電子契約書の作成方法マニュアル！仕組みや注意点などを詳しく解説
近年契約書の作成などでよく用いられるようになってきた方法が、電子契約書です。何気なく署名をしているかもしれませんが、そもそも電子契約書とはどのような仕組みになっているのでしょうか。
当記事では、電子契約書の仕組みや作成上の注意点などについて詳しく説明します。
電子契約はコスト削減や業務効率の改善だけがメリットではありません。法的効力を持っていて、安全性が高いことをご存知でしょうか。契約締結や送信の履歴・証拠を残すという点でも、実は書面契約より使い勝手よく運用可能です。
ガイドブックでは、電子契約の仕組みや実際の業務フロー、電子契約の根拠となる法律や電子契約のサービスを導入するまでに準備すべきことまでを網羅的に解説しており、これ一冊で電子契約の仕組み理解から導入まで対応できる資料になっています。興味がある方は、ぜひ資料をダウンロードしてご活用ください。
▼「【最新版】電子契約の始め方ガイドブック」資料でお悩み解決！
・書面契約との違い
・法的有用性
・電子化できる契約書の種類
・導入メリット、効果 など
1.電子契約書の仕組み
電子契約書の仕組みはそれほど難しくありません。まず契約書の送信者は、PDFなどの形式で作成した契約書を電子契約サービスを介して取引先などに送信します。
受診者側は、送られてきたURLにアクセスし、問題がなければ電子署名を行います。送信者と受信者双方の署名が終わったら、署名の日時や書類が電子契約サービスに保存され、完了となります。
しかし、このプロセスの中には、なりすましや改ざんを防ぐための手法がいくつも織り込まれているのです。
では、その仕組みについて詳しく見ていきましょう。
1-1.公開鍵暗号方式
電子契約書の仕組みで非常に重要となるのが公開鍵暗号方式です。公開鍵暗号方式とは、その契約書が確かに本人によって作成されたか、改ざんされていないかを確認するための技術です。
送信者がPDFなどで契約書を作り送信すると、その契約書はハッシュ値と呼ばれる関数によって文字列に変換されます。ハッシュ値は、元の文章から作られるものですが、ハッシュ値から元の文章を復元することはできません。さらに契約書から作成されたハッシュ値を暗号化するため、秘密鍵を使います。
一方で、契約書の受信者は、暗号化されたハッシュ値を受け取ることになるので、まずそのハッシュ値を解読しなければなりません。そこで必要となるのが、秘密鍵に対応した公開鍵です。受信者は公開鍵を使ってハッシュ値を解読し、さらに契約書の文章からハッシュ値を算出します。
受信者が計算したハッシュ値と、公開鍵を使って解読したハッシュ値が一致すれば、その文章が改ざんされていないこと、確かに送信者から送られてきていることが確認できるのです。
1-2.タイムスタンプ
電子契約書を作成する際には公開鍵暗号方式が用いられますが、タイムスタンプを付与することでよりセキュリティを高めることも可能です。
タイムスタンプは、公開鍵暗号方式とは異なり、特定の時刻に文書が存在していたこと、特定の時刻からその文書が改変されていないことを証明するものです。
まず、利用者が電子文書を作成すると、ハッシュ値が計算されます。
利用者が時刻認証局（TSA）にタイムスタンプを要求すると、TSAは発行されたハッシュ値に時刻情報を付与したタイムスタンプを発行します。
そのタイムスタンプが付与されていれば、時間が経過してもハッシュ値を確認することで文書が改ざんされていないか判断できるのです。
こうしたセキュリティに守られて、電子契約書は法的な効力を保っているのです。
2.電子契約書の作成方法
電子契約書を導入したいと思った場合、まずは電子契約書の作成方法について知らなければなりません。電子契約書自体の作成はそれほど難しくありませんが、その前の準備に時間がかかります。
では、電子契約書の作成方法について詳しく見ていきましょう。
2-1.電子契約書を導入する前にやっておくべきこと
電子契約書を導入する前に、まず現在の契約書の管理体制を確認する必要があります。
現在どのくらいの契約書が保管されているのか、どのような機能を持つ電子契約書サービスであれば使いやすいのか、どの程度の保管要領が必要なのかを確認しましょう。こうした点を確認しないままサービスだけを契約してしまうと、使いこなせない恐れがあります。
続いて、電子契約システムを選びます。
電子契約システムにもさまざまなものがあり、特色が異なります。場合によっては、自社システムと連携できるサービスもあるので、自社のシステム担当者と相談しながらサービスを選ぶようにしましょう。
自社に合っていると思われるサービスを選んだなら、最後に社内外に通知する必要があります。
紙媒体の契約書から電子契約書への変化は非常に大きいので、十分前もって通知し、研修などで使い方を教えておくことが重要です。
