契約管理の重要性や効率化のポイントについて解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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契約管理の重要性や効率化のポイントについて解説

黒いPCが開かれている

契約管理とは、顧客と取り交わした契約書の管理や、契約の更新期限の管理などを指す言葉です。契約管理をおこなわなければ、「重要な契約書の紛失」「契約内容の漏えい」「終了したい契約の自動更新」など、さまざまなトラブルが発生するリスクがあります。

契約管理システムを導入し、契約書の一元管理や更新期限の見える化に取り組みましょう。この記事では、契約管理の重要性や効率化のポイントを解説します。

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1. 契約管理とは?

書類を机に並べて話し合っている


そもそも契約管理とは、「契約書の管理」「契約内容の管理」の2つを合わせた業務です。

・契約書の管理
・法定保存文書である契約書を適切に保管すること
・契約内容の管理
・契約期間や契約解除条項など、契約内容全般を正確に把握すること


顧客との契約トラブルを防ぐには、契約書を適切に保管し、契約の更新期限を正確に把握することが大切です。ここでは、契約管理の基本的な内容を解説します。

1-1. 契約書の管理

契約管理に含まれる業務の一つが「契約書の管理」です。契約書をはじめとした帳簿書類は、法人税法によって保存期間が定められています。帳簿書類の保存期間は7年間です。

・帳簿
種類:総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳など
保存期間:7年

・書類
種類:棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書など
保存期間:7年

参考:No.5930 帳簿書類等の保存期間|国税庁

重要度の高い契約書の場合、10年間の保存や永久保存が義務付けられる場合もあります。こうした契約書を適切な方法で保管し、紛失や盗難、情報漏えいのリスクを防ぐのが契約管理の目的の一つです。

とくに電子帳簿保存法が改正され、契約書をはじめとした帳簿書類の電子保存が認められた今、契約書の電子データを安全に保管する仕組みを講じる必要があります。

1-2. 契約内容の管理

契約管理のもう一つの業務が「契約内容の管理」です。契約書には、契約の時期や更新期限、契約解除条項、違約金などの規定があります。

たとえば、賃貸借契約の場合、契約期間や賃料等の条件、禁止事項、解約予告期間などの規定を設けることが一般的です。
こうした規定を正確に把握し、顧客との契約トラブルを未然に防ぐのも契約管理の大切な役割の一つです。とくに契約の更新期限を把握していない場合、「契約がいつのまにか自動更新され、解約時に違約金が発生する」「契約更新のタイミングで契約内容の見直しができなくなる」といったリスクが生じます。

企業によっては、毎月数十件や数百件の契約を締結するケースも少なくありません。すべての契約内容をチェックし、契約更新の漏れや期限切れを防ぐのが契約管理の目的です。

2. 契約管理の重要性

ビックリマークやはてなのブロックが置いてある

2020年4月に民法が改正され、契約に関するルールが変わりました。契約を解除するための条件の見直しや、消費貸借契約に間するルールの変更など、企業を取り巻く環境は大きく変化しています。契約トラブルなどのリスクを回避するため、契約管理は欠かせない業務となっています。

また、契約業務や顧客からの問い合わせ対応を効率化するうえでも契約管理が重要です。

2-1. リスクマネジメントのため

契約管理が必要な理由はリスクマネジメントのためです。契約に関するリスクとして、たとえば以下のようなものが挙げられます。

・契約書が紛失や盗難に遭い、情報漏えいを引き起こした
・契約の更新期限を把握しておらず、顧客とのトラブルに発展した
・契約内容をきちんと履行できておらず、損害賠償を請求された

契約管理を怠った場合、多大な違約金や損害賠償請求の支払いが発生する可能性があります。また、コンプライアンスを重視していないという印象を持たれ、企業イメージが悪化するリスクもあります。企業の社会的信用を守るためにも、契約書や契約内容を適切に管理することが大切です。

