法人カードの管理方法や不正利用を防ぐ社内ルールを徹底解説! | jinjerBlog

法人カードの管理方法や不正利用を防ぐ社内ルールを徹底解説!

レッドカード

法人カードは、追加カードを発行することで社員にも経費決済のためのカードを持たせることが可能です。

支払いは代表者カードに集約されるので、経費精算の手間と時間を省けるところが魅力ですが、不正利用されるリスクもゼロではありませんので、あらかじめ管理方法を徹底しておくことが大切です。

今回は、法人カードの管理方法や、社内での不正利用を防ぐ方法、不正利用した場合のペナルティの必要性について解説します。

1.決めておこう!法人カードの管理方法と社内ルール

カード

法人カードを作成し、社員に追加カードを持たせる場合は、事前にカードの管理方法を徹底することが大切です。

ここでは、法人カードを作成する前に決めておきたい法人カードの管理方法を4つのポイントにわけて説明します。

ポイント1.法人カードを交付する社員を決める

法人カードの追加発行枚数には限りがあるため、場合によってはカードが不足することがあります。

しかし、法人カードを利用できるのは原則として交付を受けた社員のみで、カード会社が定めた規約では、複数の社員が一枚のカードを使い回すのは原則として禁止しています。

カードの使い回しが発覚した場合、カード会社から法人カードの利用を停止させられる可能性がありますので、追加カードをどの社員に交付するか、あらかじめきちんと決めておきましょう。

カードを交付する社員を限定しておけば、利用明細の確認もスムーズになります。

ポイント2.カードの利用範囲を決める

法人カードの用途は会社の経費決済ですが、何をどこまで経費とするかを社員の裁量に任せていると、本来は経費と認められないものまでカード決済される可能性があります。

また、利用明細のチェックも複雑になりやすいので、法人カードを交付する際は、あらかじめカードを利用する範囲を決めておきましょう。

たとえば、営業社員の場合は外回りにガソリン代や出張時の宿泊費のみ。総務は備品の購入費のみなど、部署や役職に応じてカードの用途を限定しておけば、カード管理にかかる手間を省けます。

ポイント3.証明書の提出および口頭での報告を義務づける

法人カードと経費精算システムを連動させると、カードの利用データが自動的にシステムへ取り込まれるため、社員から提出されるレシートやカード売上票がなくても、いつ・誰が・どこで・いくら決済したのかわかる仕組みになっています。

データ入力の手間を省けるのは便利ですが、だからといって利用報告のルールを省略すると、際限なく法人カードを使われる原因となります。

たとえデータ入力の必要性がなくても、法人カードで決済したときはカード売上票などの証明書の提出および口頭での報告を徹底させることが大切です。

ポイント4.法人カードの利用限度額を設定する

法人カードの利用限度額には上限があり、限度額を超えると、その月はそれ以上カード決済を行えなくなってしまいます。

特定の社員がカードを使いすぎると、他の社員がいざという時に決済できなくなったり、口座の残高が不足したりする原因になりますので、あらかじめ追加カードの利用限度額を設定しておいた方が安心です。

追加カードの利用限度額は一枚ずつ設定できますので、役職ごとの利用シーンに合わせて適切な上限額を設けるようにしましょう。

ポイント5. 領収書を提出してもらう

従業員が法人カードを利用した場合に、領収書などの証拠となる書類をもらい、強制的に経理に提出するようにします。そうすることで領収書を証拠として法人カードの利用履歴と照らし合わせて確認できるので、不正の抑制はもちろん、不正があった際にすぐ気づいて迅速に対応することができます。

ポイント6.社員が利用する時だけ貸し出す

社員が利用するときだけカードを貸し出すようにルールを定めるのも良い管理方法です。カードを管理する人を決めて、営業などで出張に行く際や、接待を行う時にカードを貸し出すようにします。理由がないとカードを借りられなくなるので、不正の抑制が期待できます。

2.社員の法人カード不正利用例

頭を抱える様子

法人カードで不正をする場合は大きく分けて下記の3つのケースが多いです。

・社員がプライベートで法人カードを不正利用
・経費にならないものを法人カードで決済する
・社員カードの紛失・盗難による不正利用

これらのケースを細かく解説していきます。

2-1.社員がプライベートで法人カードを不正利用

社員が法人カードをもちいて不正をするケースとして、プライベートな買い物で私的に利用するケースが多いです。しかし、社員が必ずしも故意に不正をはたらくとは限りません。
社員が誤って会社の購入品と私物を混ぜて法人カードで決済してしまうケースもあります。

2-2.経費にならないものを法人カードで決済する

社員が経費だと思って決済したものが、経費として認められないというケースもあります。この場合は社員が悪意をもっていないケースがほとんどなので、事前に社内で経費になるものとならないものに関して周知しておくことが重要です。

