会計帳簿とは？種類や会計帳簿をつける際の手順・ルールも解説

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経費管理

更新日: 2024.5.23
公開日: 2022.4.19 jinjer Blog 編集部

会社の運営に会計帳簿は必要不可欠なものですが、記入項目が多く複雑な部分が多いです。
しかし、会社の経理の基本であり、経営戦略を立てる際にも重要であるため、正しく記録して管理しなければなりません。

今回は会計帳簿の必要性や種類、会計帳簿の書き方やルールについて解説します。

関連記事：会計とは？業務の流れや経理・財務・簿記との違いを解説

1. 会計帳簿とは？
2. 会計帳簿が必要な3つの理由
3. 会計帳簿は主要簿と補助簿の2種類に分類される
4. 会計帳簿の書き方とルール
5. 会計帳簿の作成手順は4ステップ
6 . 会計帳簿をつけないリスクとデメリット
7. 会計帳簿は青色申告や金融機関とのスムーズなやり取りのために必要なもの

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1. 会計帳簿とは？

まずは会計帳簿がどのようなものなのか知っておきましょう。似ている帳簿や関係する権利とルールも合わせて解説します。

1-1. 経営状況を明らかにする重要な帳簿

会計帳簿は一種類の帳簿を指すのではなく、取引による資産の変化や経営状況を明らかにするための帳簿を総称したものです。

どれくらい儲かっているのか、経費はどれくらいか、資金繰りに問題はないかなども明確にわかります。そのため、会計帳簿は会社の経営がどのような状況にあるのかを正確に把握するために欠かせません。

また、賃借対照表や損益計算書をはじめとした、決算書を作成するためにも重要なものであり、法律によって作成して保存することが義務付けられています。

1-2. 会計帳簿と決算書(財務諸表)の違い

会計帳簿とは企業の日々の資産やお金のやり取りを記録する役割を持っている書類の総称です。

一方で決算書(財務諸表)は、企業が期末に決算報告をする際に、企業の経営状況を把握するために作成する書類です。

どちらも経営状況を把握するために、決算と関連して作成する書類ですが役割や作成するタイミングに違いがあります。どちらか片方のみの作成では会社法に違反するため、必ず両方作成しましょう。

1-3. 会計帳簿の保存期間

会計帳簿には保存が義務付けられている期間があります。

法人税法では、帳簿書類の保存義務期間は７年と決められています。しかし会社法では決算書類や総勘定元帳、会計帳簿等の各種補助簿の保存義務期間は10年となっています。

会計帳簿の保存期間は10年と考えておくとよいでしょう。

1-4. 会計帳簿閲覧請求権とは

会社法第433条では株主に会計帳簿の閲覧等の請求を認めています。

100分の3以上の株式を保有する株主は請求すると会計帳簿、及びそれに付随する書類(伝票、受取証、契約書、信書)を閲覧することが出来ます。

株主には、取締役の違法行為差止め請求権や損害賠償請求権が与えられており、責任追及の訴えの提起等監督是正権の行使の検討のため請求するといった理由で会計帳簿の開示を求めることがあります。

しかし、株主が調査目的で請求をおこなっている場合など正当な請求理由と認められない場合には、企業にはこの請求を拒否する権利があります。

参考：会社法｜e-Gov法令検索

2. 会計帳簿が必要な3つの理由

会計帳簿は会社が必ず作成し、保管しなければいけない帳簿です。その理由を把握して会計帳簿の重要性を理解しておきましょう。

2-1. 正確な経営状況を把握できる

会計帳簿に含まれる帳簿類には、会社の収支や借入、資金の動きなどさまざまな情報が記録されています。それらを見れば会社の経営状況がわかり、自社がどのような状態にあるのか正確に把握できます。

資金繰りや今後の経営方針、開発や人事など会社を支える大部分に関係するデータであるため、健全かつ安定した経営を続けるには欠かせません。

2-2. 青色申告で税制上のメリットが受けられる

企業の所得申告には白色申告と青色申告がありますが、青色申告の方が税制上のメリットが大きくなります。
ただし、青色申告するには、日々の取引を記録した一定の帳簿が必須であり、会計帳簿をつけることで青色申告しやすくなります。

2-3. 金融機関から融資を受ける際に必要になる

銀行や信用金庫などの金融機関から融資を受ける際は正しい財務諸表の提出を求められます。
その際に会計帳簿があれば信憑性の高い情報として提示することができ、融資を受けやすくなることがあります。

3. 会計帳簿は主要簿と補助簿の2種類に分類される

会計帳簿には、記載する内容によって主要簿と補助簿に類別されます。それぞれの書類の種類や役割をみていきましょう。

3-1. 主要簿とは

主要簿は会社の取引全体を記録・計算する帳簿であり、複式簿記では必ず作成しなければなりません。

「日記帳」「仕訳帳」「総勘定元帳」の3種類がありますが、そのうち仕訳帳と総勘定元帳は会社法でも作成が義務付けられています。

日記帳	日記帳は取引日の発生順に取引を記載するもので、仕訳帳に記録する前のメモ書きの役割を果たしています。他の2つの記録ミスを防ぐためにも記録することをおすすめします。
仕訳帳	仕訳帳は、取引内容を発生順に記載した上で借方・貸方にわけて適当な勘定科目へ仕分けする帳簿です。借方には資産の増加や費用を、貸方には負債や純資産の増加と収益を記載し、この2つは金額が必ず一致しなければなりません。
総勘定元帳	総勘定元帳は仕訳帳をもとに収益・費用・資産・負債・純資産といった5つの勘定科目に分類したものです。決算書となる貸借対照表や損益計算書を作成するベースとなるため、主要簿の中でも特に重要です。

関連記事：会計基準とは？改正に伴う変更や会計基準一覧を種類別にわかりやすく解説

3-2. 補助簿とは

補助簿は主要簿の補助の役割があり、それぞれの名称と内容は以下のとおりです。

補助記入帳

補助記入帳は以下の7種類です。

現金出納帳	お金の入出金を記録し、帳簿の残高と現金残高が一致しているかどうかを確認する帳簿のことです。
当座預金出納帳	当座預金の増減を詳細に記録する帳簿です。
小口現金出納帳	旅費交通費、通信費、雑費など日常的な現金の出入りを記録する帳簿です。
仕入帳	いつ・誰から・何を・いくらでの仕入れたのか仕入の明細を記録する帳簿です。
売上帳	いつ・誰に・何を・いくらで売り上げたのか売上の明細を記録する帳簿です。
支払手形記入帳	支払手形の増減を記録する帳簿です。
受取手形記入帳	受取手形の増減を記録する帳簿です。

補助元帳

補助元帳は以下の4種類です。

商品有高帳	商品ごとの受払・現在の在庫数や在庫原価を記録する台帳です。
仕入先元帳（買掛金元帳）	仕入先ごとに取引の内容・金額を分類して記録する台帳です。
得意先元帳（売掛金元帳）	仕入先ごとに取引の内容・金額を分類して記録する台帳です。
固定資産台帳	固定資産ごとに取得・減価償却・売却・除却などを記録する台帳です。