電子契約システム会社の選び方から導入時の注意点を徹底解説! | jinjerBlog

電子契約システム会社の選び方から導入時の注意点を徹底解説!

3D契約

テレワークの浸透や産業界全体のDX(デジタルトランスフォーメーション)により、電子契約システムによる契約プロセスのデジタル化を検討する企業も増えています。
とはいえ電子契約システムにはさまざまな種類があり、自社に合うシステムを選びかねている担当者は少なくないようです。

そこで本記事では、電子契約システム会社を選ぶときにチェックしたいポイントを紹介します。
導入時の注意点と合わせて、じっくりと確認してください。

使いやすい電子契約システムが見つかれば、契約プロセスが加速します。
業務効率が上がり、企業のリソースを温存できるでしょう。

1.電子契約とは?

斜めにタブレット持つ手

紙ベースでの契約に対し、ネットワークを通じて行われる契約を「電子契約」と呼びます。
電子契約は、従来の契約とどのような点が異なるのでしょうか。

ここでは、電子契約の概要を紹介します。

1-1.電子データで契約を交わすこと

電子契約とは、従来紙ベースで行われていた「取引内容の確認・合意」「真正性の証明」を電子データで行うことです。
契約とは、当事者の合意によって法律上の権利や義務を発生させる制度です。

契約は口頭のみでも成り立ちますが、トラブルが発生した際に裁判が泥沼化するおそれがあります。
これを防ぐため、ビジネスシーンでは契約書を取り交わし、契約の正当性を担保するのが一般的です。

業務がデジタル化する流れを受け、従来は紙で行われていた契約プロセスもデジタル化に移行する企業が増えています。

1-2.証拠力を高めるには電子署名が必要

電子契約は、紙ベースの契約のように筆跡や印影によるチェックが行えません。
「改ざんしやすい」というリスクがあるため、裁判のときの証拠力に不安を持つ人も多いでしょう。

そこで電子契約では、「電子署名」を使います。
電子署名とは、「本人性の証明」「非改ざん性の証明」のために付与される署名です。

電子証明書やタイムスタンプという技術を活用することで、電子署名が紙ベースでの署名・押印と同レベルの高い証拠力・法的効力を発揮できるようになります。

1-3.電子契約と紙ベースの契約との違い

紙ベースの契約と電子契約との違いは、主に以下のようにまとめられます。

・割印(紙)
・タイムスタンプ(電子契約)
・保管:ファイルなど(紙)
・サーバー(電子契約)

2.電子契約システム会社の選び方

3人で話している図

電子契約システムとは、紙ベースの契約で行っていた「契約書の作成」「送付」「保管」といった一連の流れを、サーバーやクラウド上で行うシステムです。
提供形態や提供サービスはベンダーによって異なるため、自社のニーズと照らしながら選択することが必要となります。

電子契約システムを選ぶとき、チェックしたいポイントを見ていきましょう。

2-1.電子契約の種類で選ぶ

電子契約の種類は、「立会人型」「当事者型」に大別されます。
立会人型では、サービスを提供するベンダーが電子署名を付与します。

電子証明書の取得が不要な上、相手がサービスに未加入でも利用可能です。
本人確認はメール認証などで済ませられるため、面倒な手間もありません。

当事者型は、電子証明書を利用して契約当事者が自分で電子署名を発行する方法です。

電子証明は電子認証局によって発行され、送信者・受信者それぞれが電子証明書を取得・維持しなければなりません。

両者のうち証拠力が高いのは、電子認証局を挟む当事者型です。
ただし立会人型でも、適切な認証プロセスを経ていれば「法的効力がある」と認められます。

総務省、法務省、経済産業省は、2020年9月4日付「利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A」において、以下のような見解を示しています。

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例えば、サービス提供事業者の署名鍵及び利用者のパスワード(符号)並びにサーバー及び利用者の手元にある2要素認証用のスマートフォン又はトークン(物件)等を適正に管理することが該当し得ると考えられる。

引用:利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A(電子署名法3条に関するQ&A)|経済産業省

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契約の重要度・訴訟リスクの高さなどを考慮して、「立会人型」「当事者型」のどちらを選択すべきか決めましょう。

2-2.契約数に合う料金プランがあるかどうか

電子契約システムの料金プランとしては、主に「月額定額制」「従量制」「定額・従量制のミックス」の3種類があります。

契約数が多いのであれば、月額定額制がお得ですが、少ない場合はムダが出ます。
従量制を選択して、契約が発生するごとに料金を支払った方がよいでしょう。

また契約数が多いとき・少ないときが混在する場合は、定額・従量制のミックス型が効率的です。
自社の月々の契約数を割り出し、最適なプランを選びましょう。

2-3.使いやすさは必要

電子契約システムの導入により業務効率を上げるには、使いやすいUI(ユーザーインターフェース)が必要です。
使用中マニュアルが手放せないような複雑なシステムでは、かえって業務効率が落ちてしまいます。

また既存のシステムとの親和性も重視してください。

例えば営業のデータベースとシームレスにつながるシステムなら、データをそのまま流用できます。
入力ミスが起こりにくく、社員に負担がかかりません。

電子契約システムを導入する際は、まず現場社員によるチェックを挟むとよいでしょう。

3.電子契約システム導入時の注意点

黄色いブックリマーク

電子契約システムを導入するに当たり、フォロー体制の確立や取引先に理解を求めることは必要です。
現場が混乱しないよう、導入準備をしっかりと行う必要があります。

電子契約システムを導入する際、注意しておくべきポイントを紹介します。

3-1.フォローの仕組みを作る

電子契約システムは業務の効率化に有益です。しかしシステムが定着しないうちは、使いにくさを訴える社員もいるでしょう。
十分なフォロー体制が整っていない場合、アナログ式に戻る社員が出てくるかもしれません。

「相談窓口を設置してフォローする」「質問メールの受付窓口を作る」など、社員が相談しやすい環境を作ることが重要です。

なお、スムーズなシステム導入を目指すなら、事前の社員研修はぜひ行っておきたいところです。
導入後も定期的に講習・チェックを行い、社員がシステムを使いこなせているかどうかチェックしてください。

3-2.取引先に理解を求める

契約は相手のあることなので、取引先にも電子契約システム導入について理解を求める必要があります。
実際に電子契約システムを導入する前に、取引先にも話を通しておきましょう。

特に、当事者型の電子契約システムでは、取引相手にもアカウントを取得してもらわなければなりません。
できれば「メールのみ」は避け、担当者直々に相手企業に足を運ぶのがおすすめです。

実際に目の前で丁寧な説明をした方が、相手の理解を得やすくなります。

3-3.スモールスタートで始める

電子契約システムに限らず、企業で新しいシステムを導入する場合は「スモールスタート」が鉄則です。
いきなり全社的にシステム変更を行ってしまうと、万が一うまくいかなかったときのリカバリーが難しくなります。

まずは部署・部門単位で導入を始め、効果・検証を繰り返しながら適用範囲を広げていきましょう。

4.自社に最適な電子契約システムを選択しよう

女性グッド

電子契約システムを導入することで、企業は「紙」というアナログな契約システムから解放されます。
印刷代・印紙代等のコストカットができるのはもちろん、保管場所について悩まずに済むようになります。

電子契約システムを選択するときのポイントは、システムの種類やコスト、機能やUIなどを見極めることです。まずは自社の課題や現状把握を適切に行ってください。

企業が今後生き残っていく上で、不要なコストをカットして生産性を高めていくことは非常に重要です。

自社にマッチした電子契約システムを選択し、業務効率をアップさせましょう。