広告業界における電子契約の導入事例を紹介|契約時のポイントとは? - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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広告業界における電子契約の導入事例を紹介|契約時のポイントとは?

働き方改革によるテレワークの推進、脱ハンコを目標とするペーパーレス化など、広告業界を取り巻く環境は大きな変化を迎えています。特に2020年の新型コロナウィルス流行の影響は大きく、非対面化という新たなニーズにも対応しなければなりません。

これら広告業界が抱える課題を解決するため、電子契約の普及は欠かすことができません。この記事では広告業界における電子契約のメリットや実際の導入事例について解説します。

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1.広告業界における電子契約

広告業界の企業、とりわけ広告代理店にとっては電子契約を導入するメリットは大きいと言えます。広告代理店は広告の掲載を希望する企業(広告主)と実際に広告物をデザインする制作会社双方と直接的に契約を結ぶためです。

事業規模にもよりますが、月100件以上、年間1,000件以上の契約業務をこなす広告代理店も珍しくありません。

ビジネスにスピード感が求められる現在、多岐に渡る契約を全て紙の契約書で管理していては競合他社に後れを取ってしまいます。電子契約の導入によるペーパーレス化・非対面化を図ることで、契約業務に掛かっていたコストも時間も削減可能です。契約手続きのオンライン化により業務効率の飛躍的な改善が期待できます。

2.広告業界で電子契約に切り替えできる契約類

広告業界においては「広告取引基本契約」や「広告物制作業務委託契約」など、ほぼ全ての契約類が電子契約に切り替え可能です。ビジネスにおけるペーパーレス化は政府の重要施策でもあるため、電子契約の導入を積極的に進めていきましょう。

2-1.広告取引基本契約

広告代理店と広告掲出を希望する企業(広告主)との基本的な取り決めである「広告取引基本契約」は電子化しやすい契約の代表例です。他にも基本契約に付随する個別の契約類や、契約内容の更新・変更を求める書類などを電子化することにより、業務の効率化が図れます。

ただし、各企業が関心を高めているとは言え、まだ十分に普及しているとは言い難いのが日本における電子契約の現状です。取引先の希望に応じて紙の契約書にも対応するなど、柔軟な対応が求められます。

2-2.広告物制作業務委託契約

広告代理店と広告制作会社の間で締結される「広告物制作業務委託契約」も電子化のメリットが大きい契約です。代理店が業務委託契約を結ぶ相手は大小様々な企業や個人のクリエイターなど多岐に渡ります。各々の契約をオンライン上で一元管理することにより、報酬の未払いや内容の更新漏れといった事務上のミスを軽減可能です。

2-3.自社従業員との雇用契約

電子契約は社外との契約だけではなく、自社とその従業員間の契約にも適用できます。労使間の代表的な契約と言えば「雇用契約」です。雇用契約の電子化は従業員数が大きい大企業ほどコストカット・業務効率化のメリットが大きくなります。

以前は雇用契約に伴い必要となる「労働条件通知書」は紙面による発行が義務付けられていましたが、2019年の法改正で電子化が認められました。これにより雇用契約に関わる一連の書類全ての電子が認められたことになります。

2-4.賃貸借契約は2022年5月までに電子化が可能に

補足として「賃貸借契約」の電子化について解説します。不動産関連の契約類は最も電子化が遅れている分野であり、2021年11月時点では各種契約の電子化は認められていません。

しかし、2021年5月に成立したデジタル改革関連法案に宅地建物取引業法の改正も盛り込まれており、遅くとも2022年5月までに不動産に関わる契約の電子化を認める法律が施行される見通しです。今後はオフィスの賃貸借契約もペーパーレス化が進んでいくものと予想されます。

3.広告業界の電子契約における契約内容チェックポイント

電子契約に切り替えたからと言って、紙の契約書と契約内容が変わる訳ではありません。各種契約類に盛り込む内容は従来の契約内容を流用すればよいでしょう。ここでは広告業界で主に交わされる「広告取引基本契約」に盛り込むべき項目を紹介します。

3-1.広告代理店が請け負う業務内容

広告基本取引契約の中心となる取り決めです。広告主から広告掲出の依頼を受けた代理店がどのような業務を担当するのかを定めます。業務の細目は多岐に渡るため、契約書とは別に別紙を添付する方法が一般的です。

3-2.広告費の支払い方法

広告媒体への広告費の支払い方法に関する取り決めです。具体的な方法としては、「広告主が直接支払う方法」と「代理店が一時的に建て替える方法」があります。大手の代理店では立て替え方式が一般的です。
しかし、小規模な代理店では広告主が直接支払うケースも見られます。

3-3.広告代理店の報酬

広告主が代理店に支払う報酬の取り決めです。契約において報酬を定額で定める場合もあれば、広告費に対する割合で定める場合もあります。

3-4.広告主への成果報告

広告契約では、広告代理店に対し広告の成果報告を義務付ける項目を設けることが一般的です。広告掲載によって広告掲載の費用対効果を検証することにより以降の広告活動に活かします。契約では報告の形式(書面やメール等)や報告のスケジュールに関する取り決めも盛り込まれます。

