【ジンジャーを徹底解説!】特徴や導入後実現できる理想のバックオフィス業務の姿とは | jinjerBlog

【ジンジャーを徹底解説!】特徴や導入後実現できる理想のバックオフィス業務の姿とは

人事管理や勤怠管理をはじめとする企業のバックオフィス業務を効率化するためのシステムである「ジンジャー」ですが、他のシステムとの違いや特徴、「ジンジャー」にしかない強みなどがあまりイメージできていない方も多いのではないでしょうか。

本記事では、「ジンジャー」の世界観や特徴、他社システムとの違い、導入することで実現できる理想のバックオフィス業務について解説いたします。

1. ジンジャーとはどのようなサービスなのか

ジンジャーは人事業務の課題を横断的に解決することができるサービスですが、複数のサービスを展開しているためイメージがつきにくい方もいらっしゃるかもしれません。

ここでは、「ジンジャー」とはどのようなサービスなのかを解説します。

1-1. 「ジンジャー」は複数の業務効率化サービスの総称

ジンジャーはそのサービスの中に複数のシリーズを内包しているシステムです。ジンジャーで効率化できる業務は下記です。

①人事担当者向けのサービス

・人事管理(入社手続きや従業員情報の管理など)

・勤怠管理(労働時間の集計や有休管理など)

・給与計算(給与計算や年末調整、WEB明細など)

・雇用契約(雇用契約のオンライン手続きなど)

・労務管理(社会保険手続きのオンライン化)

・コンディション管理(従業員のモチベーション管理など)

・ワークフロー(身上変更手続きなど)

②経理担当者向けのサービス

・経費精算(経費や交通費の精算など)

ジンジャーをご利用になる際は、この複数のシリーズの中から必要なサービスを選択して使用することになります。

1-2. 「ジンジャー」は人事情報を一元管理できる

ジンジャーは社内に散らばった人事情報を一つのデータベース上のみで一元管理できるシステムです。

これまで何度も発生していた情報の更新作業を無くし、バックオフィスのすべての情報がリアルタイムで自動連携される世界を実現することができます。

例えば、従業員が結婚した際の扶養控除の情報などは人事データベースを更新するだけで、関連するすべての情報が自動で変更、連携されます。

参考:ジンジャーとは?

2. ジンジャーにしかない特徴

システムを選定していく中で「他社との違いを知る」ことはなかなか難しいのではないでしょうか。

ここでは、ジンジャーにしかない特徴をご紹介します。

2-1. 共通の人事データベースを保有している

ジンジャーはバックオフィス関連のシステムでも数少ない「共通の人事データベース」を保有しているシステムです。

人事管理、勤怠管理、給与計算、経費精算などの情報を1つの人事データベースに集約することで、何度も発生する情報の更新作業や部署をまたいだ情報更新の連絡作業を無くします。

また、どの情報が最新の情報なのかわからなくなることを防ぎます。

中小企業であれば、お一人で複数の業務を兼務している方も多いのではないでしょうか。その際にこの「共通の人事データベース」があれば情報の管理だけでなく、全ての管理を同じ使用方法で実現することが可能です。

