勤怠管理システムの導入について、「自社が希望しているスケジュールどおりに導入を進められるか不安」「拠点が点在しており、各拠点の要望に合わせた勤怠管理を実現するのは難しいのではないか」とお考えの方も多いのではないでしょうか。

今回は、実際に11拠点を持つ会社が「ジンジャー勤怠」の全拠点の導入を95日で成功させた事例をご紹介します。
スケジュールどおりに運用を開始できたポイントや複数拠点で導入を進める際のコツについて解説しますので、ぜひご参照ください。

1.「ジンジャー勤怠」を導入した背景

今回ご紹介するC社様は、従業員数580名の製造業を営んでいる会社です。
全国に11の拠点をもち、工場や事務所、営業所など各拠点によって、従業員の職種が異なるという特徴がありました。

C社様ではすでに、別の勤怠管理システムを導入していましたが、システムで対応できる打刻方法がタイムカードでの打刻のみでした。
そのため、営業職の従業員は営業先から打刻のために帰社をする必要があるなど、働き方に合わせた打刻ができないといった課題を抱えていました。

また、以前の勤怠管理システムでは、自社で集計したいと考えていたデータを自動集計することができませんでした。
結局、データを手動で集計する必要があったため、月末月初は給与計算を間に合わせるための集計作業に追われるなど、集計工数がかかっていました。

2.担当者の変更に伴い、現状のシステムを再検討

前章で記載したようにC社様では、「働き方に合わせた打刻ができない」や「集計工数がかかっている」といった課題がありました。
従業員も担当者もなんとなく使いづらいといったもやもやを抱えていましたが、慣例的にシステムを使っていたため、システムを見直す機会がありませんでした。

しかし、担当者が変更したタイミングで、勤怠管理の手法の見直しをおこないました。

C社様が「ジンジャー勤怠」に注目した理由は、出先での打刻に便利なスマートフォン打刻、PCを持っていない従業員の打刻にも対応できるタブレット打刻やIC打刻など、多彩な打刻方法に対応していたためでした。

また、集計項目が豊富で、打刻方法や拠点がバラバラでも、情報を集約した集計が可能だったため、「ジンジャー勤怠」の導入を決定しました。

3.＜実録＞95日で11拠点の運用開始を実現した導入スケジュールとは？

C社様では、新年度の4月から全拠点での本格運用を開始させたいと考えていました。
12月からの導入準備をスタートしたため、2ヶ月後には一部の拠点でテスト運用を開始、4ヶ月後には11拠点で本格運用をさせる必要がありました。
ここでは、C社様の4ヶ月間の動きを詳しく解説します。

＜1～2ヶ月目の動き＞自社の運用に合わせたシステムの設定

「ジンジャー勤怠」の導入を決定したC社様は、まず ジンジャー のカスタマーサクセスチームと初回のミーティングを実施し、運用開始時期に合わせた導入スケジュールを設計しました。
また、C社様が実現されたい勤怠管理をしていくために必要な要件を明確にし、設定が必要な項目のリストを作成しました。

▼ジンジャー勤怠_設定項目リストの一例（休暇設定部分の一部を抜粋）

その後は、週1回の頻度で ジンジャー カスタマーサクセスチームとのミーティングを実施し、段階的に設定をおこないました。
ミーティングでは、設定を進めていく上で発生した疑問点の解消をおこないました。
また、スケジュール通りに設定が進むように、次回のミーティングまでに設定しておくべき項目やその概要を確認しました。

さらに、設定中に生じた小さな疑問は、質問が多かった操作が随時更新されるヘルプページを活用したり、設定画面内に設置されている質問用チャットサポートを活用したりすることで、随時解消していました。

そのため、大きなつまづきもなく、当初予定していたスケジュール通りに設定を完了させることができました。

＜3ヶ月目の動き＞テスト運用の開始／集計結果の確認

3ヶ月目に突入し、基本的な設定が完了すると、現状のタイムカードの運用と ジンジャー 勤怠の運用を並行しながら、テスト稼働を開始しました。

テスト運用では、C社様の要件どおりの打刻や申請ができているかをチェックしたり、運用操作面での疑問を解消しました。
また、C社様が課題としていた集計についても、正しく結果が集計されているかを確認しました。
その際、現場の担当者や従業員からも「打刻画面がわかりやすい」「集計作業の工数が減った」「集計画面がとても見やすい」という感想もいただき、本番運用に向けた動きが本格化しました。

＜4ヶ月目の動き＞導入拠点を徐々に拡大

テスト運用や集計結果の確認が完了すると、一部拠点での本運用を開始しました。
本運用を開始してから生じた操作に関する疑問は引き続き週1回のミーティングの中で1つひとつ解消し、段階的に「ジンジャー 勤怠」を導入する拠点を増やしていきました。

その結果、当初に予定をしていたとおり4月に全11拠点での本運用開始を実現することができました。

4. 複数拠点での勤怠管理システムの導入を成功させたコツ

複数の拠点ごとに担当者が在籍している場合、拠点ごとに従業員の職種が異なったり、打刻方法が異なったりする場合があります。
ここでは、複数拠点でスケジュールどおりの導入を成功させるために、C社様が実施していた2つの工夫をご紹介いたします。

各拠点の管理者にWeb説明会を実施

C社様ではシステムを導入するにあたり、各拠点の管理者に月1回のWeb説明会を実施していました。
Web説明会では、導入する「ジンジャー 勤怠」への理解や使い方に関する説明はもちろん、各拠点でどういった勤怠管理ができるのが最適かといった要件や、運用をしていく上で生じる相談事項をキャッチアップする場としても活用していました。

現場でキャッチアップした内容は、ジンジャー のカスタマーサクセスチームとのミーティングで相談し、解決するようにしていました。

従業員に合わせたマニュアルの設置

C社様では、各拠点ごとに従業員の職種が異なり、働き方も大きく異なりました。
職種によっては、PCや社用携帯を持っていない従業員もいらっしゃったため、コピーした紙のマニュアルでラミネートを作成し、社内に設置するなど、従業員に合わせたマニュアルの設置を工夫しました。

マニュアル作成についても、ジンジャー のカスタマーカスタマーサクセスチームが該当するヘルプページのURLを共有し、ヘルプページ内容に沿ってマニュアルの作成をおこないました。
1から作成する必要がなかったため、比較的早くマニュアルも完成させることができました。

また、担当者が作成したマニュアルは ジンジャー のカスタマーサクセスチームとクオリティチェックをおこない、抜けもれがないかを確認しました。

その結果、従業員もスムーズに利用開始することができ、社内ツールとしてきちんと定着させることができました。

5. 従業員の利用が定着するまでがシステムの導入

今回は、複数拠点を持つC社の導入スケジュールを紹介しましたが、いかがでしたか？

勤怠管理システムは全従業員が毎日利用するツールの1つであるため、担当者にとっても、従業員にとっても使いやすいツールである必要があります。
特に、複数拠点を抱えている場合は、拠点ごとに打刻の要件が異なることもあります。
また、実際に運用をスタートしてからはじめて生じる疑問や要望もあることでしょう。

そのため、システムの導入を成功させるためには、テスト運用やその調整の時間も含めたスケジュールの設計が重要になります。

そして、疑問や新たな要望が生じた際にきちんとサポートをしてくれるカスタマーサクセスチームの協力がスムーズな導入につながります。

導入までは進んだものの、「運用工数が膨大にかかる」「使いづらくて運用にのらない」といった事態を避けるためにも、運用までのサポート体制がしっかりと整っているシステム会社を選ぶと良いでしょう。