契約管理の重要性や効率化のポイントについて解説

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更新日: 2023.2.28
公開日: 2022.9.16 MEGURO

契約管理とは、顧客と取り交わした契約書の管理や、契約の更新期限の管理などを指す言葉です。契約管理をおこなわなければ、「重要な契約書の紛失」「契約内容の漏えい」「終了したい契約の自動更新」など、さまざまなトラブルが発生するリスクがあります。

契約管理システムを導入し、契約書の一元管理や更新期限の見える化に取り組みましょう。この記事では、契約管理の重要性や効率化のポイントを解説します。

1. 契約管理とは？
2. 契約管理の重要性
3. 契約管理を効率化するポイント
4. 契約管理の重要性を知り、契約管理システムで業務効率化を

2023年に電子帳簿保存法はどのように改正されるのか？【2023年度税制大綱に対応】電子帳簿保存法における契約書の保存要件

「そもそも電子帳簿保存法に関して基礎から理解したい」「23年度の税制大綱の内容について知りたい」「契約書を電子データで保存するにあたり必要な要件を確認したい」電子帳簿保存法では、国税関係書類の一つとして、契約書のデータ保管の方法についても定めています。そのため、契約書を扱う法務部門や営業部門の担当者も理解しておく必要があると言えるでしょう。とはいえ「保存要件が複雑かつ改正も多く、内容をなかなか理解できない」という方も多いのではないでしょうか。そこで今回、電子帳簿保存法の概要や令和5年度の税制大綱で発表された変更点など網羅的にまとめた資料を用意しました。契約書を電子化したい、電子帳簿保存法に正しく対応したいという方には大変参考になる内容となっておりますのでぜひご覧ください。

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1. 契約管理とは？

そもそも契約管理とは、「契約書の管理」「契約内容の管理」の2つを合わせた業務です。

・契約書の管理
・法定保存文書である契約書を適切に保管すること
・契約内容の管理
・契約期間や契約解除条項など、契約内容全般を正確に把握すること

顧客との契約トラブルを防ぐには、契約書を適切に保管し、契約の更新期限を正確に把握することが大切です。ここでは、契約管理の基本的な内容を解説します。

1-1. 契約書の管理

契約管理に含まれる業務の一つが「契約書の管理」です。契約書をはじめとした帳簿書類は、法人税法によって保存期間が定められています。帳簿書類の保存期間は7年間です。

・帳簿
種類：総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳など
保存期間：7年

・書類
種類：棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書など
保存期間：7年

参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

重要度の高い契約書の場合、10年間の保存や永久保存が義務付けられる場合もあります。こうした契約書を適切な方法で保管し、紛失や盗難、情報漏えいのリスクを防ぐのが契約管理の目的の一つです。

とくに電子帳簿保存法が改正され、契約書をはじめとした帳簿書類の電子保存が認められた今、契約書の電子データを安全に保管する仕組みを講じる必要があります。

1-2. 契約内容の管理

契約管理のもう一つの業務が「契約内容の管理」です。契約書には、契約の時期や更新期限、契約解除条項、違約金などの規定があります。

たとえば、賃貸借契約の場合、契約期間や賃料等の条件、禁止事項、解約予告期間などの規定を設けることが一般的です。
こうした規定を正確に把握し、顧客との契約トラブルを未然に防ぐのも契約管理の大切な役割の一つです。とくに契約の更新期限を把握していない場合、「契約がいつのまにか自動更新され、解約時に違約金が発生する」「契約更新のタイミングで契約内容の見直しができなくなる」といったリスクが生じます。

企業によっては、毎月数十件や数百件の契約を締結するケースも少なくありません。すべての契約内容をチェックし、契約更新の漏れや期限切れを防ぐのが契約管理の目的です。