2-2. バックオフィス業務の対応範囲の広さ

ジンジャーは解決することができるバックオフィス業務の幅広さも特徴の1つです。

「人事管理・勤怠管理・労務管理・給与計算・経費精算・ワークフロー・雇用契約・コンディション管理」など、類を見ない対応範囲はジンジャーの大きな特徴です。

人事管理はA社で、勤怠管理はB社で、給与計算はC社でなど、バラバラのシステムを契約する必要はありません。

そのため、各業務ごとにシステムが異なることで業務が煩雑になることや、

設定・運用などの問い合わせの際の窓口が複雑化してしまうこと、

契約上の手続きを何度もおこなわなければならない、などのシステム管理の煩雑化を防ぎます。

ジンジャー1つでほぼすべてのバックオフィス業務の効率化が可能です。

2-3. HR系の企業が開発している

ジンジャーはシステム製作会社が提供しているサービスではなく、HR系の企業が提供しているサービスであることも大きな特徴の1つです。

HR系の企業が開発しているサービスであることで生まれるメリットは3つございます。

①人事担当者様のお悩みに直結した機能を開発できる

人事担当者様と様々な接点を持っている企業だからこそ、最も近くでお悩みを聞いています。

人事担当者様のお悩みを基に機能開発を進めていることで、課題解決に直結するシステムを開発することができる点はジンジャーの特徴の1つでしょう。

②使いやすさにこだわった使用画面の製作が可能

ジンジャーはシステム製作会社が開発しているサービスではないため、使用画面が直感的で使いやすい点にも特徴があります。

人事担当者様や企業で働く従業員様が使いやすいように、実際に使用した方のお声を使用画面に反映しながら改善が可能です。

③担当者様のお声をすぐに反映できる

ジンジャーは、開発から販売まで一気通貫でおこなっているため、ご担当者様のお声をシステムに反映するまでのスピードが圧倒的に早い点も特徴の1つです。

HR系の企業でありながら、600名以上の自社エンジニアを擁している開発力を活かし、

ご担当者様のお声をすぐに反映しております。

アップデートは2週間に一回のペースでおこなわれているため、法改正はもちろん、お客様が使いやすいように日々改善されています。

2-4. 部署をまたいだ横断的な課題を解決できる

ジンジャーはバックオフィス業務の対応範囲が他社と比較して広いため、企業全体のペーパーレス化や情報の一元管理、入社手続きから雇用契約のオンライン化など、解決したい範囲に合わせて柔軟に課題解決を実現することができます。

2-5. システムサポートの手厚さ

ジンジャーのサポートの手厚さも、他社との差別化ポイントとして導入企業様から大変ご好評です。

年間を通して、同じサポート担当がシステムの導入から初期設定、運用方法のご提案をおこなうため、「点」ではなく「線」でのサポートを実現しております。

 

3. ジンジャーを導入することで実現できる理想の業務

ジンジャーで複数のバックオフィス業務を横断的に解決することができる点を先ほど解説しましたが、実際ご自身の業務に照らし合わせながら考えるとイメージがしずらいかもしれません。

ここでは、実際にジンジャーを導入した際に企業全体の業務がどのように変化するのかを「従業員の入社」「在籍中の管理」の2つに分けてわかりやすく解説いたします。

 

3-1. 【従業員の入社時】

①入社手続きで必要な処理はオンラインで完結

新卒社員や中途社員が毎年入社する企業様は、入社手続きに関する業務を全てオンラインで完結させることが可能です。

入社前に従業員に人事情報の入力依頼をメールで送付すれば、入社前に従業員情報の収集を完了することができます。

従業員はメールで送られてきた情報入力のフォーマットに沿って情報を入力して送信するだけで入社手続きが完了します。

従業員が入力した情報はそのまま人事データベースに連携されるため、転記作業は必要ございません。

また、雇用契約書類や労働条件通知書などの入社手続きの際に必要な処理に関しても、書類を自動で作成して雇用契約の締結までをオンラインで完結することが可能です。

②従業員のすべての情報は共通の人事データベースで管理

働いている従業員の情報は共通の人事データベースによってリアルタイムに管理されます。既存の従業員を含め、従業員に関わる全ての情報は人事データベースによって一元管理されます。

管理できる項目は企業ごとにカスタマイズすることができるので、管理したい項目に合わせて活用していただけます。

また、ジンジャーの特徴の1つとして「情報が蓄積できる」ことがあげられます。

過去の情報を履歴として残すことができるので、従業員がどのような異動を過去してきたのか、どの研修を受けたのかなどもカンタンに管理することができます。

入社手続き・雇用契約の締結をオンライン化

 

3-2. 【従業員の在籍時】

①勤怠・人事情報の自動連携により給与計算は手間いらずで完了

人事データベース内に集約されている給与計算に必要な情報と勤怠実績を基に、正確で手間のない給与計算を毎月実現することができます。

ご担当者様がおこなうことは「連携ボタン」を一回押すだけです。

社内の従業員情報を一括管理

 

