覚書と契約書の違いとは？書き方や印紙の必要性について詳しく解説

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電子契約

更新日: 2024.5.8
公開日: 2022.9.16 MEGURO

ビジネスシーンで取り交わされる文書には、契約書や誓約書、請求書などがあります。契約書を補完する役割を持った「覚書」もその一つです。覚書は契約書とほぼ同等の法的効力を持っています。契約条件の追加が必要になったときや、契約締結後に一部内容を修正したい場合、覚書を取り交わすことでトラブル防止につながります。

この記事では、覚書と契約書との違い、覚書の書き方や注意点を紹介します。

1. 覚書と契約書の違いとは？
2. 覚書と誓約書・念書の違い
3. 覚書の書き方
4. 覚書を作成するときの注意点
5. 覚書と契約書を使い分けながらスムーズに契約を締結しよう

契約書の種類や契約締結までの流れをわかりやすく解説

契約には会社の規定や法に基づいておこなわれます。
専門的な知識が求められるため、不明点があればすぐに法務担当者に連絡する人も多いでしょう。
そのため、法務担当者の中には、従業員からの質問が多く、負担に感じている方もいます。

そこで今回、ビジネスの場面で使用される契約書の種類や基本項目、契約締結の流れについて解説した資料を用意しました。
従業員の勉強用資料として社内展開すれば、契約に関する基本的な質問を受けることが少なくなるでしょう。

「同じことを何度も説明するのは億劫だ」
「従業員からの質問に時間をとられて業務が進まない」
という方はぜひご活用ください。

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1. 覚書と契約書の違いとは？

覚書（おぼえがき）というと、メモや備忘録のことをイメージする方も多いでしょう。ビジネスシーンで覚書は、契約書を簡略化した書類や、契約内容を補完するための書類のことを表します。

契約書と同様に、覚書は契約当事者間のトラブルを防止するための書類です。覚書には契約書とほぼ同等の法的効力がありますが、契約書とは利用シーンが多少異なります。次では、覚書を作成する場面を紹介します。

1-1. 覚書を作成する場面

覚書は主に、下記3つの場面で作成されることが多いです。

・契約締結までの時間がなく、すみやかに合意を取り付けたい場合
・契約を締結してから詳しい条件を決めたい場合
・契約締結後に契約書の修正や補足が必要になった場合

契約内容の変更が必要になったとき、改めて契約書を取り交わすと時間がかかります。必要に応じて覚書を取り交わすことで、スムーズに契約手続きを進めることが可能となります。

1-2. 覚書を作成するメリット

覚書を作成する場面とつながりますが、契約書とあわせて覚書を作成すると下記のようなメリットがあります。

・原契約書を保持しながら、契約期間や契約条項などを変更できる
・契約内容を省略できるため、書面の枚数をコンパクトにできる
・書面の枚数がコンパクトになるため、印刷代や郵送費などのコスト削減につながる
・長期契約を締結する場合、覚書を参照することで契約内容の変更点をすぐに把握できる

1-2. 覚書は契約書とほぼ同等の法的効力がある

覚書には、契約書とほぼ同等の法的効力があるとされています。そのため、契約書の代わりに覚書を取り交わすことも可能です。

なお、そもそも契約当事者の明確な合意がある場合は、覚書や契約書を作成しなくても契約は成立します。

“第522条契約は、契約の内容を示してその締結を申し入れる意思表示に対して相手方が承諾をしたときに成立する。
2 契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない。”

引用：民法｜e-Gov

ただし、契約を口約束で取り交わすと、万が一紛争に発展したときに契約の事実を証明することが難しくなります。そのため、契約を結ぶときは覚書や契約書を取り交わし、契約条件を明文化することが一般的です。

2. 覚書と誓約書・念書の違い

覚書と混同しやすい文書が、「念書」や「誓約書」です。念書や誓約書は、片方の当事者がもう片方の当事者に対し、一方的な約束事を取り決めた書類を指します。契約当事者それぞれの意思表示に基づく覚書や契約書とは、そもそも異なる文書です。

また、覚書や契約書は双方が記名押印をおこないますが、誓約書は誓約者のみ記名押印をおこなうことが一般的です。つまり、双方向な合意を表す覚書や契約書に対し、相手に一方的な責務を負わせるのが念書や誓約書です。

このように、文書によって法的な効力や目的などが異なります。違いを正しく理解しなければ、再度取り交わす必要性が発生して二度手間になるでしょう。とはいえ、契約関連の質問を法務部門宛におこなってもすぐに返信できるとは限りません。

取引を円滑に進めるためには、従業員一人ひとりが契約に関する理解を深めることが重要です。

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3. 覚書の書き方

覚書の様式は法律で定めているものがないため、自由に記載することができます。ただし、契約当事者同士のトラブルを防ぎ、法的効力を持たせるためには、下記6項目を記載するのが一般的です。

3-1. 表題

覚書の表題を文書の一番上に記載します。たとえば、従業員と個人間の取り扱いについて覚書を取り交わす場合、「個人情報の取扱いに関する覚書」という表題をつけます。

3-2. 前文

前文とは、覚書や契約書の冒頭に記載する文章です。契約内容のおおまかな内容や、契約当事者を明らかにする役割があります。たとえば、前文では契約当事者それぞれを「●●株式会社」から「甲」「乙」「丙」へと置き換えることが一般的です。すでに契約書を作成している場合、覚書でも同じ略称へ置き換える必要があります。