覚書とは?意味や誓約書との違いについて詳しく解説 | jinjerBlog

覚書とは?意味や誓約書との違いについて詳しく解説

誓約書を書いている

ビジネスシーンで取り交わされる文書には、契約書や誓約書、請求書などがあります。契約書を補完する役割を持った「覚書」もその一つです。覚書は契約書とほぼ同等の法的効力を持っています。契約条件の追加が必要になったときや、契約締結後に一部内容を修正したい場合、覚書を取り交わすことでトラブル防止につながります。この記事では、覚書の意味や誓約書との違い、覚書を作成するときの注意点を解説します。

電子契約は安全?導入メリットは?ガイドブックで解説!

電子契約

電子契約はコスト削減や業務効率の改善だけがメリットではありません。法的効力を持っていて、安全性が高いことをご存知でしょうか。契約締結や送信の履歴・証拠を残すという点でも、実は書面契約より使い勝手よく運用可能です。

電子契約は安全かどうか、導入メリット含めわかりやすい資料をジンジャーサインでご用意いたしましたので、ぜひダウンロードしてご活用くださいませ。

▼「【2022年保存版】電子契約の始め方ガイドブック」資料でお悩み解決!
・書面契約との違い
・法的有用性
・電子化できる契約書の種類
・導入メリット、効果 など

【公式】【2022年保存版】電子契約の始め方ガイドブック PDFを無料ダウンロード

1. 覚書とは?

はてなが浮かんでいる

覚書(おぼえがき)というと、メモや備忘録のことをイメージする人もいます。ビジネスシーンでは、覚書は契約書を簡略化した書類や、契約内容を補完するための書類のことを表します。契約書と同様に、覚書は契約当事者それぞれのトラブルを防止するための書類です。覚書には契約書とほぼ同等の法的効力がありますが、契約書とは利用シーンが異なります。ここでは、覚書の意味や法的効力について解説します。

1-1. 覚書は契約書を簡略化した書類のこと

覚書とは、契約書を簡略化した書類のことです。デジタル大辞泉によると、覚書という言葉には以下の意味があります。

忘れないように書き留めておくこと。また、その文書。メモ。備忘録。覚え。
条約に付帯した、あて名も署名もない略式の外交文書。条約の解釈・補足、また、自国の希望・意見を述べたもの。外交使節の署名のあるものは正式な外交文書となる。了解覚書。
契約をする者同士が交わす、契約の補足や解釈などを記した文書。
引用:「覚書」の意味|goo辞書

ビジネスシーンでは、覚書という言葉は三番目の意味で使われます。契約書の内容を補足したり、契約条件を明確化したりするための文書が覚書です。覚書を作成するメリットは

原契約書を保持しながら、契約期間や契約条項などを変更できる
必要に応じて覚書を取り交わすことで、原契約書の枚数をコンパクトにできる
長期契約を締結する場合、覚書を参照することで契約内容の変更点をすぐに把握できる
契約書ではなく覚書を取り交わすことで、堅苦しさを和らげることができる

ビジネスシーンでよく使われる覚書として、たとえば「個人情報の取扱いに関する覚書」があります。

1-2. 覚書は契約書とほぼ同等の法的効力がある

覚書には、契約書とほぼ同等の法的効力があるとされています。そのため、契約書の代わりに覚書を取り交わすことも可能です。そもそも、定期借家契約などの例外を除いて、契約当事者の明確な合意がある場合は、覚書や契約書がなくても契約は成立します(民法第522条)。

第522条 契約は、契約の内容を示してその締結を申し入れる意思表示に対して相手方が承諾をしたときに成立する。
2 契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない。
引用:民法|e-Gov

ただし、契約を口約束で取り交わすと、万が一紛争に発展したときに契約の事実を証明することが難しくなります。そのため、契約を結ぶときは覚書や契約書を取り交わし、契約条件を明文化することが一般的です。

