経理ミスが発生したときの対処法や防止方法を詳しく紹介 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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経理ミスが発生したときの対処法や防止方法を詳しく紹介

失敗経理の仕事を続けているとミスが発生することがあります。誰しもミスをしてしまうことはあるので、ある程度は仕方のない部分もあります。大切なのはミスが発生したときにどういった対応をするかです。対応の仕方によってはミスの影響が大きく変わってくるので、正しい対処法について理解しておいてください。

本記事では経理でどんなミスが発生しやすいか、対処法や防止する方法などについて解説いたします。

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1. 経理でよく発生するミス

注意経理にはいろんなミスの種類があります。ミスの内容について理解しておき、仕事の際に意識することができればミスを減らすことに繋がります。どのようなミスがあるかを知っておいてください。

1-1. 数字の入力ミス

最も定番といえるのが数字の入力ミスです。計算結果に違和感を覚えるほどの大きな入力間違いであれば、入力している途中は気づかなかったとしても最終的に気づける場合もあります。

しかし、0を1つ多く入力してしまうなどのありがちなミスは、桁数が増えるだけなので間違いに気づけないことも多いです。また、本来入力するべき欄とは違う場所に入力してしまうケースもあります。経理において数字の入力は切り離せない業務の1つなので、十分に注意しなければいけません。

1-2. 二重計上

二重計上とは、一度計上した取引を再度計上してしまうことです。どの取引の形状が完了していて、どれがまだかを正確に把握していればこういったミスは起こらないのですが、取引の総数が多くなってしまうと管理が曖昧になってしまい、ミスを引き起こしてしまう可能性があるのです。

特に請求書や領収書を訂正して再発行した際に、二重計上は起こりやすいです。訂正前の請求書や領収書は処分しなくてはいけないのですが、そのままにしておくと訂正前後それぞれの請求書や領収書を計上することになってしまいます。

単なる不注意でミスが起こる場合もありますし、ミスが起こりやすい状況になっている場合もあります。どういったときにミスが起こりやすくなるのかを理解しておき、ミスを起こさないように意識をしなくてはいけません。

1-3. 領収書の紛失

領収書を紛失してしまうのもよくありがちなミスです。紛失の原因はいろいろと考えられますが、多くの場合はデスクの上に領収書が置きっぱなしになっており、その状態で別の仕事を行っていた結果、紛失してしまうというものです。

また、領収書を渡してきた人がデスクに勝手においていくというケースもあります。経理の方は領収書が置かれていたのを知らないため、結果として紛失してしまうのです。このように自分に要因がある場合と、周りの人との連携不足に要因がある場合があるので、紛失があまりにも多いときは、なぜそれが起こっているかを分析しなくてはいけません

1-4. 在庫の計上漏れ

在庫販売を行っている場合は、在庫の計上漏れが発生することがあります。在庫販売を行うたびに計上できていれば漏れることも少なくなるのですが、基本的に特定の期間にまとめて計上をすることが多いです。そうなると数え間違いなどによって計上漏れが発生する場合があるのです。

最終的に売上と在庫の数の計算をしている際に、計算が合わなくなって計上漏れが発覚することもあります。気づかないまま在庫の数が少なくなっていることに気づかないと、税金の計算を間違えてしまう可能性があるので注意しなくてはいけません。

2. 経理ミスが発生したときの対処法

対処方法

経理のミスが発生したときは、すぐに上司に相談することが大切です。単純な数字の入力ミスでも、それが既に提出している資料であれば、その数値を元にして別の作業が進んでいる可能性があります。それら全てを自分の手で修正することはできないので、上司に相談してミスがあったことを正直に伝えることが大切です。

上司にミスを伝える際は、どういったミスかを伝えるのはもちろんですが、どのような影響があるかを考えて伝えるようにしてください。在庫計上におけるミスであれば、それが原因で在庫のカウントがずれてしまい、税金の計算がずれる可能性があるなどミスの重大性について報告しましょう。

ミスが全くないという会社はありません。軽度のミスであれば、早急に対応する必要もないため、今ある仕事が片付いてから対処するといった対応が適切です。しかし、重大なミスであればすぐに対応しなくてはいけません。

ミスの重大性について報告することは、上司の対応速度に大きく関わってきます。ミスの内容はもちろん、与える影響についても報告を行いましょう。

3. 経理ミスを防止する方法

説明する女性

経理ミスを防止する方法はいくつか考えられます。これら全てを実践してもゼロにすることは難しいですが、大幅に減らすことは可能です。経理職それぞれがこれらのポイントに注意をしたうえで業務に取り組んでいかなくてはいけません。

3-1. 整理整頓を心がける

整理整頓を心がけることは大切です。これはデスクの上などの見えている範囲の整理整頓はもちろんですが、どの業務が終わってどの業務が残っているかというデータ上の整理整頓も含まれます。

領収書を紛失するのは、整理整頓さえしっかりと行われていれば防ぐことができるでしょう。整理整頓が根付いていれば、忙しいタイミングで領収書を渡されたとしても、すぐにあるべき場所に整理をしてから別の仕事に取り掛かるということができます。そのまま放置するということがないので、紛失してしまう可能性は大きく下がります。

また、業務の進捗についても整理整頓が行われていれば、二重計上をする可能性が下がります。業務がどこまで進んでいるかわからなくなってしまうのが、二重計上を発生させてしまう要因です。しっかりと管理さえできていれば、そういったミスが起こる可能性は下がるでしょう。

3-2. 集中力を維持する

集中力を維持した状態で業務に取り組むというのも大切です。これは個人個人が集中力を維持できるように工夫を行うことも大切ですが、組織として仕事の進め方を考えていく必要があります。

例えば、業務量が多くて経理職の残業が続いていたとします。残業中は当然ですが集中力が下がってしまうので、数字の入力などにもミスが起こりやすいです。勤務時間内に業務を終わらせる能力は必要ですが、残業をしなくてもいいように会社としてサポートすることも大切です。

集中力というのは精神的な問題なので、自分の力だけで何とかできない場合も多く、上から指示をしたとしても解決しない場合がほとんどでしょう。頭ごなしに従業員に集中するように指示するだけでは何も変わりません。集中力が維持できるように、どうすれば効率よく業務を進められるか、一人一人の業務量は適切かなどを考えるようにしてください。

3-3. システムを導入する

集中力を維持するためには効率よく業務を終わらせることが欠かせません。そのためには、システムを導入して簡単な作業を効率よく進められるようにするのがおすすめです。

システムを導入すれば単純作業のミスが減るだけではなく、経理職の負担が減り、業務に対する集中力の確保につながります。ミスが多くて困っているという会社は、システムを導入して効率よく業務を進めることができないか検討してみてください。

4. 経理ミスは正しく対処を行おう

注意する男性経理ミスで悩んでいる方は多いでしょう。ミスは個人の責任にするのではなく、組織としてどう改善できるかを考えた方が生産性があります。頭ごなしにミスをしないように支持するのではなく、なぜミスが起こったのか、どうすればミスが起こらなくなるのかを考えなくてはいけません。

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そこで今回は、仕訳や勘定科目などの基礎知識から、経理担当者なら知っておきたい法律知識などを網羅的にまとめた資料をご用意しました。
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古屋匠憲

古屋匠憲

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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