経理システムとは?種類と機能や導入するメリットを紹介 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

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経理システムとは?種類と機能や導入するメリットを紹介

楽しそうに仕事する女性

経理システムとは、会社のお金に関すること全般で利用されるシステムの総称です。幅広い経理業務において用いられるため、経理システムには多様な種類があります。

「経理システムが気になるけどよくわからない」と不安に思う方は多いでしょう。

本記事では、経理システムの概要や種類、導入のメリットなどの基礎知識を詳しく解説します。最後まで読むと経理システムの理解が深まり、自社に必要なシステムを検討できるようになります。

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1. 経理システムとは

ワークフローシステムを導入する

経理システムとは、会社のお金に関すること全般において利用されるシステムの総称です。
経理業務を手作業でおこなう企業も少なくありません。しかし、経理業務は複雑で多岐にわたるため、すべて手作業でおこなうには負担が大きく、人為的なミスも発生しやすいです。

さらに近年は電子帳簿保存法やインボイス制度などの導入が進んでいます。こうした背景から経理システムを導入して業務の効率化を図る企業が増加してきています。経理をシステム化することで人為的なミスを軽減可能です。

2. 経理システムでできること

CGの電球を持つ人

経理システム導入によって経理業務の効率化が可能です。経理システム導入によって、会計処理や請求書の処理、経費精算などを効率的に進められます。そのため、経理業務の効率化につながります。経理システムはさまざまな種類があるため、自社に適したシステムを選ぶようにしましょう。

3. 経理システムの3つの種類と機能

3つのパソコンを使う

経理システムにはさまざまな種類があります。主な経理システムの種類は以下の3つです。

  • 会計システム
  • 請求書受領システム
  • 経費精算システム

ここからは、それぞれの経理システムの種類や機能を解説していきます。

3-1. 会計システム

会計システムは、会社のお金に関することのうち、取引記録や帳簿作成を電子化するものです。会計システムには主に3つの役割があります。

それぞれの特徴は、下表のとおりです。

役割 概要 特徴
管理会計 会社内部に関連する資料や書類を作成する ・予算管理や会計情報の分析、プロジェクト管理ができる
・さまざまな部署のデータを集めて分析できる
・シミュレーション分析で予算を細かく管理できる
財務会計 損益計算書や貸借対照表などの外部に向けた決算書類を作成する ・伝票入力機能や決算機能、帳票出力機能がある

・​​税務申告用の書類に自動でデータを入力できる

債務・支払管理 未払い金や売掛・入金情報などを一元管理する ・ほかの会計システムや他部署との連携ができる

・債務やコストの状況分析ができる

会計システムは、上記のすべての機能を備えているシステムからひとつの機能のみ備えたシステムまであります。自社のニーズに応じて必要な機能を見極め、選ぶといいでしょう。

3-2. 請求書受領システム

請求書受領システムは請求書の受け取りや読み取りができるシステムです。

請求書のフォーマットを統一できるので、確認のための時間を減らせるでしょう。

システム内にデータを保存でき、紙の請求書を大量に保管しておく必要がありません。ファイリングする手間や保管場所を削減できます。

出社しなくともシステム上で請求書を受け取れるため、受領のための休日出勤や残業も不要です。

また、請求書受領システムでは自動入力できる箇所が多く、手入力の手間を少なく抑えられます。そのためミスを減らせることが魅力です。

3-3. 経費精算システム

経費精算システムとは、経費の申請・承認ができるものです。社員が立て替えている経費を、いちいち確認してから精算するのは、かなり手間がかかります。

当然、交通費などはルートの選定から交通費の計算までしなければならないので、出張が多い企業では、より経理の負担が大きくなるでしょう。

しかし、経費精算システムを導入することで、道路のルート検索や交通費の確認、入力などの手間を削減できます。紙で印刷して各種承認を得る手間も省けるため、業務効率化が可能です。

4. 経理システムを選ぶポイント

チェックをつける

経理システムを選ぶ際は、以下のポイントに注目しましょう。

  • 自社のニーズに適しているか
  • サポート体制が充実しているか
  • 制度改正に柔軟に対応できるシステムか
  • 自社にあった導入形態か

4-1. 自社のニーズに適しているか

経理システムを選ぶときのポイントの1つは、機能が自社のニーズに適しているかどうかです。経理システムはそれぞれに特徴や機能が違うため、必ず確認しましょう。

目的に合った経理システムを選ぶためには、経理システムを導入する目的や自社の経理の改善点を明確化することが大切です。目的に合った経理システムを選ぶためには現状の把握から始めましょう。

