紙の契約書の処理に時間がかかり、電子契約サービスの導入を考える企業が少なくありません。しかし、電子契約導入のネックとなっているのが、法的効力やセキュリティについての懸念です。電子契約は、実は書面契約と同等かそれ以上の安全性を持ち、近年の法改正によってどんどん利用範囲が広がっている契約方法です。

この記事では、電子契約と書面契約の違いを多角的に比較し、電子契約に切り替えた際のメリットを解説します。

1.電子契約とは何か

そもそも電子契約とは、書面ではなく電子ファイルで契約書を作成し、インターネットを通じて契約を締結する方法を指します。

電子契約では、契約当事者が書面契約における「押印」の代わりに「電子署名」をおこなうことで、証拠力を担保しています。電子契約を導入する前に、まず電子署名を使った電子契約の仕組みを確認しましょう。

2.電子契約と書面契約の違いを徹底比較

電子契約のシェアの拡大は、電子契約のメリットが企業に浸透しつつあることを示しています。書面契約と比較し、電子契約にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

電子契約と書面契約の違いは下記のようなものがあります。

	電子契約	書面契約
形式	PDF・電子データ	紙
法的効力	電子署名	印鑑
保管スペース	サーバー上	書類棚、キャビネット内等
送付方法	インターネット上	郵送
印紙税	不要	200円～2000円
印刷	不要	必要
関連する法律	電子署名法 電子帳簿保存法	民事訴訟法 法人税法

書面契約ではなく、電子契約をおこなうメリットとデメリットについて確認しましょう。

2-1.電子契約を導入するメリット

電子契約を導入することのメリットは大きく分けて3点あります。
①契約にかかるコストの削減
②業務効率の向上
③紛失等のリスクの軽減

①契約にかかるコストの削減

契約が電子上で完結するため、契約書の印刷費用や郵送にかかる封筒や切手などの費用が不要になります。
また、契約書類は原則7年の保管が必要です。保管用のキャビネットやファイルの手配だけでなく、契約書類が多い場合には倉庫やレンタルスペースを利用することもあります。電子契約を導入することで、これらの費用も削減することができます。
電子契約はシステム利用料金はかかりますが、契約の締結が頻繁におこなわれる企業の場合はコスト削減になる可能性が高いといえます。

②業務効率の向上

オンライン上でのやり取りになることで、業務フローが可視化され、社内での書類作成だけでなく、取引先からの契約書類の回収もスムーズになります。
昨今はリモートワークが広まり、書面契約の場合は、承認者の次の出社日まで対応が止まってしまうといったタイムロスが発生するケースも増加しています。
契約書を確認したいと思った場合でも、該当書類をデータベース上で検索し、手間をかけずに確認することが可能です。

③紛失等のリスクの軽減

電子契約だと、リアルタイムで送受信が可能であるため郵送中や保管中の紛失が発生しにくくなります。また、契約の締結期限が近づくとアラート機能で期限超過が発生しないようリマインドしてくれる期限管理機能のあるシステムもあり、うっかり契約期限を超過してしまうといったミスも防止できます。

2-2.電子契約を導入するデメリット

電子契約は書面契約と比べ、契約にかかる手間や工数が少ないのも特徴です。

（種別：郵送などの手間、保管のスペース）
電子契約：不要、不要
書面契約：必要、必要

電子帳簿保存法の要件を満たせば、契約書などの帳簿書類を電子ファイルの状態で保管できます。また電子契約なら、書類の印刷・製本・郵送の手間も、保管スペースの確保も必要ありません。

2-3.収入印紙の取り扱い

通常、契約書には印紙税という契約書類にかかる税金を支払うための証票である「収入印紙」が必要です。収入印紙は契約内容の取引金額によって金額が異なります。
電子契約は印紙税法で定められた課税対象からは除外されるため、印紙税は非課税収入印とされています。よって、収入印紙、及び印紙税の納付は必要ありません。