2-3.社員カードの紛失・盗難による不正利用

法人カードに限らず、個人のクレジットカードでも特に起こりやすい不正のケースは、カードの紛失と盗難による不正利用です。事前に防止することも重要ですが、紛失・盗難は予期せず起こってしまうことが多いため、紛失・盗難に気づいたときにどれだけ迅速に対応できるかがポイントになります。またカード会社によって保証の手厚さも異なるので、カード選びの際に保証の内容を確認しておきましょう。

3.社内での不正利用を防ぐ方法

ミスした様子

法人カードを社員に持たせる場合、少なからず不正利用のリスクが発生します。

社内での法人カード不正利用は、経費の無駄遣いにつながるのはもちろん、職場の規律を著しく乱す原因となりますので、徹底した予防策を講じておくことが大切です。

ここでは、社内での不正利用を防ぐために実践したい方法を3つご紹介します。

3-1.利用時のみ貸与する

法人カードを社員に貸与しっぱなしにすると、私的な決済に使われるリスクが高まります。

法人カードを利用時のみ貸与するルールにすれば、必要な時しかカード決済を行えなくなるため、不正利用を未然に防止できます。

カードの貸与と返却の際は、それぞれ何に使うのか(使ったのか)、いつカードを返却するのか、上司にしっかり伝えるルールも徹底しておきましょう。

カードを管理する上司も、現在誰にカードを貸与しているのか、名簿やシステムで管理する習慣をつける必要があります。

3-2.利用ルールが遵守されているかチェックする体制を作る

法人カードの利用ルールを設けても、それが正しく遵守されているかどうかをチェックする体制が整っていないと、不正利用が横行する原因となります。

法人カードの場合、毎月支払日に合わせてカード会社から一月あたりの利用明細書が郵送されてきますが、そのタイミングでまとめてチェックしようとすると不正利用を見逃すおそれがありますので、カードの返却と共に、いつ・どこで・何に・いくら使用したのか、都度チェックする体制を整えておきましょう。

特に私的利用との区別がつきにくい接待費やガソリン代に関しては、事前承認制を導入する・定期的に社用車のガソリン消費量をチェックするといったルールを設けておくと、不正利用の予防につながります。

3-3.経費を見える化する

同じ部署・役職であっても、毎月の経費の利用額は社員によって異なりますが、特定の社員だけカード利用額が突出して多い場合は、不正利用されている可能性があります。

ひとりひとりの社員のカード利用額をグラフなどで表示できるシステムを導入していれば、不正利用をいち早く発見し、対処することができます。

4.不正利用した場合のペナルティを考え、周知すべき

バツマーク

社内での法人カードの不正利用に対し、口頭注意だけに留めてしまうと、同じ過ちを繰り返す社員が増えてしまうおそれがあります。

法人カードの不正利用をしっかり防止したいのなら、ルールの制定と共に、違反した社員へのペナルティも決めておくことが大切です。

たとえば、一回目は始末書の作成、二回目は懲戒処分など。

なお、法人カードの利用ルールを新たに設ける際は、就業規則を改定すると共に、その旨を社内に周知させる必要があります。

できれば法人カードを導入する前に講習会を開き、どんなルールを設けたのか、違反するとどのようなペナルティが科せられるのか、社員にきちんと伝えておくのが理想的です。

その際、社員には法人カードの不正利用が就業規則違反に該当すると共に、カードの不正な私的利用は「業務上横領」にあたることも明示しておきましょう。

業務上横領は親告罪ではなく、被害者(会社)が被害届を出さなくても刑事事件として立件される可能性があるということを示唆すれば、不正利用の抑制につながります。

実際には、一企業の業務上横領を被害者の申告なしで立件する可能性はほぼありませんが、「刑事事件である」という事実を突きつけるだけでもかなりの抑止力になります。

また、カードの不正利用は、カードの利用明細書をチェックすれば必ず発覚することも合わせて周知するのも効果的です。

5.法人カード導入の際は、管理方法とルールを徹底しよう

法律

法人カードは経費精算の効率化に役立つ便利なツールである一方、管理方法やルールを徹底していないと不正利用が横行しやすいというデメリットもあります。

カードの不正利用は会社のコスト増につながるのはもちろん、会社の規律を乱す原因となりますので、事前にカードの管理方法やルールを設定し、不正利用を未然に防ぐ対策を講じておくことが大切です。

具体的には、カードの利用者や利用範囲を決めておく、利用上限額を設定するなど。

あわせて、不正利用した場合のペナルティも考え、周知しておくと、私的利用の抑止力となるでしょう。

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