1-3. 覚書を作成するケース

それでは、どのような場合に覚書を作成するのでしょうか。契約書でなく、覚書を取り交わすケースは以下の通りです。

・契約締結までの時間がなく、すみやかに合意を取り付けたい場合
・契約を締結してから詳しい条件を決めたい場合
・契約締結後に契約書の修正や補足が必要になった場合

契約内容の変更が必要になったとき、改めて契約書を取り交わすと時間がかかります。必要に応じて覚書を取り交わすことで、スムーズに契約手続きを進めることが可能です。

2. 覚書と誓約書の違い

書類を確認している

覚書と間違われやすい文書が、「念書」や「誓約書」です。念書や誓約書は、片方の当事者がもう片方の当事者に対し、一方的な約束事を取り決めた書類を指します。契約当事者それぞれの意思表示に基づく覚書や契約書とは、そもそも異なる文書です。また、覚書や契約書は双方が記名押印をおこないますが、誓約書は誓約者のみ記名押印をおこなうことが一般的です。つまり、双方向な合意を表す覚書や契約書に対し、相手に一方的な責務を負わせるのが念書や誓約書です。

覚書と誓約書の違いを表す表

3. 覚書を作成するときの注意点

メガホンで注意喚起している

覚書を作成するときの注意点は2つあります。覚書に法的効力を持たせるには、契約内容を具体的に記述することが大切です。契約書を作成するときと同様に、「表題」「前文」「合意内容」「有効期限」「作成年月日」「後文」の6つの項目を盛り込みましょう。また、契約内容を変更するために覚書を作成する場合、収入印紙の貼付が必要な場合があります。

3-1. 覚書に必要な6つの記載項目

覚書の様式に法的な規制はないため、自由に書くことができます。ただし、契約当事者同士のトラブルを防ぐため、以下の6つの項目を記載することが一般的です。

・表題
覚書の表題を文書の一番上に記載します。たとえば、従業員と個人間の取り扱いについて覚書を取り交わす場合、「個人情報の取扱いに関する覚書」という表題をつけます。

・前文
前文とは、覚書や契約書の冒頭に記載する文章です。契約内容のおおまかな内容や、契約当事者を明らかにする役割があります。たとえば、前文では契約当事者それぞれを「●●株式会社」から「甲」「乙」「丙」へと置き換えることが一般的です。すでに契約書を作成している場合、覚書でも同じ略称へ置き換える必要があります。

・合意内容
契約当事者と合意した内容や、契約書の変更点などを本文として記載します。内容を簡潔に記載するため、なるべく箇条書きを用います。契約書と同様に「第●●条」などと章立てを用いても問題ありません。本文の末尾は「以上」という文言で締めます。

・有効期限
覚書の内容に有効期限がある場合、年月日を記載します。もしない場合は省略しても構いません。

・作成年月日
契約書と同じように、覚書を取り交わした年月日を記載します。

・後文
後文とは、契約書の結びの言葉のことです。覚書の部数や記名押印をおこなった人の名前(「甲」「乙」「丙」)を記載します。

3-2. 内容に応じて収入印紙を貼付する

覚書や念書を作成する場合、契約書と同様に収入印紙の貼付が必要な場合があります。収入印紙を貼付するかどうかは、覚書が印紙税の対象である課税文書かどうかをそのつど判断する必要があります。

4. 覚書の重要性や誓約書との違いを再確認しよう

グッドサインをしている

覚書とは、契約書の内容を補完し、修正点などを記載した文書のことです。契約書の代わりに覚書を用いて契約を締結することもできます。当事者の一方が責務を負う誓約書に対し、覚書は当事者それぞれに権利義務が生じるのが特徴です。覚書と契約書、誓約書の違いを知り、ビジネスシーンに合わせて使い分けることが大切です。覚書に記載すべき項目や、収入印紙を貼付する基準についても確認しましょう。

電子契約は安全?導入メリットは?ガイドブックで解説!

電子契約

電子契約はコスト削減や業務効率の改善だけがメリットではありません。法的効力を持っていて、安全性が高いことをご存知でしょうか。契約締結や送信の履歴・証拠を残すという点でも、実は書面契約より使い勝手よく運用可能です。

電子契約は安全かどうか、導入メリット含めわかりやすい資料をジンジャーサインでご用意いたしましたので、ぜひダウンロードしてご活用くださいませ。

▼「【2022年保存版】電子契約の始め方ガイドブック」資料でお悩み解決!
・書面契約との違い
・法的有用性
・電子化できる契約書の種類
・導入メリット、効果 など

【公式】【2022年保存版】電子契約の始め方ガイドブック PDFを無料ダウンロード

関連タグ