月に30時間かかっていた有休管理がたった1時間に!ジンジャー勤怠を活用した有休管理とは? | jinjerBlog

月に30時間かかっていた有休管理がたった1時間に!ジンジャー勤怠を活用した有休管理とは?

 

人事担当者が管理に苦労する業務の1つとして「有休管理」があります。

有休管理は会社によって取得方法が独自に定められていたり、申請方法が複雑であったりと、管理業務に時間をとられる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで、本記事では有休管理に課題を持っていたA社様の事例をもとに、ジンジャー勤怠を導入することで効率化される有休管理の方法についてご紹介致します。

課題①|誰が有休を取得したのか確認するのに時間がかかる

A社様では勤怠記録をタイムカードで管理し、有休管理をExcelで管理する体制を取ってらっしゃいました。

しかし、この管理方法では勤怠管理と有休管理で別々のファイルを確認しなければならないという課題がありました。

そのため、人事担当者はある従業員がタイムカードで未記入があった場合、別のファイルでこの従業員はこの日に有休休暇を取得したのかを確認する必要でした。

『ジンジャー勤怠なら』有休休暇取得者と残日数が一覧で把握できる

ジンジャー勤怠では、年次有休取得一覧画面にて、従業員の年次有休休暇の取得状況を一覧で確認することができます。

また、取得目標日数を設定すれば、目標日数に対して従業員ごとの取得日数が一覧で表示されます。

未取得の従業員だけを抽出することやCSV形式でダウンロードすることも可能なので、年次有休5日の取得義務の管理において、活用することができます。

ジンジャー勤怠では、従業員1人ひとりの有休取得状況を確認することも可能です。各従業員のページでは、付与日数や年度ごとの有休取得日数についてご覧いただくことができます。

また、従業員ごとの有休管理簿からは付与日ごとに詳細な状況を確認することができ、有休管理簿からは取得日数、残日数、消滅日と各月ごとの取得日数を見ることが可能です。

年次有休の確認と管理【動画でわかる!ジンジャー勤怠】

参考:年次有給の確認と管理【動画で分かる!ジンジャー勤怠】

課題②|承認作業に時間がかかり、「承認待ち」が多く発生する

A社様の有休申請の流れとしては、下記のように社内で指定されたフォーマットを用意し、必要項目を記入してから上長の捺印をもらい人事部に届けるという流れでした。

A社様の有休申請の流れ

①社内で指定されたフォーマットの「有休申請書」を印刷する

②有休申請書に必要項目を記入して、捺印・記名する

③上長に捺印してもらい人事部に提出する

④人事部が申請書を確認して、有休を付与する。

しかし、従業員がそれぞれのタイミングで有休申請書を提出するため、承認作業をするのに時間がかかり、忙しい上長は承認作業をする時間が確保できませんでした。

これにより、申請をあげたとしても「承認待ち」になるケースが多くありました。

『ジンジャー勤怠なら』承認作業がカンタン・シンプルに

有休申請の承認画面では、対象者がいつ有休・振休・特別休暇などを、どのような理由で申請をだしているのか確認することができます。

承認画面から管理者は「承認」または「否認」をクリックして対応します。

また、すべての対象者に対してチェックをつけて「一括承認」することも可能です。従業員からの申請を否認する場合には、先ほどの承認画面からコメント付きで否認することができます。

これにより、差し戻しがあった場合でも、従業員はなぜ否認になったのかを人事部に問い合わせる必要がなく、否認の理由を把握できるため、人事部としても問い合わせ業務の削減に繋がります。

さらに、ジンジャー勤怠では管理者用スマートフォンアプリで、従業員からの申請を承認することができます。

そのため外出が多く、オフィスにいる時間が少ない管理者でも、外出先で承認作業をおこなえます。

スマートフォンから承認作業

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課題③|従業員が有休残日数を把握できず、有休消化率が低い

A社様ではExcelで有休残日数を管理していたため、従業員が自分で有休残日数を管理することができませんでした。

従業員が残日数を確認するためには、従業員から問い合わせがあるたびに人事がExcelを開いて、その従業員の有休残日数を確認するという工数がかかっていました。

そのため、有休残日数を人事部に問い合わせるのが面倒で、有休を取得しない従業員もおり、有休消化率が低下していました。

『ジンジャー勤怠なら』PC・スマートフォンから有休残日数を確認できる

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ジンジャー勤怠であれば、Excelで管理するのとは違い、上記の画面のようにPC・スマートフォンから簡単に有休残日数を確認することができます。

また、PC・スマートフォンから簡単に有休を申請することもできるため、そのためわざわざ人事部に有休残日数を問い合わせる必要がありません。

これにより、人事部に問い合わせるのが面倒な従業員もすぐに有休残日数を確認できるようになったため、A社様では有休取得率が25%上昇しました。

またジンジャー勤怠であれば、条件を満たした項目を従業員に通知することができます。

例えば、一定期間有休を消化していない人に対して、自動でアラートを通知することができます。

アラートの通知は有休休暇のほかに、「出勤打刻忘れ」「退勤打刻忘れ」「勤務間インターバル」「深夜労働回数」でアラートを通知することができます。

管理者は出勤打刻忘れがあったり、有休休暇が未取得であったりする従業員に対して、アラートを自動で通知することができるため、日次や月次で打刻忘れや有休未取得者を確認する必要がなくなります。

従業員はアラート通知をPC・スマートフォンの両方から確認でき、メールでもアラートの通知の設定ができるので、アラートの通知を見逃すことが少なります。

現在の有休管理を見直してみる

ジンジャー勤怠を活用すれば、有休管理をカンタン・シンプルに管理することができます。

実際、A社様ではジンジャー勤怠を導入したことによって、月に30時間かかっていた業務を1時間まで削減することができました。

現在、有休管理で多くの業務時間を費やしている方々は一度現在の有休管理方法を見直してみると良いかもしれません。