2-2. 業務効率化のため

リスクマネジメントだけでなく、業務効率化の観点からも契約管理は必要です。とくに契約書を効率的に管理する仕組みをつくることで、担当者の業務負担を軽減できます。

・契約書の更新期限を確認する手間を省くことができる
・紙や電子データなど、異なるフォーマットの契約書を一元管理できる
・部門や部署の垣根を越えて、すばやく契約情報を共有できる
・過去の契約内容を参考にして、効率よく契約書を作成できる
・契約に関する問い合わせがあった場合、迅速に回答できる

不動産の賃貸借契約やITサービスのライセンス契約など、年間数千件~数万件の契約を締結するケースも少なくありません。契約締結数が多ければ多いほど、契約管理の重要性が高くなります。

3. 契約管理を効率化するポイント

ポイントを指し示している

契約管理を効率化するポイントは3つあります。契約トラブルを防止するには、契約書を一元管理し、いつでも確認できる状態で保管することが大切です。

また、契約の更新期限を見える化することで、契約更新の見落としや期限切れを防ぐことができます。契約管理システムを導入すれば、「契約書の一元管理」「契約期限の見える化」を同時に実現可能です。

3-1. 契約書を一元管理する

まずは契約書を一元管理する仕組みが必要です。電子契約が普及しつつある今、これまでのような紙の契約書だけでなく、PDFなどの電子データで契約書を取り交わすケースも増えてきました。契約管理を効率化するため、様式やフォーマットが異なる契約書を一箇所にまとめて管理する仕組みをつくる必要があります。

また、部署や部門ごとに契約書を保管すると、「担当者への問い合わせに時間がかかる」「営業担当者やサポート担当者、法務担当者などの間で認識の齟齬が生まれる」といったリスクもあります。

管理台帳の作成や契約内容の定期的な棚卸など、契約書を一元管理する仕組みをつくりましょう。

3-2. 契約の更新期限を見える化する

契約の更新期限を見える化することも大切です。とくに自動更新の契約の場合、解約したい契約が自動更新されたり、契約内容の見直しができなかったりするリスクがあります。契約ごとの更新期限を見える化し、いつでも確認できるような仕組みが必要です。

3-3. 契約管理システムを導入する

「契約書の一元管理」「契約期限の見える化」を同時に実現できるのが、契約管理システムです。契約管理システムには3つの機能があります。

・契約更新の時期が近づいたら、担当者にアラートメールを送信する
・取引金額や契約日など、任意の条件で契約書を検索する
・ユーザーごとに契約書の閲覧権限を設定する

管理台帳などで契約書を一元管理する場合、本来の担当者でない社員に契約情報が漏えいするリスクがあります。ユーザーごとの閲覧権限を設定できる契約管理システムなら、情報セキュリティの点でも安心です。

4. 契約管理の重要性を知り、契約管理システムで業務効率化を

グッドサインをしている

契約管理とは、顧客と取り交わした契約書を適切に保管し、契約更新期限を正確に把握する業務を指します。契約トラブルが発生すれば、顧客との関係が悪化したり、社会的な信用が失われたりする可能性があります。

契約に関するリスクマネジメントのため、しっかりと契約管理をおこないましょう。

契約管理の効率化には、「契約書の一元管理」「契約期限の見える化」が可能な契約管理システムの導入が効果的です。

電子契約は安全?導入メリットは?ガイドブックで解説!

電子契約

電子契約はコスト削減や業務効率の改善だけがメリットではありません。法的効力を持っていて、安全性が高いことをご存知でしょうか。契約締結や送信の履歴・証拠を残すという点でも、実は書面契約より使い勝手よく運用可能です。

ガイドブックでは、電子契約の仕組みや実際の業務フロー、電子契約の根拠となる法律や電子契約のサービスを導入するまでに準備すべきことまでを網羅的に解説しており、これ一冊で電子契約の仕組み理解から導入まで対応できる資料になっています。興味がある方は、ぜひ資料をダウンロードしてご活用ください。

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目黒颯己

目黒颯己

HR NOTEのライター、総合求人サイトとシニア向け情報メディアの立ち上げを経て、現在はjinjer blogの運営に携わっています。 事業視点から、バックオフィスの重要性を啓蒙するコンテンツを作っています。 保有資格:ファイナンシャル・プランニング技能士(3級)

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