小売業界こそ進めるべき電子契約|メリットは業務効率化だけじゃない | jinjerBlog

小売業界こそ進めるべき電子契約|メリットは業務効率化だけじゃない

JIPDECの調べによると、電子契約を導入している企業の割合は、2021年1月の段階で67.2%に達しています。[注1]
小売業界でも61.5%がなんらかの形で電子契約を導入し、21.8%が「準備・検討中」と回答しています。

なぜ、小売業界で電子契約が普及しつつあるのでしょうか。

実は電子契約のメリットは業務効率化だけではありません。契約業務が多く、人件費や印紙代の負担が大きい小売業界だからこそ、コストカットのために電子契約の導入が必要です。

この記事では、電子契約の導入によって減らせる業務・コストや、小売業界における導入事例を解説します。

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1.電子契約とは

小売業界では契約書を書面で作成し、双方で取り交わす「書面契約」が一般的でした。しかし、利便性の高い電子契約サービスの誕生や、電子契約に関わる法改正を受け、今、電子契約の導入が進んでいます。

そもそも、電子契約とはどんな契約方法を指すのでしょうか。電子契約の意味や、書面契約との違いを解説します。

1-1.電子契約とは電子署名を利用した契約方法のこと

電子契約とは、PDFなどの電子ファイルで契約書を作成し、オンラインで契約を結ぶ方法です。電子契約では、契約書の真正性(本人の意思で作成されたこと)を証明するため、電子署名を契約書の電子ファイルに付与します。

電子署名の法的効力は、電子署名及び認証業務に関する法律(電子署名法)によって担保されています。電子署名を利用するには、電子契約サービスの導入が必要です。

クラウド型の電子契約サービスなら、契約書のデータがAWSなどのクラウド事業者のサーバーに保管されるため、自社保管よりも安全に契約管理できます。

1-2.書面契約と電子契約の特徴比較

安全性や信頼性において、実は書面契約と電子契約に大きな差はありません。

<書面契約>
契約書:文書
送付方法:郵送もしくは持参
保管方法:物理的な保管(キャビネットなど)
収入印紙:必要
本人確認:押印
改ざん防止:契印もしくは割印

<電子契約>
契約書:電子ファイル(PDFなど)
送付方法:インターネット
保管方法:サーバーへの保管
収入印紙:不要
本人確認:電子署名
改ざん防止:タイムスタンプ

電子契約には、電子署名での本人確認とタイムスタンプ(時刻情報の付与)での改ざん防止により、書面契約と同等かそれ以上の証拠力があります。

2.小売業界で電子契約を導入するメリット

小売業界は、実は電子契約を導入するメリットが大きい業界です。小売業界には商品取引基本契約、売買契約、FC契約、請負契約や準委任契約など、さまざまな契約業務が関わってきます。

契約を結ぶたびに書面を作成すれば、バックオフィス部門の業務負担が増加し、人件費や印紙代などのコストもかかります。小売業界の契約業務の課題解決につながるのが電子契約です。

2-1.小売業界の特徴

他の業界と比べて、小売事業者は多くの契約業務をおこなう必要があります。小売業界における代表的な契約業務を下記の表にまとめました。

商品取引基本契約:新規取引先との仕入れ契約を結ぶとき
売買契約:既存の取引先から商品を仕入れるとき
フランチャイズ契約:フランチャイズ先と新規契約を結ぶとき
三者間契約・工事請負契約:小売店舗を新規オープンし、建設工事をおこなうとき
物品売買契約:店舗事務所に必要な備品を購入するとき
雇用契約:アルバイトやパート従業員を雇用するとき