2-2.電子契約書の作成
電子契約書の作成は、慣れてしまえばそれほど難しくありません。
まず、当事者間で合意した内容を記載した契約書をパソコンで作成し、PDFにします。クラウドサービスを利用している場合には、そのPDF化した契約書をアップロードし、自社の署名を行います。
その後、契約書を相手方に送信すると、相手に契約書に署名するためのURLが発行されるでしょう。相手はそのURLから契約書にアクセスし、電子署名を行って契約書の締結が完了です。
双方が署名した契約書は保管されますが、双方がダウンロードして保管することもできます。
3.電子契約書を作成する上での注意点
電子契約書を作成するうえでは、注意すべき点がいくつかあります。契約書が無効になってしまう恐れもあるので、ぜひ注意点について覚えておくようにしましょう。
それでは、電子契約書を作成する際の注意点を3つ見ていきましょう。
3-1.相手方に費用が発生することがある
すべてのケースではありませんが、電子契約サービスを導入することで相手方に費用が発生することがあります。せっかく電子契約サービスを導入しても、相手方が導入を拒否してしまってはサービスを利用できません。
相手方も、電子契約書を利用する際に費用が発生したり、メリットを感じなかったりする場合には、電子契約書の作成を拒否することでしょう。
さらに、セキュリティ面で不安を覚え、やはり書面での契約書がよいと考えるかもしれません。
3-2.電子契約が使えない契約類型がある
電子契約は移動などの手間がかからずとても便利な方法ですが、すべての契約で有効とされているわけではありません。電子契約が使えない契約類型があるので注意が必要です。
たとえば、電話勧誘販売や訪問販売における契約では、特定商品取引法によって書面での契約書作成が求められています。
さらに不動産業や建設業においては、1回の取引の金額が非常に大きいため、書面の契約書を交付しなければなりません。
加えて、公正証書の作成が必要となるような契約の場合も、書面で契約書を作成する事が必要です。
どのような契約内容なのかをしっかり確認して電子契約書を作成するようにしましょう。
3-3.社内教育が重要
電子契約書の作成においては、社内教育をしっかり施しておくことが重要なポイントです。
電子契約サービスの利用方法についてはもちろんのこと、電子署名やタイムスタンプの意味、電子署名法などの法律などについても知っておく必要があるでしょう。
さらに、電子署名サービスを利用するのが誰なのかをはっきりさせておくことも必要です。契約書は機密性の高い書類なので、不特定多数の人が電子契約サービスを利用することがないように注意しましょう。
4.電子契約サービスを導入してスムーズな契約締結を！
電子契約書は、高いセキュリティに守られており、電子契約サービスを利用すればしっかりと機密性を守ることができます。
電子契約サービスによって比較的簡単に作ることができるので、取引相手の同意を得て導入を検討してみましょう。
電子契約はコスト削減や業務効率の改善だけがメリットではありません。法的効力を持っていて、安全性が高いことをご存知でしょうか。契約締結や送信の履歴・証拠を残すという点でも、実は書面契約より使い勝手よく運用可能です。
ガイドブックでは、電子契約の仕組みや実際の業務フロー、電子契約の根拠となる法律や電子契約のサービスを導入するまでに準備すべきことまでを網羅的に解説しており、これ一冊で電子契約の仕組み理解から導入まで対応できる資料になっています。興味がある方は、ぜひ資料をダウンロードしてご活用ください。
▼「【最新版】電子契約の始め方ガイドブック」資料でお悩み解決！
・書面契約との違い
・法的有用性
・電子化できる契約書の種類
・導入メリット、効果 など
電子契約のピックアップ
-
電子サインで契約書の法的効力は担保される？電子署名との違いもあわせて解説！
電子契約
公開日：2022.06.22更新日：2022.12.09
-
電子署名とは？電子署名の仕組みや法律などわかりやすく解説
電子契約
公開日：2021.06.18更新日：2023.01.20
-
電子署名の認証局の役割とは？｜仕組みと種類をご紹介します！
電子契約
公開日：2021.07.01更新日：2023.01.20
-
電子署名の社内規程のポイントをサンプル付きで解説
電子契約
公開日：2021.10.05更新日：2022.12.08
-
脱ハンコとは？メリット・デメリットや政府の動きについて解説！
電子契約
公開日：2022.06.14更新日：2023.01.25
-
BCP（事業継続計画）対策とは？重要性やマニュアル策定の手順をわかりやすく解説
電子契約
公開日：2022.09.15更新日：2022.12.13
