署名とは?法的効力や記名との違いをわかりやすく紹介 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

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署名とは?法的効力や記名との違いをわかりやすく紹介

サインしている様子

契約書などの書類を作成するとき、作成者が署名やサインを行います。署名とよく似ているのが「記名」という言葉です。署名と記名は、実はビジネスシーンでは違った意味を持っています。署名と記名には、どのような違いがあるのでしょうか。また、署名にはどの程度の法的効力があるのでしょうか。この記事では、署名の法的効力や記名との違いをわかりやすく解説します。

1. 署名とは?

スタンプを押す女性

契約書や領収書などを作成するとき、自分の氏名を署名します。ビジネスシーンにおける署名とは、具体的にどのような行為を指すのでしょうか。署名の定義や、電子契約を締結する際の電子署名について簡単に解説します。

1-1. 署名は自分の氏名を手書きすること

そもそも署名とは、自署やサインとも呼ばれ、自分の氏名を手書きすることを指します。
例えば、契約書を交付するときや、伝票や領収書を受け取るときなどに署名を行います。以下に挙げた3つの例のうち、署名に当てはまるのはイの「自筆で氏名を書く」のみです。

イ 自筆で氏名を書く
ロ 氏名が書かれたゴム印を押す
ハ 氏名を印字する

1-2. 電子契約の場合は電子署名を用いる

電子契約の場合は、契約書を電子データで受け渡します。紙の契約書を取り交わす書面契約と違って、ペンや万年筆などで署名することができません。電子契約の場合は、手書きの署名の代わりに「電子署名」と呼ばれる技術を用いて、契約書の電子データに本人を識別できる情報を付与します。
電子署名法(電子署名及び認証業務に関する法律)によると、電子署名は以下の2つの要件を満たす署名手段を指します。[注1]

本人性の証明 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること
非改ざん性の証明 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること

[注1]電子署名及び認証業務に関する法律|e-Gov

2. 署名と記名の違い

両手にはてなをもつ女性

ビジネスシーンでは、署名の代わりに「記名」を行う場合があります。署名と記名の違いは以下のとおりです。

署名 自分の氏名を手書きすること
記名 手書き以外の方法で氏名を記載すること

内閣府が作成した「地方公共団体における押印見直しマニュアル」では、署名を「自署すること」、記名を「氏名を記載すること」と定義しています。[注2]
つまり、自分で氏名を書き記すことを署名といい、ゴム印やパソコン入力など、手書き以外の手段で氏名を記載することを記名と呼びます。

また、契約書などの重要書類を取り交わすときは、署名や記名とセットで印鑑を押すことが一般的です。署名と一緒に印鑑を押す場合は「署名捺印」、記名と一緒に印鑑を押す場合は「記名押印」と呼んで区別します。

[注2]地方公共団体における押印見直しマニュアル|内閣府

3. 署名の法的効力

契約書に押印をしている様子

署名には、どの程度の法的効力があるのでしょうか。署名、記名、署名捺印、記名押印を法的効力が強い順に並び替えると、以下のとおりになります。

  1. 署名捺印
  2. 署名
  3. 記名押印
  4. 記名

厳密には、署名と記名押印には同程度の法的効力がありますが、民事裁判などでは署名の方が高い証拠力を持つという考え方が一般的です。署名が法的効力を持つ理由や、その根拠となる法令について解説します。

3-1. 本人または代理人の署名は法的効力を持つ

署名の法的効力は民事訴訟法第228条で定められています。[注3]

私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。
引用:民事訴訟法|e-Gov

私文書とは、国や地方自治体ではない私人(企業や個人事業主など)が作成した文書のことで、契約書も私文書に含まれます。契約書に「本人又はその代理人の署名又は押印」がある場合、契約書が本人によって作成され、第三者に偽造・改ざんされていないことを証明できます。

[注3]民事訴訟法|e-Gov

3-2. ゴム印などの記名は法的効力がない

署名の場合は、筆跡の鑑定により本人の署名かどうかを確認できます。一方、ゴム印での記名や、パソコンによる印字などは、本人以外でも簡単に行うことが可能です。記名には偽造やなりすましなどのリスクがあり、「本人又はその代理人」によるものかどうかを証明できないため、署名よりも法的効力が低いとされています。
ただし、記名と同時に押印を行った場合は、印鑑証明書での本人確認が可能です。記名押印には、署名と同等の証拠能力が認められています。

3-3. 署名捺印や記名押印がなくても契約は成立する

ここまで、署名や記名押印の法的効力について解説しました。実は契約そのものは、民法の契約自由の原則により、署名捺印や記名押印がなくても成立します。例えば、本人による意思表示がある場合は、口約束だけでも契約が成立します。
ただし、口約束で契約を締結すると、民事紛争などのトラブルに発展したときに提出できる証拠がありません。そのため、企業間取引では契約書を作成し、署名捺印や記名押印を行うことが慣習となっています。

4. 契約書に署名するときの方法

ポイントを指さす男性

契約書に署名するときに注意したいポイントは3つあります。

4-1. 契約書の末尾に署名することが一般的

契約書に署名する場合は、契約書の末尾に署名することが一般的です。

署名の例

令和5年8月1日
住所:東京都●●区●●町●●ビル
会社名:●●株式会社
役職名・氏名:代表取締役 田中 太郎

ただし、署名する場所が法令によって定められているわけではありません。契約書の読みやすさを重視し、表紙に署名欄を設ける場合もあります。また、署名する箇所は右寄せ・左寄せのどちらでも問題ありません。署名しやすい位置に氏名を記入しましょう。

4-2. 代理人が署名する場合は代理委任状を発行する

民事訴訟法第228条のとおり、「本人又はその代理人の署名又は押印」がある場合に契約書は法的効力を持ちます。ただし、やむを得ない事情により代理人を立てる場合は、代理委任状などの文書を別途作成しておき、代理人が代わりに契約手続きを行うことを明確化する必要があります。

4-3. 電子署名の場合は電子契約システムを使う

電子データで契約書を交付するケースなど、電子署名を利用する場合は、電子契約システムを導入することが一般的です。電子署名といっても、印影を画像データ化しただけの簡易的な電子印鑑から、本人確認が可能な電子証明書を用いたものまで、さまざまな種類があります。
電子署名法の要件を満たし、手書きの署名と同等の法的効力を持つ電子署名を利用したい場合は、電子契約システムを導入しましょう。

5. 署名の法的効力や記名との違いを確認しよう

契約を結ぶ握手

署名とは、自署やサインとも呼ばれ、手書きで自分の氏名を書き記すことを意味します。本人の筆跡が残るため、署名には一定の法的効力が認められています。
一方、ゴム印やプリンターでの印字など、手書き以外の方法で氏名を記載することを「記名」と呼びます。第三者による偽造やなりすましが容易なため、記名には法的効力がありません。ただし、記名と同時に押印することにより、署名と同等の法的効力が認められます。

署名の法的効力や記名との違いを確認し、正しく契約手続きを行いましょう。電子契約を締結する場合は、手書きの署名の代わりに電子署名を利用可能な電子契約システムを導入すると便利です。

FURUYA

FURUYA

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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