2-4.契約にまつわる法律と法的根拠

書面契約から電子契約に切り替えるとき、気になるのが法的根拠の問題です。電子契約と書面契約に関わる法律は次の通りです。

電子契約：電子署名法、電子帳簿保存法

書面契約：民事訴訟法、法人税法など

電子契約の法的効力は電子書名法（電子署名及び認証業務に関する法律）第3条により、下記のように規定されています。

「電磁的記録であって情報を表すために作成されたものは、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名がおこなわれているときは、真正に成立したものと推定する」

電子署名及び認証業務に関する法律｜e-Gov法令検索

契約書に電子署名などの手段で署名する限り、書面契約と同等の法的効力が得られます。

また、契約書などの帳簿書類の保存について定めているのが電子帳簿保存法です。電子帳簿保存法では、「タイムスタンプの付与」「訂正・削除の履歴の保存」といった要件を満たす限り、電子契約書を印刷せず、電子ファイルの状態で保管することを認めています。

3.電子契約を導入するには？

書面契約から電子契約へ切り替える場合、必要な機能がパッケージ化された電子契約サービスを導入するのが一般的です。まずは自社が作成する必要のある文書を洗い出し、対応した電子契約サービスを選定しましょう。

また、現場の契約実務も変わるため、社内ルールの整備や見直しも必要です。スムーズに電子契約に切り替えるためにも事前準備をきちんとおこなう必要があります。

3-1.自社の契約の洗い出し

電子契約の導入で多いのが、「電子契約サービスを導入したものの、電子契約に対応できなかった」という失敗事例です。まずは関連部署にヒアリングをおこない、自社で締結する可能性がある契約を洗い出しましょう。

次に、取引先の合意が無ければ電子契約をおこなうことはできないため取引先への周知や確認をおこないます。また、現状の法律では一部完全電子化ができない書類があります。任意後見契約書や農地の貸借契約書は電子化ができないものであるため注意しましょう。対外的な契約だけでなく、社内向けの誓約書、納品書、雇用契約書などの作成が可能なサービスもあります。

3-2.電子契約サービスの選定

電子契約サービスの選定にあたって、次のようなポイントを比較しましょう。

①そのサービスを使うことで、どの程度の工数を削減可能か
②十分な費用対効果を得られそうか
③サポート体制が充実しており、わからない点やつまずいた点にすぐ回答がもらえるか

とくに費用対効果については、電子契約サービスの初期費用や月額料金、電子文書の送信料金などのコストを考慮し、十分見合ったメリットが得られるかどうか事前に検討することが大切です。

3-3.社内稟議・検討

書面契約から電子契約に切り替えることで、社内稟議や承認フローも大きく変化します。電子契約をスムーズに導入するには、まず現場の担当者の理解を得ることが大切です。電子契約システムの運用方法の浸透のため、勉強会の開催やマニュアルの作成なども検討しましょう。

また、文書への押印から電子文書への電子署名に変わることで、従来の印章管理規程の見直しも必要になってきます。

このように電子契約サービスを導入するには、様々なステークホルダーを巻き込み、規定づくりなどもしなければならないため、漏れがないように準備をしなければなりません。

当サイトでは、上述したような漏れがないように、導入するまでの6つのチェックリストとチェックシートのテンプレートをまとめた資料を無料で配布しております。

電子契約サービスを導入検討中のご担当者様は、こちらから「電子契約の始め方ガイドブック 」をダウンロードしてご確認ください。

4.電子契約で郵送費や人件費を抑制可能

電子契約は書面契約と同等かそれ以上の安全性がある契約方法です。郵送などの手間がなく、保管スペースも必要ないため、事務経費・人件費がかかっていた契約業務を効率化できます。

郵送や印刷、保管にかかる費用や印紙代も不要のため、コスト削減を考える企業にも電子契約はおすすめです。電子契約と書面契約を比較し、自社に合った契約方法を選びましょう。