自動仕訳は、経理業務を効率化させる会計システムの機能です。業務効率化以外にも、多くのメリットがあります。ただし、自動仕訳の仕組みがわからず不安に感じる方も少なくありません。

そこでこの記事では、自動仕訳の仕組み・ルールやメリット・デメリット、導入するときのポイントを解説します。自動仕訳について詳しく知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

1. 自動仕訳の概要

自動仕訳とは、自動的に仕訳をおこなう機能のことです。AIの学習機能が搭載され、的確な仕訳を実現できます。ここでは、自動仕訳とはどのような機能なのか詳しく解説します。

1-1. 自動で勘定科目に分類する

自動仕訳とは、自動で取引情報を勘定科目に分類する会計システムの機能のことです。クラウドサービスなどのインターネット経由の会計システムで提供されています。

自動仕訳によって手入力だった会計処理の手間が省け、自動ですべてのキャッシュフローを明確化できます。

1-2. AIが搭載されている

会計システムには、AI搭載の自動仕訳も少なくありません。AIは仕訳と訂正を繰り返し学習していくため、使えば使うほど的確に仕訳できるようになります。

自動仕訳は入力作業の手間を省けるだけではなく、入力の間違いも減らせます。経理業務の効率化を実現できるでしょう。

2. 自動仕訳の仕組み・ルール

自動仕訳の仕組みは、登録している区分・科目や定められた仕訳方法などを記憶し、取引情報を自動的に分類するものです。

自動仕訳のルールの詳細は、以下になります。

• 仕訳をおこなう
• 内容をチェックする
• 登録する
• 次回同じような取引があった場合、AIが処理する
• 仕訳が間違っていても、修正すればAIが学習する
• 自動仕訳の精度が上がる

会計システムのAIが学習をもとに仕分けるため、手動で仕訳を設定する手間がなくなります。使い続けるほど分類したい内容をより自動化できる仕組みです。

3. 自動仕訳の5つのメリット

自動仕訳の導入によって以下のようなメリットを得られます。

1. 間違いやミスを減らせる
2. 不正を検知できる
3. ペーパーレス化を進められる
4. 入力の負担を軽減できる
5. 不慣れな人でも仕訳できる

ここでは、それぞれ順にメリットの詳細を解説します。自動仕訳の導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

3-1. 間違いやミスを減らせる

自動仕訳には、手入力による間違いやミスを減らせるメリットがあります。システムがデータを読み取り、正確に入力するためです。

手動で細かい作業を続けていると、ケアレスミスはどうしても発生してしまいます。最悪の場合、小さなミスや入力漏れの積み重ねが大きなトラブルに発展するケースも考えられるでしょう。

自動仕訳は経理業務におけるデータを自動で読み取り記録するため、記入漏れや入力ミスを格段に減らせます。

3-2. 不正を検知できる

会計システムには、不正検知機能が搭載されています。不正な仕訳があると検知するため、健全な会社経営を実現するための内部統制に役立つでしょう。

AIは不正につながる仕訳が入力された場合、学習機能によって不正会計の入力を防止します。人の手による経理業務よりも早期に不正を検知できるのは、自動仕訳を導入する大きなメリットです。

3-3. ペーパーレス化を進められる

自動仕訳の導入によってペーパーレス化を推進できることもメリットです。会計システムを利用するときは紙ではなく電子データを用いるため、紙の書類が不要になります。

また、経理作業のペーパーレス化を進められれば、紙代などのコストを削減可能です。他にも、ビジネス用の管理ツールを活用できるため、業務の効率化と生産性の向上を目指せます。出社せずにテレワークでも作業でき、通勤の負担を減らせるでしょう。

3-4. 入力の負担を軽減できる

自動仕訳には、入力作業の手間を減らせるメリットがあります。取引の内容を取り込むだけの作業になるので、入力する時間や手間を減らせます。

さらに、入力の負担を軽減できれば、他の重要な作業に時間をかけられることもメリットです。

3-5. 不慣れな人でも仕訳できる

自動仕訳は、不慣れな人でも仕訳できることがメリットとして挙げられます。決められたルールに沿って自動で仕訳される仕組みで、経理知識がなくとも作業を進められるためです。

