会計報告書の書き方は?部活や町内会で必要な際の記載項目も解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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会計報告書の書き方は?部活や町内会で必要な際の記載項目も解説

報告書

会計報告書は、特定の組織や団体が活動内容に関して収支報告をする目的で作成します。主に子供会や町内会などの自治会、学校のPTA、部活動など、構成員から集めた会費や補助金を元手に活動する場面で使用されます。

会計報告書は、組織や団体の活動内容の可視化と同時に、収支や共有財産について、全構成員に対して情報の開示と共有をするために必要なものです。会計報告書に記載する項目に決まりはありませんが、作成には単式簿記を使用します。

今回は、会計報告書が扱われる主な3つの場面のほか、その必要性や記載項目・書き方について詳しく解説します。

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1. 会計報告書(収支報告書)

会計業務をする人

会計報告書とは、ある一定期間(大抵の場合4月〜翌3月の1年間)における収支をまとめた書類です。組織運営・活動を円滑にするためには、会計報告書を作成し、収支や用途、共有財産の残高について情報を開示し、全構成員に開示することが大切です。

1-1. 会計報告書と収支報告書の違い

会計報告書と収支報告書は単に呼び方の違いであって特筆する差分はありません。収支報告書以外にも、収支計算書と呼ばれることもあります。

いずれも記載する書類で、特に書式の規定はありません。

1-2. 会計報告書と決算報告書の違い

会計報告書と決算報告書は役割が似ている為混同しやすくなっていますが異なるものとして理解しましょう。

会計報告書は、「コミュニティ団体」が期末にコミュニティの関係者に対して行うお金の出入りの報告です。細かな書式の規定は無く、単式簿記で作成されます。

一方で、決算報告書は、「企業」が期末に株主や銀行、税務署に対して行う財務状況報告です。決算報告書は複式簿記で作成され、主に、貸借対照表、損益計算書、キャッシュフロー計算書の3つから構成されます。

イメージとしては、会計報告は内部の人(身内)に行うもの、決算報告は外部の人(ステークホルダー全体)に対して行うものと捉えて良いでしょう。

2. 会計報告書の必要性と目的

ビックリマーク

会計報告書が必要な理由は、活動内容を可視化し、組織全体の収支や保有財産と紐付けて情報を共有することです。

例えば打ち合わせと称した集まりで、構成員から経費として集めた共有財産で飲食代3千円を支払ったとします。この収支が会計報告書によって情報共有できていれば、集まった構成員の人数、打ち合わせ内容、飲食代の支出、共有財産の残高を各構成員が明確に把握できます。

一方、会計報告がされない場合を考えてみましょう。打ち合わせと称したお茶会や飲み会など活動外のことに経費が使われても、誰にも気づかれない可能性があります。共有財産の管理がずさんになり、実態が把握できない状態が続くと、構成員が不信感を募らせ、活動に対するモチベーションが低下してしまいます。

3. 会計報告書が扱われる場面

会議

会計報告書は、目的を持って活動している特定の団体が、その活動内容についての収支報告をするための報告書です。会計報告書が扱われる場面としては、主に次の3つが挙げられます。

3-1.子供会・ 町内会・自治会

会計報告書を扱う代表的な場面のひとつに、子供会や町内会、自治会があります。
町内会・自治会は、特定の範囲に住む住人たちの協力によって成立している任意団体で、その目的は地域住民の快適で不自由のない生活のサポートです。

主な活動としては、防災訓練や清掃活動のほか、住民が楽しめるイベントの運営なども含まれます。また、自治体によって活動内容が異なったり、地域の特性が現れる場合もあります。

しかし、どんな自治体であっても、参加住人から集めた会費や寄付金、補助金などを共有財産として使用し、活動している限り、活動内容に関する収支報告は必要不可欠です。

3-2. 学校のPTA

学校のPTAも、会計報告書の作成が必要なシーンに挙げられます。
PTAは、小学校や中学校に通う子供の「健全な成長」を目的に、その保護者と教師によって作られる団体です。一般的な活動内容としては、校内広報や学校行事の運営サポート、通学路や近隣繁華街のパトロールなどがあります。

PTAもまた、町内会・自治会同様、保護者からの会費を元手に活動を行っている団体です。そのため、活動内容についての収支をまとめ、会計報告書を作成・報告する必要があります。会計報告を行うことで収支管理を明確に把握し、組織にとっての適切な活動を継続できるでしょう。

3-3. 部活動

学校の部活動やサークル活動も、部費やサークル費を集めて活動している団体に当てはまるため、会計報告書の作成が必要な場合があります。部員やその保護者と収支内容を共有し、部費の使用用途について、不満や疑問が出ないようにすることが大切です。

