電子契約と書面契約の違いとは?切り替えたらどうなるのか丸わかり! | jinjerBlog

電子契約と書面契約の違いとは?切り替えたらどうなるのか丸わかり!

紙の契約書の処理に時間がかかり、電子契約サービスの導入を考える企業が少なくありません。しかし、電子契約導入のネックとなっているのが、法的効力やセキュリティについての懸念です。電子契約は、実は書面契約と同等かそれ以上の安全性を持ち、近年の法改正によってどんどん利用範囲が広がっている契約方法です。

この記事では、電子契約と書面契約の違いを多角的に比較し、電子契約に切り替えた際のメリットを解説します。

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電子契約

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1.電子契約とは何か

そもそも電子契約とは、書面ではなく電子ファイルで契約書を作成し、インターネットを通じて契約を締結する方法を指します。

電子契約では、契約当事者が書面契約における「押印」の代わりに「電子署名」をおこなうことで、証拠力を担保しています。電子契約を導入する前に、まず電子署名を使った電子契約の仕組みを確認しましょう。

1-1.電子契約の仕組み

電子契約の安全性を担保しているのが、第三者機関の認証局です。

まず、電子契約書の送信者(A)は、認証局に「電子証明書」の発行申請をおこなう必要があります。認証局はAの在籍確認などをおこない、電子証明書とA本人を紐付けます。

また、電子署名には、秘密鍵・公開鍵の2つの鍵を使う「公開鍵暗号方式」と呼ばれる暗号技術が採用されています。認証局はAに対し、Aしか知り得ない秘密鍵と、秘密鍵とペアになった公開鍵を発行します。

手続きが完了したら、Aは文書に電子署名をおこない、電子証明書付きの文書を契約相手(B)に送信します。

電子署名では、内部的に次の処理がおこなわれています。

1. Aが文書を圧縮し、ハッシュ値(40桁の英数字のこと)を作成する
2. Aが「秘密鍵」でハッシュ値を暗号化し、電子証明書付きの文書をBに送信する
※ハッシュ値を暗号化するのは、文書全体を暗号化すると時間がかかるため
3. Bが電子証明書に格納された「公開鍵」を使い、ハッシュ値を復号化する
4. Bが文書のハッシュ値を作成し、復号化したハッシュ値と比較する

2つのハッシュ値が一致すれば、その文書がA本人に作成されたことを証明できます。

電子署名は安全性が懸念されることがありますが、実は第三者機関の認証局の存在により、書面契約と同等かそれ以上の安全性が確保された契約方法です。

1-2.電子契約のシェアの伸長

矢野経済研究所の調べによると、電子契約サービス市場は拡大を続けており、2019年の総売上高は前年比74.4%増の68億円でした。2024年には市場規模が264億円に拡大することが予測されており、電子契約のシェアは順調に伸長しています。[注1]

電子契約サービスが普及した背景として、新型コロナウイルスの感染予防対策により、在宅勤務制度を採用する企業が増加した点が挙げられます。

今後もテレワークやリモートワークが常態化すると見られ、出社せずに契約業務をおこなえる電子契約サービスの導入は必要不可欠なものとなりつつあります。

[注1] 矢野経済研究所:電子契約サービス市場に関する調査を実施(2020年)

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2.電子契約と書面契約を徹底比較

電子契約のシェアの拡大は、電子契約のメリットが企業に浸透しつつあることを示しています。書面契約と比較し、電子契約にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

ここでは、「契約にまつわる法律と法的根拠」「契約にかかる手間と工数」「契約にかかる費用」の3つの視点から、電子契約と書面契約の違いを表にしてまとめました。

2-1.契約にまつわる法律と法的根拠

書面契約から電子契約に切り替えるとき、気になるのが法的根拠の問題です。電子契約と書面契約に関わる法律は次の通りです。

(種別:法的効力、帳簿書類の保存)
電子契約:電子署名法、電子帳簿保存法
書面契約:民事訴訟法、法人税法など

電子契約の法的効力は電子署名法第3条により、「電磁的記録であって情報を表すために作成されたものは、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名がおこなわれているときは、真正に成立したものと推定する」と規定されています。契約書に電子署名などの手段で署名する限り、書面契約と同等の法的効力が得られます。

