エンタメ業界は電子契約で楽になる!|多様な契約をまとめて効率化 | jinjerBlog

エンタメ業界は電子契約で楽になる!|多様な契約をまとめて効率化

出版業界や映画業界、アニメーション業界など、エンタメ業界では今、電子契約の導入が進んでいます。電子契約は安全性が不安視されることがありますが、実は法令によって書面契約と同等の法的効力が認められた契約方法です。

電子契約を導入すれば、契約業務の効率化やコストカットを実現できることから、多くのエンタメ企業が電子契約サービスを利用しています。

この記事では、エンタメ業界で電子契約の導入を検討中の企業のため、電子契約の導入メリットやリスク、先行企業の導入事例を解説します。

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1.電子契約とは

電子契約を導入すれば、紙の契約書を作成する手間や記名押印の手間を削減し、契約業務を効率化できます。そのため、契約業務が煩雑になりがちなエンタメ業界では、電子契約サービスが急速に普及しつつあります。

そもそも電子契約とは、どういう契約方法なのでしょうか。書面契約との違いはなんでしょうか。まずは電子契約の基本をおさらいしましょう。

1-1.電子契約とは

電子契約とは、PDFなどの電子データで契約書を作成し、インターネットで契約書をやりとりする契約方法です。電子契約では、記名押印の代わりに「電子署名」を用います。

電子署名法3条では、電子署名には押印と同等の法的効力があるとされ、電子署名をおこなった契約書には十分な証拠力が認められます。

1-2.書面契約と電子契約の特徴比較

実は、安全性や信頼性の面で書面契約と電子契約に大きな差はありません。

<書面契約>
契約書:文書
証拠力:押印
改ざん防止:契印または割印
本人確認:印鑑証明書

<電子契約>
契約書:電子データ(PDFなど)
証拠力:電子署名
改ざん防止:タイムスタンプ、ファイアウォールなど
本人確認:電子証明書、二段階認証、二要素認証など

むしろ、電子契約サービスでは、電子署名・電子証明書・タイムスタンプのほかにも、不正アクセスを防ぐファイアウォールや、第三者によるなりすましを防ぐ二段階認証・二要素認証など、多くのセキュリティ技術を利用しています。そのため、書面契約と同等かそれ以上に安全な契約締結が可能です。

1-3.結ぶ契約の種類が多いほど一元管理できるメリットは大きい

電子契約の特徴として、締結する契約の種類が多ければ多いほど導入メリットが大きくなる点が挙げられます。電子契約サービスを導入すれば、PDFなどの電子データで作成した契約書や、スキャンした契約書を一箇所に集約し、一元管理できます。

書面契約では煩雑になりがちな契約書の管理も、電子契約なら安心です。オプション契約、制作業務委託、監督契約やスタッフ契約、ファイナンスや印税についての契約など、契約業務が多岐にわたるエンタメ業界だからこそ、電子契約の導入を検討しましょう。

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2.エンタメ業界で電子契約に移行可能な契約と導入メリット

エンタメ業界では、多岐にわたる種類の契約を締結する必要があります。さらに自社の立場が弱くなることがないよう、契約内容を1件ずつ細かく確認しなければなりません。そのため、契約締結業務や契約書管理業務が煩雑になりがちです。

しかし、書面契約から電子契約に切り替えれば、こうした契約業務の課題を解決できます。ここでは、エンタメ業界で電子化が可能な契約や、電子契約の導入メリットを紹介します。

2-1.業種ごとの主要な契約業務

エンタメ業界では締結することが多い契約のうち、下記のものは現行の法令によって電子化できます。

<出版業>
著作権譲渡契約・出版権設定契約・利用許諾契約

<映像制作・映画業>
監督契約・脚本契約・出演契約・制作業務委託契約・配給契約・印税支払い契約

電子契約サービスによっては、上記の契約に対応していない場合があるため、サービス選定時に必ず事業者のホームページ等を確認しましょう。

2-2.電子契約サービスの導入メリット

電子契約サービスを導入し、契約書を電子化するメリットは次の3点です。

1. 契約書をテンプレート化して1から作り直す必要性なし
エンタメ業界では、作品や制作物ごとに契約を結ぶ必要があります。

従来は、似たような契約内容であっても再度1から契約書を作り直す必要があり、生産性を低下させる一因になっていました。電子契約サービスを導入すれば、契約書をテンプレート化し、契約書の作成を効率化できます。

2. 大幅なコストカットを実現可能
従来の書面契約では、紙の契約書の印刷代や、製本・郵送などの作業の人件費などのコストがかかっていました。

電子契約に切り替えれば、こうしたコストを削減できます。なお、電子契約は印紙税法の対象外のため、契約書面に収入印紙を貼付する必要がありません。電子契約なら印紙代も不要です。

3. 契約書のやりとりの簡略化
エンタメ業界では、様々な関係者と契約書のやりとりをおこなう必要があるため、契約管理が煩雑でした。

電子契約サービスを導入すれば、契約書を一箇所に集約し、契約の抜け・漏れを防止できます。また、関係者ごとに依頼中、締結済、却下といった契約ステータスを一括管理することも可能です。

2-3.デメリット

一方、契約書の電子化にはデメリットもあります。それは電子契約サービスの初期費用や利用料金、契約書の送信料といった運用コストの問題です。電子契約サービスの導入にあたっては、電子契約によって削減できるコストと、新しく発生する運用コストを比較し、費用対効果を見極めることが大切です。

ただし、契約金額が大きくなりがちなエンタメ業界では、印紙税の削減だけでも大幅なコストカットが可能です。また、契約業務の効率化といったメリットもあるため、多角的な観点から電子契約サービスの導入可否を決定しましょう。

3.エンタメ業界の電子契約導入事例

ここまで、エンタメ業界における電子契約の重要性や、電子契約のメリット・デメリットについて解説しました。電子契約の導入で失敗しないためには、先行企業の事例を知り、成功に結びついた理由を分析することが大切です。

エンタメ業界で電子契約サービスの導入を検討中の方のため、電子契約導入の成功事例を2つ紹介します。

3-1.契約業務の工数削減に成功した出版社の事例

主に海外の出版社との版権契約などに時間がかかり、なかなか編集作業が進められないという課題がありました。そこで書面契約から電子契約に切り替え、契約業務の工数削減を目指しました。

結果として、これまで契約締結に最短でも1~2週間程度かかっていたのが、平均2~3日に短縮化されました。その分の時間を編集作業や企画立案にあて、コア業務に注力できるようになりました。

3-2.スポットでの契約に電子契約を活用する映画制作会社の事例

映画撮影の現場では、急遽追加スタッフを雇用し、現地契約をおこなうケースがあります。従来の書面契約では、書類の印刷・製本・押印などの手間がかかり、不都合がありました。

そこで電子契約に切り替えたところ、その場でスマホやタブレットを使い、迅速に契約締結できるようになりました。本業以外の契約業務に煩わされず、安心して映画制作に打ち込むことができました。

本章で解説したように、電子化させることで契約までのリードタイムを縮小させたり、コスト(お金、時間)の削減が可能です。

ただし、電子署名を導入するまでには、社内規定の作成や社内フローの整備などが必要になります。

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4.忙しいエンタメ業界こそ電子契約の導入がおすすめ

電子契約は、書面契約と同等かそれ以上の安全性のある契約方法です。契約業務が煩雑になりやすいエンタメ業界だからこそ、電子契約の導入が効果的です。

書面契約から電子契約に切り替えることで、契約業務の工数を削減し、余剰時間をコア業務に割り当てることができます。電子契約の導入事例を参考に、自社に合った契約方法を選びましょう。

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