②従業員のコンディション管理も定点観測が可能

ジンジャーから従業員に対して週に1回アンケートを送り回答してもらうことで、従業員のコンディションを定点観測することができます。

従業員の異変を事前に察知し、勤怠情報や人事情報と掛け合わせながら要因を分析し、従業員の離職に繋がらないように事前に対策をすることが可能です。

これまで全従業員に実施していた面談はアンケートで異変を察知した従業員に対してのみおこなえばいいので、工数の削減にも繋がります。

従業員に送信するアンケートは企業によって自由にカスタマイズができるため、従業員に聞きたい内容や、仕事のこと、上司のことなど、さまざまな質問で従業員の状態を定点観測することができます。

 

③企業全体をペーパーレス化できる

部署をまたいだ企業課題であるペーパーレス化も、ジンジャーであれば簡単に実現することができます。

勤怠管理で発生するタイムカードや有給休暇を始めとした各種申請、給与の支払で発生する給与明細、年末になると発生する年末調整の手続き、雇用契約時に発生する書類の準備や郵送など、部署を横断したすべての業務のペーパーレス化が可能です。

もちろん、部分的なペーパーレス化にも柔軟に対応できます。

昨今の働き方の多様化によって在宅勤務やテレワークを取り入れたい企業様は、従業員とのやり取りを含めてすべてをオンラインで完結させることができるのでオススメです。

各種書類のペーパーレス化

 

④経費精算は一気通貫でオンライン化

経費精算は外出先の空いた時間でスマホから簡単に申請することができるため、これまでのように月末に焦って申請することはもうありません。

また、コミュニケーションを含めてすべての作業をオンラインで完結させることができるため、経理部のリモート化も実現することができます。

申請書のフォーマットは柔軟に作成が可能で、必須項目の設定で従業員の記入漏れをなくし、管理者が対応すべき承認依頼はシステム上で管理されます。

経理担当者が手間に感じている仕訳作業やFBデータの作成はもちろん自動です。

領収書と申請書はセットで管理されるため、照合作業の手間も大幅に削減されます。

経費精算業務の効率化

 

⑤従業員情報の変更はワークフローで簡単に更新

在籍中に従業員の情報が変わった際は、ワークフローから申請をあげましょう。申請内容はそのまま自動で人事データベースへ連携されるため、ご担当者様は確認の上承認ボタンを押すだけです。

また、稟議をはじめとしたさまざまな申請と承認を設定することが可能ですので、企業の意思決定スピードの改善と業務の歩留まりの改善が可能です。

テレワークや在宅勤務への対応

 

4. ジンジャーの導入がオススメな企業とは

ここまでジンジャーの特徴や実現することのできるバックオフィス業務を解説してきましたが、実際に導入をお勧めしている企業にはどのような特徴があるのでしょうか。

ここでは、ジンジャーの導入を特にお勧めする企業の特徴をご紹介します。

4-1. 複数の業務を兼務しているご担当者様がいる中小企業

複数の業務を兼務されているご担当者様が在籍している企業様にはジンジャーの導入をオススメしています。

部署をまたいだ情報連携や同じ使用画面ですべての管理が可能な点を考えると、費用対効果が圧倒的に高いためです。

業務をまたいで課題を感じているご担当者様がいらっしゃるからこそ、ジンジャーの部署をまたいだ横断的な課題解決に大きなメリットを感じていただけるでしょう。

4-2. 部署間の情報連携が煩雑になりがちな大企業

企業の規模が大きくなると従業員数も増えるため、それだけ情報の連携や管理が難しくなります。

そのため、従業員情報が人事データベースを変えるだけで自動で更新される点や、情報連携の必要がない点、ジンジャー1つでバックオフィス業務をまとめて管理できる点などは情報連携に課題を抱えている大企業様にとってかなり大きなメリットとなるでしょう。

 

 ジンジャーの特徴を理解したあとは・・・

ジンジャーの全体像や特徴について理解していただけたでしょうか。

ジンジャーについての全体像を理解した後は「各サービスの詳細」をご確認いただくことをオススメしております。

この記事をご覧になった後で各サービスの詳細をご覧いただくと、よりジンジャーが企業に提供できる価値や実際に導入した後の業務イメージを具体的にイメージしていただけるためです。

無料相談を実施しておりますので、お気軽にご参加ください。

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