契約書の取り交わしはメールでも大丈夫?注意点を詳しく解説 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

契約書の取り交わしはメールでも大丈夫?注意点を詳しく解説 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

契約書の取り交わしはメールでも大丈夫?注意点を詳しく解説 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

契約書の取り交わしはメールでも大丈夫?注意点を詳しく解説

メールを送っている様子

契約書は郵送でやり取りをしている会社がほとんどでしょう。
しかし、現在電子化が進みつつあり、メールで契約書を取り交わすことができれば、楽と考えている方も多いかもしれません。

本記事では契約書の取り交わしがメールでもできるのかについて解説します。
取り交わす際の注意点についても紹介しているので、ぜひ確認してください。

1. 契約書の取り交わしはメールでもできる?

電子契約書に署名する

契約書の取り交わしをメールで行うことは可能です。
メールでも契約書の取り交わしができるのかについては、契約の定義から確認していく必要があります。

どういった条件で契約が成立するかを理解することは、不当な契約を防止するという意味でも欠かせません。
しっかりと理解しておくようにしましょう。

1-1. 契約は互いの同意があれば成立する

契約とはどのような方法であっても互いの同意があれば成立します。
そのため、紙であってもメールであっても互いの同意のもと契約を結んでいるという共通認識があれば、契約が成立すると考えてください。

そして契約が成立するためには、契約書が必ずしも必要というわけではありません。
互いの同意が取れていることが条件なので、注文書や請書だけでも契約は成立すると考えられます。

また、口頭で同意が取れているような場合においても、契約は成立しています。

契約と聞くと、契約書をきちんとしたフォーマットで取り交わさないと成立しないというイメージがある方もいるでしょう。
しかし、実際にはそのようなことはなく、互いの同意さえあればどのような条件であっても契約は成立します。

しかし、契約書を取り交わしておくことは、契約が締結している証拠にもなるので、なるべく契約書を利用するようにしてください。

1-2. 効力は全く変わらない

書面の場合とメールの場合と比較した際に、契約としての効力に違いがあると思う方もいるでしょう。
しかし、どのような契約方法であっても、通常の契約と効力はまったく変わりません。

そのため、メールを利用した場合でも紙と同じような効力を発揮させることが可能です。
万が一、契約内容違反のような問題があって、裁判沙汰になった際に契約書をメールで取り交わしていることが不利になることはないので安心してください。

2. 契約書の取り交わしをメールで行うときの注意点

注意を呼びかける

メールで契約書を取り交わせるのは、遠方にいる相手に対してもスムーズに契約を締結させることができるので便利です。
しかし、メールで契約書を取り交わすからこそ注意しなければいけない点もあるので覚えておきましょう。

2-1. 契約書を改ざんされる可能性がある

メールで契約書を取り交わすと、改ざんされるリスクがあります。
契約が締結となった後に、最終的なチェックは行うのですが、見落としてしまう可能性はゼロではありません。

その結果、相手にとって有利になる契約を結んでしまい、大きなトラブルに繋がる可能性があります。

こういった背景から、メールで契約書を送付する場合は、S/MIME(エスマイム)を使用することが公的には推奨されています。
S/MIMEとは、送信者の身元の証明やなりすましの防止、メールの改ざんの検知などを行ってくれるツールです。

契約自体は互いの同意があれば成立すると説明しましたが、契約書自体は信書に該当しているため、改ざんや漏洩があってはならないと法律で定められています。
そのため、信書の郵送方法に関しては法律で規定されており、それに準じて行わなくてはいけないので注意しなくてはいけません。

どのような方法でも契約書を郵送すればいいというわけではないので覚えておくようにしましょう。
メールでの契約書を有効なものにするためには、改ざんや漏洩のリスクを最小限にしておくことが大切です。

2-2. 相手側と内容を精査しておく

契約書の内容については、事前に相手側としっかりと精査をしておいてください。
どちらか一方に不利な条件を無意識に記載している可能性もあります。

理想としては、相手側にメールで契約書の案文を送って、それに納得してもらったら契約書を送るという形にしてください。

先にこちらが契約書にサインをしたうえで相手に渡してしまうと、何かミスがあった場合に修正するのが難しくなってしまいます。
一度、契約書にサインをすると後から対応するのが大変になるため、内容に問題がないかはしっかりと確認しておいてください。

一般的にはあり得ないような内容が記載されていたとしても、契約書にある限りはほとんどの場合、有効になってしまいます。
契約書の取り交わしによるトラブルはたくさん発生しているので注意しましょう。

3. 適切な契約の取り交わし方法

郵便物をポストに入れる

契約書を取り交わす方法はメールでも問題ありません。
しかし、トラブル防止の観点から考えると、避けておいたほうが賢明な場合もあります。

どのような方法で契約を取り交わすのが適切なのかについて確認していきましょう。

3-1. 日本郵便から信書を送る

日本郵便を利用して郵送するのが最も確実に効力のある契約書を取り交わす方法です。
なぜ、日本郵便でなくてはいけないのかというと、契約書は信書であるため、日本郵便株式会社と国が許可した信書便事業者のいずれかで郵送しなければいけないと定められているからです。

信書を他の方法で郵送すると、法律違反となってしまうので注意しなくてはいけません。
日本郵便では、手紙やはがき、レターパックのようなサービスで信書を郵送することが可能です。

これらの方法で郵送できないサイズの信書や、特殊な形状のものを郵送したい場合は、特定信書郵便事業者を利用する必要があるので覚えておきましょう。

アナログで面倒な方法に思えるかもしれませんが、トラブルを少しでも減らすためにはこの方法が最も効果的です。

現在でも社内のIT化が進んでいるのにもかかわらず、契約書だけは郵送しているという会社も少なくはありません。

3-2. クラウド型電子契約システムを利用する

郵送に代わる契約書の送信方法として、クラウド型電子契約システムがあります。
送信者が契約書の電子ファイルをアップロードして、相手のメールへと送信、受信側がURLから契約書を確認して、同意することで契約締結になるという仕組みです。

メールと同じような仕組みに思えるかもしれませんが、この方法は法的に信頼性が高いと認められているのがポイントです。
実際にクラウド型電子契約システムを導入している企業はどんどん増えつつあり、今後は契約書の送受信方法として主流になっていくと考えられます。

最大のメリットは、契約の送受信者に事前準備の手間や負担がまったくかからないという点です。
契約書の送付方法について悩んでいる方は、ぜひクラウド型電子契約システムの利用を検討してみてください。

4. 契約書の取り交わしはメール以外の信頼性のある方法がおすすめ

契約を結ぶ握手

契約書の取り交わしはメールでも行えます。
しかし、トラブルが起こるリスクを減らして、信書を送る手段として有効と認められるためには、他の方法で送付をしたほうがいい場合が多いでしょう。

クラウド型電子契約システムであれば、遠方にいる相手でもすぐに契約の締結ができます。
郵送をして返送を待っている時間を解消したい方は、ぜひクラウド型電子契約システムの導入を検討してください。

FURUYA

FURUYA

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

電子契約のピックアップ

新着記事