電子印鑑を無料で作成する方法とは?利用時のメリット・デメリットをあわせて解説 - ジンジャー(jinjer)|人事データを中心にすべてを1つに

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電子印鑑を無料で作成する方法とは?利用時のメリット・デメリットをあわせて解説

電子印鑑を押す様子

働き方改革などによってテレワークや在宅勤務が推進されているなかで、「電子印鑑」への注目がより一層集まってきています。
電子印鑑を作成する方法はさまざまですが、コストのことを考えると無料で作成したいという担当者の方もいるでしょう。

本記事では、電子印鑑を無料で作成する方法や無料で作成するメリット・デメリットなどを解説します。

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1. 電子印鑑が普及している背景とは?

データに電子印鑑を押す様子

ハンコに代わって電子印鑑が普及している背景の一つとして、働き方改革の推進が大きくあるでしょう。

2021年5月、働き方改革関連法案の一つである「デジタル改革関連法」が成立し、政府によって「脱ハンコ」を推し進める動きが加速しています。これまで書面の交付が義務付けられていた契約の電子化が認められ、電子契約を適用できる範囲が徐々に広まっています。

また、電子署名法や電子帳簿保存法なども改正がおこなわており、従来よりも書面の電子化における規則が緩和されるようになりました。

さらに、リモートワークの普及も電子印鑑が普及している背景として大きいでしょう。

電子印鑑であればわざわざ出社することなく、電子上で押印作業から契約締結までを完了させることができるため、リモートワークを導入していても業務に支障が出ることが少なくなります。

2. 電子印鑑を無料で作成する方法

無料の電子印鑑を案内する女性社員

ここからは、電子印鑑を無料で作成する方法について、場合別に紹介します。

2-1. エクセルやワードで作成する場合

エクセルとワードで電子印鑑を作成する場合は、下記の流れに沿っておこないます。

1.「挿入」から「図」を選択して円形を挿入
2. 設定を「塗りつぶしなし」に変更したのちに円の上に名字をテキストで入力
3. 全体のバランスを整えて図として保存

図の枠線は赤に設定して、より本物の印鑑のように作成するとよいでしょう。

2-2. その他フリーソフトで作成する場合

その他フリーソフトで作成する場合、どのソフトを使用するかによりますが、「名前(社名)」「印鑑の形」「字体」などの項目を入力・選択すれば、電子印鑑を自動生成することができます。

また、より実物に寄せた電子印鑑を作成したいのであれば、所持しているハンコの印影をスキャンして、画像データとして取り込むのも一つの方法です。

関連記事:電子印鑑の作成方法とは?作成するうえでの注意点もあわせて解説

3. 電子印鑑を無料で作成するメリット

電子印鑑を無料で作成するメリット

ここからは、電子印鑑を無料で作成するメリットを紹介します。

3-1. コストがかからない

電子印鑑を無料で作成することのメリットは、何と言ってもコストがかからない点です。
有料ツールを導入するかどうかを検討する際、それらの導入費用と導入による削減コストが、天秤にかけられることが多いでしょう。

一方、無料で電子印鑑を作成できるのであれば、費用対効果について検討する必要がなくなるため、社内に電子印鑑を導入しやすいといえます。

3-2. 効率的に押印できる

2つめのメリットは、効率的に押印ができる点です。
一度、印影データを作成してしまえば、コピー&ペーストや画像貼り付けで簡単に押印作業をおこなうことができます。

定期的な契約更新が多いという企業であれば、効率的な押印は大きなメリットの一つといえるでしょう。

4. 電子印鑑を無料で作成するデメリット

電子印鑑を作成するデメリット

ここからは反対に、電子印鑑を無料で作成するデメリットも紹介します。
メリットとあわせて確認しておきましょう。

4-1. 本人性の確認ができない

無料で電子印鑑を作成する場合は、第三者が同じデザインの電子印鑑を作成できるということを認識しておきましょう。
実際の印影をスキャンして作成したとしても、画像はコピーすることが可能であるため、確実に安心というわけではありません。また、逆に画像データから印鑑そのものを偽造されてしまうリスクもあるため、十分に注意したうえで作成する必要があります。

また、電子印鑑は、基本的にいつ誰が押印したものかの記録が残りません。そのため、万が一改ざんやなりすましなどが発覚したとしても、いつ誰が押印したのかを証明するのは非常に困難です。

4‐2. 作成に手間がかかることもある

基本的にフリーソフトは簡単に電子印鑑を作成することができますが、ヘルプデスクのようなものが設けられていないため、場合によっては思うように電子印鑑を作成できないことも考えられます。

そのため、ソフトやツールの操作に対してある程度のリテラシーがある人に、作成業務を任せる方がよいでしょう。

4-3. 取引先に説明する手間がかかる

印鑑に対して証拠能力をどの程度厳密に求めるかは、企業によって異なります。
試験的に電子印鑑を導入している企業もあれば、電子印鑑に対してガイドラインなどを制定して、厳密に運用している企業もあるでしょう。

そのため、自社で利用している電子印鑑が取引相手としてはNGで、有料のソフトを利用して作成した電子印鑑を求められる可能性も考えられます。

この場合、無料の電子印鑑を使用する場合、取引先に説明するのに手間がかかり、そもそも承諾してもらえない可能性が非常に高いでしょう。

5. 安全に利用するには有料の電子印鑑ツールがおすすめ

青い鍵穴

企業としてセキュリティを担保しておきたいのであれば、やはり有料の電子印鑑ツールがおすすめです。

電子署名やタイムスタンプの仕組みが電子印鑑に入っていれば、本人性や改ざんされていないことを証明でき、書面の内容に法的効力を持たせることができます。法的効力を持たせておくことによって、万が一トラブルが発生した場合に書面を証拠として提出することが可能です。

もし無料の電子印鑑を使用するのであれば、社内でのやり取りに留めるなど範囲を絞った方がよいかもしれません。

6. 無料の電子印鑑は場面を選んで使用するようにしよう

理解・納得

エクセルやワード、その他フリーソフトを利用することで、電子印鑑を無料で作成することは可能です。
ただし、無料で作成した電子印鑑が押印されている書類の場合、悪用や改ざんが容易にできてしまうことに加え、法的効力もありません。

万が一トラブルを避けるためにも、有料の電子印鑑ツールとあわせて利用したり、場面を絞って利用したりするのがおすすめです。

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MEGURO

MEGURO

HR NOTEのライター、総合求人サイトとシニア向け情報メディアの立ち上げを経て、現在はjinjer blogの運営に携わっています。 事業視点から、バックオフィスの重要性を啓蒙するコンテンツを作っています。 保有資格:ファイナンシャル・プランニング技能士(3級)

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