また、契約書などの帳簿書類の保存について定めているのが電子帳簿保存法です。電子帳簿保存法では、「タイムスタンプの付与」「訂正・削除の履歴の保存」といった要件を満たす限り、電子契約書を印刷せず、電子ファイルの状態で保管することを認めています。

2-2.契約にかかる手間と工数

電子契約は書面契約と比べ、契約にかかる手間や工数が少ないのも特徴です。

(種別:郵送などの手間、保管のスペース)
電子契約:不要、不要
書面契約:必要、必要

電子帳簿保存法の要件を満たせば、契約書などの帳簿書類を電子ファイルの状態で保管できます。また電子契約なら、書類の印刷・製本・郵送の手間も、保管スペースの確保も必要ありません。

2-3.契約にかかる費用

一方、契約にかかる費用の点ではどうでしょうか。

(種別:事務経費・人件費、印紙代)
電子契約:低い、不要
書面契約:高い、必要

従来の契約手続では、紙の契約書を2部作成し、相手方に郵送したり、持参したりするといった事務作業が必要でした。しかし、電子契約では契約手続がオンラインで完了するため、こうした事務作業をなくし、バックオフィス業務を縮小できます。

また、電子ファイルで作成した契約書は、印紙税法における「課税文書」には当たりません。収入印紙の貼付が不要なため、印紙代の削減も可能です。

3.電子契約を導入するには?

書面契約から電子契約へスムーズに切り替えるには、事前の準備作業が重要です。電子契約に切り替える際、必要な機能がパッケージ化された電子契約サービスを導入するのが一般的です。まずは自社が作成する必要のある文書を洗い出し、対応した電子契約サービスを選定しましょう。

また、現場の契約実務も変わるため、社内ルールの整備や見直しも必要です。

3-1.自社の契約の洗い出し

電子契約の導入で多いのが、「電子契約サービスを導入したものの、自社で扱う書類に対応していなかった」という失敗事例です。まずは関連部署にヒアリングをおこない、自社で締結する可能性がある契約を洗い出しましょう。

対外的な契約だけでなく、社内向けの誓約書、納品書、雇用契約書などの作成が可能なサービスもあります。

3-2.電子契約サービスの選定

電子契約サービスの選定にあたって、次のようなポイントを比較しましょう。

1. そのサービスを使うことで、どの程度の工数を削減可能か
2. 十分な費用対効果を得られそうか
3. サポート体制が充実しており、わからない点やつまずいた点にすぐ回答がもらえるか

とくに費用対効果については、電子契約サービスの初期費用や月額料金、電子文書の送信料金などのコストを考慮し、十分見合ったメリットが得られるかどうか事前に検討することが大切です。

3-3.社内稟議・検討

書面契約から電子契約に切り替えることで、社内稟議や承認フローも大きく変化します。電子契約をスムーズに導入するには、まず現場の担当者の理解を得ることが大切です。電子契約システムの運用方法の浸透のため、勉強会の開催やマニュアルの作成なども検討しましょう。

また、文書への押印から電子文書への電子署名に変わることで、従来の印章管理規程の見直しも必要になってきます。
このように電子契約サービスを導入するには、様々なステークホルダーを巻き込み、規定づくりなどもしなければならないため、漏れがないように準備をしなければなりません。

当サイトでは、上述したような漏れがないように、導入するまでの6つのチェックリストとチェックシートのテンプレートをまとめた資料を無料で配布しております。

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4.電子契約で郵送費や人件費を抑制可能

電子契約は書面契約と同等かそれ以上の安全性がある契約方法です。郵送などの手間がなく、保管スペースも必要ないため、事務経費・人件費がかかっていた契約業務を効率化できます。

印紙代も不要のため、コスト削減を考える企業にも電子契約はおすすめです。電子契約と書面契約を比較し、自社に合った契約方法を選びましょう。

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