多くの企業がワークフローシステムを複数利用している中で、70%強が運用に対して課題を抱えている。特に多い回答は「他システムとのデータ連携で発生する工数」 ー ワークフローシステム利用における実態調査 ー
公開日: 2024.2.27 AKASHIGE
クラウド型人事労務システム「ジンジャー」を提供しているjinjer株式会社（本社：東京都新宿区 代表取締役社長：桑内 孝志 以下、jinjer）は、企業の人事、情シス担当者の計606名を対象に「社内申請に関連するワークフローシステム利用」における実態調査を実施しました。
調査サマリー
調査の背景
昨今、人事労務、勤怠管理、人事評価、経費精算など、社内業務を効率化するための各種システムの導入・活用が普及してきています。
そのような中で、社内申請に関連するワークフローシステムを導入・活用する企業も年々増加しており、今後も導入企業が拡大していくと予測されています（※）。
※参考：ITR Market View：RPA/iPaaS/ワークフロー市場2023
一方で、数多くのシステム導入が進んだことによって、新たな課題も散見されるようになってきています。本調査では、ワークフローシステムに焦点をあて、その利用状況や、利用する中で感じた課題等を把握し、これからのシステム導入・活用の一助となれるよう調査を実施しました。
調査対象
調査対象の企業は、100名以下の小規模企業から1000名以上の大企業まで、幅広い企業へ調査を行っています。
また、今回は、実際に現場で働いている人事部門の担当者、情報システム部門の担当者を中心に、調査を実施しました。
ワークフローシステムの利用数は2～3つが多く、複数利用する企業が70％弱。
各種申請や稟議は、契約締結、経費精算、勤怠管理、人事評価など、さまざまな場面で発生します。その業務を効率的に行うために、多くの企業でワークフローシステムが活用されています。
用途別に分けて申請しているワークフローについて、電子申請で行う企業が50%強存在しているようです。
また、現在使用している稟議等申請関連システムの種別について聞いたところ、「グループウェア（45.1%）」で最多の回答結果でした。次いで「単体型クラウドサービス（26.7%）」、「オリジナル開発（19.0%）」、「オンプレミス（16.6%）」でした。
その中で、各種申請・稟議のワークフローにおけるシステムの利用数を質問したところ、「2～3つの利用（35.0％）」「4～5つの利用（20.8％）」「6つ以上の利用（12.2％）」と、複数のシステムを利用している企業があわせて70％弱という回答になりました。
複数のワークフローシステム運用で課題を感じている企業は70%強。課題のTOP3は「他システムとのデータ連携に時間・手間がかかる」「セキュリティへの不安」「システムごとに操作性が違うため使いづらい」。
複数のワークフローシステムを利用する企業で「課題をやや感じている（61.5%）」「課題をかなり感じている（15.2%）」と、あわせて76.7%が何かしらの課題感を持っていると回答しています。
また、利用する中で感じた課題として最も多い回答は「他のシステムとのデータ連携（API連携・ファイル連携）に時間・手間がかかる（39.3%）」。次いで「セキュリティへの不安（38.1%）」「システムごとに操作性が違うため使いづらい（35.0%）」「コストの増加（32.3%）」という結果でした。
特に回答が多かった「他のシステムとのデータ連携に時間・手間がかかる」に関しては、所属部署・役職・入退職・住所・扶養等、何かしらの従業員情報に変更があった際に、その内容をシステムごとに更新反映する作業が生じてしまうため、そのような部分で課題を感じているのではないかと考えられます。
複数のワークフローシステムを利用する企業の約95％は、同一ベンダー・同一データベースに統一した方が良いと回答。その実現のために「従業員にとって使いやすいシステムを選定する」「人事のデータベースとの連携を強化していく」と回答した企業が多く見られる。
複数のワークフローシステムを利用する上で、「同一ベンダー・同一データベースに統一した方が良いと思うか」という質問をしたところ「非常にそう思う（32.3%）」「ややそう思う（63.0%）」であわせて95.3％の企業が、統一した方が良いと回答しました。
一方で、同一ベンダー・同一データベースに統一しようとした場合に、課題・支障となりそうな要素について質問したところ、「各部門の意見のとりまとめに時間がかかる（39.6%）」が最多回答でした。次いで「喫緊の課題ではないため、社内として優先度が上がらない（33.1%）」、「データ項目がバラバラなため、データ移管や統合に時間と工数がかかる（31.4%）」、「リプレイスに向けた推進をできる人材がいない／人的リソースを割けない（25.3%）」という結果となりました。
そのような中で、同一ベンダー・同一データベースに統一した方が良いと感じている現状を受けて、注力して取り組んでいること、今後取り組もうとしていることについて質問したところ、「従業員にとって使いやすいシステムを選定すること（59.6%）」が最多回答でした。次いで「人事のデータベースとの連携を強化していくこと（40.8%）」、「各種申請・承認後の業務にも対応できること（31.8%）」、「承認ルートを統一すること（28.6%）」という結果となりました。
jinjer CPO（最高プロダクト責任者）からのコメント
申請に関連する業務は、勤怠にまつわる申請、稟議申請、人事にまつわる申請など様々な申請業務があります。また申請を行う際は、従業員から、承認者である上司、さらにその承認者である上司へと申請内容が行くため全従業員が関わると言っても過言ではない業務であると言えます。多くの従業員が関わる業務である分、利用するシステムは、誰にとっても使いやすく、利用するまでの工数も最小限であることがとても重要になります。
そのような中で、稟議等申請関連システムを複数利用する企業が多く存在することが今回の調査でわかりました。これは、申請を行う度に異なるID／パスワードで入退出し、従業員・管理者双方の申請業務を複雑化させている現状を表しているとも考えられます。
ここは、幅広いサービス展開をしている私たち「ジンジャー」であるからこそ、1つのID／パスワードを用いて各種申請関連業務を行うことができるため、今後もより利便性高く使っていただけるよう、開発を進めていきます。
調査概要
・調査概要：ワークフローシステム利用における実態調査
・調査方法：インターネット調査
・調査期間：2024年1月29日〜同年1月31日
・調査対象：企業の人事、情シス担当者 計606名
≪本調査の利用について≫
1 引用いただく際は、情報の出典元として「jinjer株式会社」の名前を明記してください。
2 ウェブサイトで使用する場合は、出典元として、下記リンクを設置してください。
URL：https://jinjer.co.jp/
バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在は広報として定期的に調査リリースを発信しています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、人事担当が抱える現状や課題に関する実態をお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるヒントとなるようなコンテンツを発信していきます。