4. 会計報告書の記載項目と書き方

テンプレ

会計報告書は単式簿記で作成します。記載する項目について規定はないため、各組織や団体の方針によって項目名や項目数もさまざまです。ここでは、明確な会計報告にために記載すべき項目とその書き方を紹介します。

4-1. 年度(会計報告期間)

該当の会計報告書がどの期間の収支を報告するものなのかを記載する項目です。
「令和○年○月○日〜令和○年○月○日」と、会計報告する期間についてわかりやすく明記しましょう。

関連記事:会計期間(事業年度)とは?決める際のポイントや累計期間との違いを解説

4-2. 収入の部・支出の部

活動団体の主な収入と支出を把握するための項目です。収入と支出、どちらに該当する活動内容なのかを分類します。

4-3. 収入内訳・支出内訳

活動団体の具体的な活動内容について収入・支出に分類して記載します。
収入の部は「科目:①会費収入 ②寄付金」、支出の部は「科目:①運営費 ②会議費 ③消耗品費」といったように、具体的に記載しましょう。

関連記事:会計帳簿とは?種類や会計帳簿をつける際の手順・ルールも解説

4-4. 予算実績・差異金額

収入内訳・支出内訳で明記した金額を記載します。予算額・実績額・差異金額の3つの欄を作成し、予算額の欄には活動にかかると見積もった計画ベースの金額、実績額の欄には実際にかかった金額、差異金額には予算と実績にあいだに生じたズレについて記載します。
そして、予算と実績の間にどれくらいのズレがあったのかを差異金額欄で把握します。

4-5. 摘要欄

収入内訳と支出内訳に記載した、活動についてメモ書きをする場所です。記載は任意ですが、新しい項目を追加したとき、差異金額の差が以上に大きいときは、摘要欄にその理由をしっかり明記しましょう。

4-6. 残高金額(繰越金額)

これまでに記載した全活動内容のあと、結果的にどれだけの資産が残っているのかを把握するための項目です。ここに記載した残高金額は翌年度の繰越経費として扱われ、活動資源の一部となります。報告時点での状態を十分把握しておくことがポイントです。

4-7. 署名欄

会計報告書を作成した人物と、記載内容のチェックを担当した人物を把握するための項目です。署名欄は、日付とともに記入するのが一般的です。会計報告書に記載された活動内容や報告内容について何らかの問題が確認されたとき、署名欄に記載された担当者に事情の説明を受けることが可能です。

5. 会計報告書の作成例

報告書の作成

一般的な記載項目をそれぞれどのように記載すれば良いのか実際のフォーマットに倣って見ていきましょう。

ここではMicrosoftが無料で提供している Excelのテンプレートを用いて解説していきます。他にも、インターネット上で無料テンプレートが配布されているので適宜活用すると会計報告書がスムーズに作成できます。

前の章で解説した各項目は下記のように表記します。

①年度(会計期間)
②収入の部・支出の部
③収入内訳・支出内訳
④予算実績・差異金額
⑤摘要欄
⑥残高金額(繰越金額)
⑦署名欄kaikehokokusho参考:会計報告書 (町内会・自治会)SAMPLE|Microsoft に加筆

6.全体報告での会計報告書の読み上げ方

報告する女性

基本的には前項で紹介した各項目について、順に読み上げていけば問題はありません。

しかし、発表時間や聞きやすさを意識して、団体において特に重要な部分を中心に説明すると良いでしょう。その際は、前年の数値を用いながら、前年と比べてどのように収支が変化したのかを端的に伝えることが効果的です。

また、来期への繰越金額と、今期のお金の増減やその理由も合わせて報告しましょう。

7. 会計報告書は収支や共有財産の状況を明確に情報共有するために必要

情報共有

会計報告書は、組織や団体の活動内容を可視化し、収支の内訳や使用用途、共有財産の状況について、組織全体で情報共有するために必要なものです。自治体や町内会、学校のPTA、部活動など、さまざまな場面で扱われ、特別な知識がなくても簡単に作成できます。

会計報告書に記載する項目にはっきりとした規定はありません。組織や団体ごとに、適切な項目を記載できます。年度や収支の部、収支内訳、予算実績と差異金額、摘要欄、残高金額、署名欄などの項目を記載すれば、最低限記載すべき項目は押さえられるでしょう。

円滑で適切な活動を継続するためにも、会計報告書は収支内訳や残高金額をひと目で把握できるよう、わかりやすく作成することが大切です。

関連記事:会計とは?業務の流れや経理・財務・簿記との違いを解説

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目黒颯己

目黒颯己

HR NOTEのライター、総合求人サイトとシニア向け情報メディアの立ち上げを経て、現在はjinjer blogの運営に携わっています。 事業視点から、バックオフィスの重要性を啓蒙するコンテンツを作っています。 保有資格:ファイナンシャル・プランニング技能士(3級)

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