勘定科目の知識が少ない人や経理経験の浅い人、経理の作業に慣れていない人にとって、自動仕訳はとても便利な機能です。

4. 自動仕訳の3つのデメリット

自動仕訳には多くのメリットがある一方、以下のようなデメリットもあります。

1. 細かい作業が多い
2. セキュリティに注意する
3. 人の確認が必要になる

デメリットも把握してから、自動仕訳を導入すべきなのか検討しましょう。

4-1. 細かい作業が多い

会計システムを導入する際、最初に細かな作業が発生します。会社独自の勘定科目やデータなどを設定する必要があるためです。

会社によっては、細かい作業があるだけでなく作業量が多くなるため、導入時に手間がかかるでしょう。

長期的な視点で見ると手間や時間は大幅に削減できるため、初期コストを踏まえて導入に踏み切れるかが肝心です。

4-2. セキュリティに注意する

会計システムのセキュリティには細心の注意が必要です。セキュリティ対策を疎かにしている場合、情報漏洩のおそれがあり、会社にとって大きな損失につながりかねません。

会計システムはクラウドサービスなどのインターネット経由で利用します。会計システムに以下のようなセキュリティ体制があれば安心です。

• 不正アクセスの事前予防
• 機密情報の暗号化
• 保存しているデータの暗号化
• 2段階認証
• ログイン回数の制限
• パスワードの強度評価

また、クラウドサービスの場合、データは自社ではなくサービス側に保存されます。運営会社のサーバーに障害が発生するとデータ損失の恐れがあるため、自社のバックアップ体制も確認することが大切です。

4-3. 人の確認が必要になる

自動仕訳を活用した場合でも最終的には人の確認が必要です。すべてをAIに任せられるわけではありません。

自動仕訳の処理した内容を人がチェックし、誤りを修正する作業が発生します。確認する量が多い場合、チェックする人の負担も増えてしまうでしょう。

修正する内容を減らすためには、RPA（Robotic Process Automation／ロボティック・プロセス・オートメーション）を併用するのがおすすめです。

RPAとは、人間がおこなうパソコン画面上の操作をルールに基づいて自動的に再現する技術のことです。二重仕訳をRPAで抽出すれば、確認する手間を軽減できます。

RPAで抽出するやり方は、以下のとおりです。

• 確認したい期間のデータをダウンロード
• 二重仕訳の可能性がある条件を設定
• RPAで条件に合う項目を抽出するよう指示する
• 抽出項目を人が確認する

二重仕訳だけではなく修正が発生しやすい条件がある場合、同じように指示を組めばチェックの負担を減らせるでしょう。

5. 自動仕訳を導入するときのポイント

はじめて自動仕訳を導入するときは、以下の2つの点を押さえておきましょう。

• 使いたい機能の有無をチェックする
• 「AI OCR」はあるのか確認する

自動仕訳の導入で後悔しないために、ぜひ参考にしてください。

5-1. 使いたい機能の有無をチェックする

自動仕訳を導入するときは、使いたい機能が備わっているのか確認することが重要です。機能が乏しい場合、手で入力する作業の量が減らず、自動仕訳を導入するメリットを得られません。

おすすめの機能は、文字を読み取るOCR（Optical Character Reader／光学的文字認識）です。OCRとは、手書きや印刷された文字をスキャナで読み取り、コンピューターが利用できる文字コードに変換する技術を指します。

また、会計システムによっては自動仕訳をオプションにしているケースもあるので、料金体系を確認することも重要です。会計システムが試用期間を儲けている場合は、どのような機能があるのかや使い勝手をチェックしましょう。

5-2. 「AI OCR」はあるのか確認する

OCRにAI技術を加えた「AI OCR」が備わっているのかも確認すべきポイントです。AI OCRは、OCRよりも文字識字率が高く、異なる書類のフォーマットでも活用可能です。またRPAと連携すれば、読み取りや入力、意味づけ、集計まで一括で進められます。

OCRより費用は高いですが、経理作業の効率を格段に上げたい場合は、AI OCRの導入を検討しましょう。