自社の使いたい機能が搭載されていない場合は、カスタマイズが必要なケースもあります。できるだけ使いやすいシステムを選びましょう。

4-2. サポート体制が充実しているか

経理システムを選ぶときには、サポート体制が整っているかも重要です。公式サイトを確認し、サポート体制の有無や内容を確認しましょう。

経理システムは、トラブルが発生して使えなくなると、業務に大きな支障をきたします。リスクを考慮すると、トラブルがあった際にはすぐに対応してもらえるサポート体制のシステムがおすすめです。

4-3. 制度改正に柔軟に対応できるシステムか

経理システムを選ぶ際は、経理にまつわる制度改正に柔軟に対応できるかをチェックしましょう。例えば、2022年4月からは改正された電子帳簿保存法が施行されています。そのため、このような制度改正に柔軟に対応できる経理システムを選ぶことで、スムーズに法に適用した運用が可能になります。

4-4. 自社にあった導入形態か

経理システムにはインストール型とクラウド型など、さまざまな形態があります。そのため、経理システムを導入するのであれば自社にあった導入形態かを確認しましょう。特にクラウド型の経理システムは昨今、多くの企業が導入しています。クラウド型の経理システムであれば、導入にあたっての初期費用が抑えられるというメリットがあります。

5. 経理システムを導入する3つのメリット

メリットと書かれた木のピース

経理システムを導入するメリットは以下の3つが考えられます。

  1. 業務を効率化できる
  2. 法改正に対応できる
  3. ミスを減らせる

5-1. 業務を効率化できる

経理システムの導入をすることで、業務を効率化できるメリットがあります。これまで手入力をしていた情報の多くを自動入力でき、手間が省けるためです。

また、交通費は自動でルートにかかる交通費の計算をしてくれるため、自分で路線を入力する必要がありません。快適な使用感を実感できるでしょう。

また、複数のシステムやデータを連携させられるため、決算情報の確認や各種データの分析などが素早くできるようになります。

経理部門だけでなく、経営陣としても余分な時間をかけることなく迅速に数字の確認ができ、経営判断を下せます。

5-2. 法改正に対応できる

経理システムを導入することで、法改正に迅速に対応できるメリットがあります。

例えば、税率などが改正された場合でも、経理システムの設定を変えるだけで対応でき、大幅な変更などは必要ありません。

経理に関するフォーマットを変えた場合でも、経理システムを変更するだけで他部署でもすぐに新しいフォーマットで使えます。余分な手間がかからない点が大きなメリットです。

5-3. ミスを減らせる

経理システムのメリットとしてミスを減らせることがあげられます。データが自動で入力されるため、記憶違いや入力間違いなどの人為的なミスが起こりにくいためです。

資金を取り扱う経理業務においてミスのないようにしなければなりません。しかし、人間による手入力には限界があります。

経理システムを導入すると、自動入力がほとんどになり、手入力を大幅に減らせます。手入力を減らせば、その分ミスも少なくなるでしょう。

6. 経理システムを導入する際の注意点

悩む女性

経理システムの導入時は、以下の点に注意しましょう。

  • 費用
  • 導入形態

経理システムの導入は、無料で導入できるものと有料のものがあります。機能やサポートがより充実したシステムを導入しようと思うと、それなりに費用がかかります。

そのため、まずは無料体験期間がある経理システムを選びましょう。実際に触れることで使用感がわかり、不安の解消を期待できます。

また、システムの導入形態にも注意しましょう。導入形態は主にクラウド型やインストール型、基幹システムがあります。初めての導入では使いやすいクラウド型がおすすめです。

6-1. クラウド型はインターネット環境に依存する

クラウド型の経理システムはインターネット環境に依存します。そのため、停電をはじめインターネットを利用できない状況下では、クラウド型の経理システムは使用できません。

6-2. バックアップを定期的にとっておく

インストール型、基幹システムの経理システムは、導入したら定期的にバックアップをとっておきましょう。災害やコンピュータウイルスの感染など予期せぬトラブルによってこれまでのデータが消失してしまうかもしれません。そのため、インストール型、基幹システムの経理システムは定期的にバックアップしておきましょう。

7. 経理システムを導入することで経理の負担を減らそう

電卓で計算する手

本記事では、経理システムについて詳しく解説してきました。

経理システムの種類や選ぶイント、メリットをしっかり把握し、自社に合った経理システムを導入しましょう。

システム化することで経理の負担を大きく減らし、業務の効率化やコスト削減に結び付けられます。自社に適した経理システムをぜひ見つけてみてください。

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FURUYA

FURUYA

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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