムで管理しているため、そのようなリスクがほとんどありません。

仮にデータを削除してしまった場合も、バックアップを取っていればすぐに契約書情報を復元できます。コンプライアンスを強化したい企業は、電子契約を導入しましょう。

5.電子契約を導入するにあたっての注意点

電子契約を導入するメリットはたくさんありますが、もちろん導入するにあたって注意点もあります。ここでは、電子契約を導入するにあたっての注意点を3つを紹介します。

5-1.契約業務のフローが変わる

電子契約では、紙の契約書と契約業務のフローが異なります。
そのため、電子契約の使用方法について、資料や動画を用いて講義を開き、従業員全体にフロー変更の周知を行う必要があります。

5-2.取引先が電子契約について理解していない可能性がある

電子契約は近年普及してきたサービスであるため、多くの企業では電子契約について理解していない可能性があります。
そのため、電子契約を自社で導入した際は、取引先に対しても電子契約の取り扱いについてサポートする場合があります。

5-3.すべての契約が電子化できるわけではない

契約書の中には、電子化できないものもあります。
例えば、「任意後見契約書」や「訪問販売等で交付する書面」が当てはまります。
自社でよく締結する契約書類が電子化できるかどうかを確認してから、電子契約を導入するようにしましょう。

とはいえ、ほとんどの契約書は電子化することが可能なので、少しずつ電子契約の割合を増やして柔軟に対応しましょう。

6.電子契約の導入事例　

ここでは、電子契約の導入事例を紹介します。
導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

6-1.専門商社A社

専門商社A社は、これまで紙の契約書を使用しており、経費削減・ペーパーレス化に課題を感じていました。そんな中、電子契約を導入して「内定承諾書」や「誓約書」を電子化することに成功しました。経費削減・ペーパーレスを実現することができ、今では業務効率を大きく改善しています。

6-2.人材コンサルティングB社

人材コンサルティング会社B社は、契約書業務が多く管理が複雑であったことが課題でした。
そこで、電子契約サービスを導入したところ、検索するだけで探している契約書をすぐに見つけることができるようになりました。

これまで契約書の管理業務に追われていた時間を営業活動に使うことができるようになり、会社の生産性を上昇させることに成功しました。

7.電子契約を導入して、契約業務をスムーズに進めよう

電子契約を導入することによって、印刷代や収入印紙代の費用を削減できることに加えて、
引先企業との契約書業務をスムーズに進められるようになります。
業務効率を改善して、企業の生産性を上げたい場合は、電子契約を導入してみましょう。