3-5.アカウント情報の開示

リスティング広告などインターネット上に掲載する広告を運用する場合、代理店が広告用のネットアカウントを作成する場合があります。しかし、その広告はあくまで広告主の物であるため、契約においてはアカウント情報を広告主へ開示する取り決めを盛り込むことが一般的です。

他にも、広告主がもともと使用していたアカウントを代理店が引き継ぐケースもあります。アカウントの引継ぎ・返却を踏まえ、アカウント譲渡の取り決めも定めておくと良いでしょう。

4.広告業界における電子契約の活用メリット

広告業界で電子契約を導入した場合の大きなメリットは以下の3つです。

● 印紙代不要で契約業務のコストを大幅カット
● オンライン化による契約スピードの向上
● ペーパーレスにより柔軟な働き方ができる

それぞれのメリットについて詳しく解説します。

4-1.印紙代不要で大幅なコストカットを実現

電子契約を導入することにより、契約業務に関連するコストを大幅に削減可能です。紙そのものの費用や印刷に関わるコストがカットできることはもちろんですが、特にコスト削減効果が大きい項目に印紙税があります。

印紙税は契約のために作成した紙の書類に対して課税される税金です。課税対象となるのはあくまで「紙の契約書」ですので、オンライン上で用いる電子契約書には印紙税が掛かりません。広告業界では大きな金額の契約も珍しくないため、印紙税が非課税となることは大きなメリットです。

4-2.オンライン化による契約スピード向上

オンライン上で契約手続きが完結できるようになることで、契約締結までのスピードが劇的に早くなります。従来の紙の契約書では必要事項の記入や署名・押印といった物理的な作業が必要です。場合によっては郵送による書類送付も必要であり、書類が返送されず手続きが滞る状況も珍しくありません。

しかし、電子契約であれば書類送付によるタイムロスが発生しません。これにより従来よりも短期間で契約手続きを完了できます。1件あたりに掛かる時間が短縮されれば、より多くの案件を受注できるようにもなるでしょう。

4-3.ペーパーレス化により柔軟な働き方が可能

電子契約によるペーパーレス化は職場における柔軟な働き方に繋がります。例えば、業務で使用する書類がすべて電子化されれば書類を管理するためのデスクは必要ありません。特定のデスクがないフリーアドレスのオフィスの構築も容易です。

また、近年需要が高まるテレワーク・在宅ワークといった働き方への移行もスムーズに進められます。電子契約では電子署名を使用するため、押印のためだけに出社する「ハンコ出社」もありません。

5.広告業界の電子契約導入・活用事例

最後に広告業界における電子契約の導入・活用事例を紹介します。実際の事例を参考に、自社での電子契約導入を検討してみましょう。

5-1.契約対応の漏れが無くなり回収率改善

Web広告事業とメディア運用を主な事業とするA社は、従業員6名の小規模な広告代理店です。A社では以前より契約対応の漏れを課題としていました。原因は顧客に発送した契約書類の返送率の悪さです。書類の返送に時間が掛かるだけではなく、そもそも返送されないというケースも見られました。

しかし、電子契約システム導入後は状況が一変。以前は92%だった書類の返送率(回収率)が100%に改善したのです。要因としてはスマートフォンで簡単に同意が得られるようになったこと、双方の確認が楽になり最短5分で契約が締結できるようになったことなどが挙げられます。

また、従来は契約書の発送業務に1件あたり20分費やしていたものが、オンライン化により僅か2分に短縮。作業工数が減少したことにより、以前より計画していたメディアコンテンツの拡充にも踏み切ることができました。

5-2.秘密保持契約の工数を大幅削減

従業員100名の中堅広告代理店であるB社には、社内規定により秘密保持契約を締結してからでないと商談ができないという決まりがありました。コンプライアンスの面からもこの社内規定を簡単に変えるわけにはいきません。そのため、秘密保持契約を如何に早く締結するかが業務のスピードアップの鍵でした。

契約の工程削減を目的として電子契約を導入したところ、目論見通りに契約の早期締結が実現。従来は契約締結までに1週間かかっていたところ、電子契約導入後は最短5分にまで短縮されました。

他にもオンライン化により各契約の進捗管理が一元化できるようになった、ペーパーレス化により書類の保管コストがゼロになったなど、電子契約導入によって様々なメリットがもたらされたと言います。

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6.広告業界における電子契約の導入メリット大

電子契約はオンライン化、ペーパーレス化により劇的な業務効率改善をもたらす可能性があります。特にさまざまな業種の企業と関わりがあり、契約書の枚数も膨大な広告業界では高い効果をもたらすでしょう。働き方改革の一環として、電子契約の導入を積極的に進めていきましょう。

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堀内俊裕

堀内俊裕

ジンジャーサインのマーケターとして電子契約サービスの新たな価値を届けるべく奮闘中。年間約50本の電子契約セミナーの企画運営に携わっています。前職はアルバイト領域にてBtoBマーケティング・採用支援・オウンドメディアリクルーティングを3年間経験し、jinjerにJoin。

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