小売事業者は複数店舗を出店するケースも多く、各店舗の契約ステータスを把握するだけでも大変です。

電子契約サービスを導入すれば、たとえ遠隔地の拠点の契約業務であっても、本社からリモートで一元管理できます。

2-2.電子契約の導入メリット

多くの企業で電子契約の導入が進むなか、小売業者が電子契約サービスを導入するメリットはなんでしょうか。

ここでは、小売店舗の運営に不可欠な契約・書類作成業務をリストアップし、電子契約の導入によってどんなメリットが得られるのか解説します。

電子契約を導入すれば、業務効率化だけでなく、大幅なコスト削減が可能です。

●契約・書類作成業務のうち効率化可能な業務一覧
契約・書類作成業務を電子化すれば、下記の業務を効率化できます。

契約書の印刷:紙での印刷が不要になり、電子データで作成可能
契約書への押印:押印の代わりに電子署名をおこなう 決裁者全員での稟議や押印申請なども不要に
収入印紙の貼付:電子契約書は印紙税の対象外のため、貼付が不要に
契約書の郵送・返送:インターネットで契約書を送れるため、双方の受け渡しがより簡単に
管理台帳への記入:認定タイムスタンプが自動的に付与され、締結日時を証明できる
契約書の保管:クラウド上で安全に保管でき、原本の保管スペースが不要に

●大幅なコスト削減
電子契約の導入メリットは契約業務の効率化だけではありません。電子契約を導入すれば、人件費や郵送費、印紙代などを削減できます。

たとえば、時給2,000円の人を雇用し、契約業務1件につき平均で12分かかるとすると、人件費は400円です。契約書の郵送には、定形外郵便物(100g以内)の場合140円の切手代が必要です。

また、封筒や用紙の購入費用、契約書の保管費用として約100円の費用が発生します。つまり、契約書1通あたりのコストは約640円です。

契約書を100通作成すれば、64,000円のコストが発生します。さらに書面契約では取引金額に応じた収入印紙の貼付も必要です。

電子契約を導入すれば、人件費や郵送費などを削減し、大幅なコストカットを実現できます。

2-3.電子契約を導入にはデメリットもある

一方、電子契約の導入にはデメリットも存在します。電子契約サービスによっては、契約を結ぶ相手方の事前準備や費用負担が必要なものもあります。

電子契約導入への理解を得るためにも、あらかじめ電子契約サービスの選定をおこない、双方にとって運用面の手間やコストがかからないものを選ぶことが大切です。

3.小売業界の電子契約導入事例

電子契約を導入するうえで参考になるのが、先行企業の導入事例です。

小売業界でも多くの企業や店舗が電子契約サービスを導入しており、契約業務の工数削減やコストカットなど、さまざまな成功事例が存在します。

ここでは電子契約の導入を目指す企業向けに、小売店舗での導入事例のほか、アルバイト・パート従業員の多い業態での導入事例を紹介します。

3-1.小売業界での導入事例

小売業界では、次のような契約書の電子化が進んでいます。

・リベート契約書
・取引基本契約書
・販売店契約書
・代理店契約書
・売買基本契約書
・フランチャイズ契約書

飲料水の販売をおこなう小売事業者の事例では、代理店契約書(月間10件)や売買基本契約書(年2~3件)を電子化し、合計8,000円の印紙代削減に成功しました。

また、これまで契約書の発送業務に平均20分かかっていましたが、電子契約サービスを導入したところ、業務時間を平均2分に短縮できました。

3-2.アルバイト・パート従業員の多い業態例

アルバイト・パート従業員の多いコンビニチェーンなどでも、電子契約の導入が進んでいます。

年間1000店舗を出店する大手コンビニの事例では、電子契約への完全移行により、契約業務の所要時間を3分の1に削減できました。

また、電子契約サービスによっては、アルバイトやパートの雇用契約にも対応しており、契約ステータスの可視化やオンラインでの契約締結が可能です。

このように小売業界でも、様々な契約書類の電子化が進んでおり、実際にどのように工数が削減されるのかイメージしていただけたと思います。

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4.電子契約は契約業務の負荷軽減が可能!積極的に導入を

今、小売業界では電子契約の導入が進んでいます。電子契約を導入すれば、契約業務の負荷を軽減し、現場の労働環境を改善可能です。

契約業務が多い小売業界において、電子契約の導入は全社的なメリットを生み出しますが、導入時に注意が必要なのが、運用コストの問題です。

契約相手方も使いやすく、導入時のサポートが充実した電子契約サービスを選びましょう。

[注1] JIPDEC|IT-REPORT 2021 Spring

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