電子帳簿保存法の改正で変わるクレジットカードやキャッシュレス決済の重要性

電子帳簿保存法は1998年に施行されて以降、時代の流れに合わせて繰り返し改正がおこなわれてきました。

直近の2020年10月1日付の改正では、経理業務の効率化を図るため、帳簿書類の保存要件が緩和されています。

とくに経費をクレジットカードで決済している企業は、今回の改正で経理業務が大きく変化しますので、改正の内容をしっかり把握しておきましょう。

今回は、電子帳簿保存法2020年改正で何がどう変わったのか、その内容をくわしく解説します。

現金からの脱却!経費精算キャッシュレス化の教科書

企業の現金管理の課題を解決するための手段として、経費精算システムが注目を集めてきました。

ICカードをはじめとした現金を使用しない精算方法を活用することで、小口現金そのものはもちろん、現金管理によって生じる課題を解決することができるようになったためです。

一方で、「キャッシュレス化といわれても今まで現金で管理していたものをいきなりキャッシュレス化するのは難しいんじゃないか・・・」と不安な方も少なくないでしょう。

そのような方のために、今回「現金からの脱却!経費精算キャッシュレス化の教科書」をご用意いたしました。

資料には、以下のようなことがまとめられています。

・現金管理によって起きてしまう課題
・経費精算システムを使用したキャッシュレス化
・実際にシステムを使用した際の経費精算の流れ

キャッシュレス化を簡単に理解して進めることができるように、ぜひ現金からの脱却!経費精算キャッシュレス化の教科書をご参考にください。


1. 電子帳簿保存法とは

まず初めに、電子帳簿保存法についての理解を深めておきましょう。

1-1. 帳簿や証憑を電子保存するための法律

簡単に説明すると、電子帳簿保存法とは「これまで紙での保存が必要だった国税関係書類を電子保存する」ことができる法律です。

1-2. 電子帳簿保存法改正の経緯

電子帳簿保存法は施行されてから何度か改正をしてきました。ここでは重要な改正の経緯を解説いたします。

① 1998年:電子帳簿保存法の施行

電子帳簿保存法は1998年に施行されました。最初は決算書データの電子保存が可能になりました。

② 2005年:e-文書法の施行

2005年にはe-文書法が施行されました。e-文書法は紙の書類をスキャナで電子化して保存するための法律です。

③ 2016年:スマートフォン

2016年にはスマートフォンで撮影した画像が認められるようになりました。

2. 2020年の電子帳簿決済法改正で変わること

2020年の電子帳簿決済法改正では、電子データの保存要件の緩和がおこなわれるとともに、新たな電磁的記録方法が追加されています。

2-1. 受領側のタイムスタンプ付与の義務化を一部解除

従来の電子帳簿決済法では、発行者側によるタイムスタンプ付与の有無にかかわらず、受領者側が必ずタイムスタンプを付与することが義務づけられていました。

改正後では発行者側でタイムスタンプを付与した電子帳簿に関しては、受領者側のタイムスタンプ付与を省略することが可能です。

2-2. クレジットカード等の利用明細を領収書として利用できる

電子帳簿保存法では、「真実性の確保」を満たす要件として、以下2つから成る「訂正・削除履歴の確保」を掲げています。[注2]

1.帳簿に係る電磁的記録に係る記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること

2.帳簿に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間を経過した後に行った場合には、その事実を確認することができること

国税庁による「電子帳簿保存法一問一答」によると、これら「訂正・削除履歴の確保」の要件を満たすシステムは、具体的に以下のようなものを指します。[注3]

1.電磁的記録の訂正・削除について、物理的にできない仕様とされているシステム

2.電磁的記録の訂正または削除を行った場合には、訂正・削除前の電磁的記録の訂正・削除の内容について、記録・保存を行うとともに、事後に検索・閲覧・出力ができるシステム

クレジットカードやデビットカード、電子マネー、QRコード決済といった、いわゆるキャッシュレス決済のシステムは上記の条件を満たしているため、それぞれの利用明細があれば、領収書の発行やタイムスタンプの付与が不要となります。

たとえばクレジットカードを使って業務に必要な支払いを行った場合、経費決算までのステップは以下のようになります。

1.経費の支払い

2.利用明細書の受領

3.経費精算

[注2]国税庁「電子帳簿保存法上の電子データの保存要件」

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/05.htm

[注3]国税庁「電子帳簿保存法一問一答 」

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0020002-072_5.pdf

3. 2020年電子帳簿保存法の改正によるメリット

企業にとって2020年の電子帳簿保存法改正には、以下のようなメリットがあります。

3-1. 経費処理にかかる業務の負担を軽減できる

2020年電子帳簿保存法の改正による最も大きなメリットは、経費処理にかかる業務の負担を軽減できるところです。

キャッシュレス決済を行えば、わざわざ領収書を発行してもらったり、撮影・スキャンしたりする手間を省けますので、業務効率化につながります。

利用明細書は月に1回まとめて発行されますので、経費決済のたびに処理する手間がなくなるところも大きなメリットといえます。

3-2. テレワーク、リモートワークの推進につながる

新型コロナウイルスの影響により、出社せずに自宅で業務をおこなうテレワークやリモートワークを導入する企業が増えています。

しかし、従来の電子帳簿保存法では、決済の方法にかかわらず紙の領収書を経理に提出しなければならないため、テレワークやリモートワークをしている人も、経費精算のためにわざわざ出社しなければなりませんでした。

改正後は、Web上から確認できる利用明細書を領収書として活用できるため、自宅にいながら経費を精算することができます。

経費処理がネックでテレワーク、リモートワークの導入が難航していた企業にとっては、新たなワークスタイルを確立する後押しになることでしょう。

3-3. 人的ミスのリスクが減る

改正前の経費精算では、伝票を手入力したり、領収書を撮影・スキャンしたりする必要がありました。

しかし、人の手で行う作業にミスは付きものですので、誤入力や画像不鮮明などのトラブルが起こることもあります。

キャッシュレス決済の利用明細書を自動的に伝票化するシステムを導入すれば、誤入力や画像不鮮明などのミスがなくなり、経理上のリスクを軽減することができます。

4. 2020年の電子帳簿保存法改正により、経理業務の負担はより軽減される

電子帳簿保存法は、もともと帳簿書類に係る業務の手間と時間を軽減するために制定された法律ですが、真実性を確保しなければならない関係上、さまざまな規制が設けられていました。

しかし、2020年の電子帳簿保存法改正により、タイムスタンプを一部不要としたり、キャッシュレス決済の利用明細書を電磁的記録方法に含めたりと、電子データの保存要件の規制が大幅に緩和されました。

経理業務に携わる人はもちろん、日頃キャッシュレス決済で経費の支払いをおこなっている人も、経費精算にまつわる業務の負担が軽減されるため、会社全体の業務効率化を図ることができます。

従来の電子帳簿保存法により、キャッシュレス決済やリモートワーク・テレワークの導入がなかなか進まなかった企業も、今回の改正によって新たなワークスタイルの確立を目指しやすくなるでしょう。

関連記事:電子帳簿保存法とは?その重要性や手続きの流れなど基本を解説

経理業務のキャッシュレス化は経費精算システム!経理業務における現金の取り扱いを無くすことは、企業にとってメリットがとても大きいです。

しかし、これまで小口現金を扱っていた企業にとっては、今までの業務フローの大幅な変更や運用に不安を感じる方も少なくありません。

「キャッシュレス化を進めたいが、システムが難しかったり使いずらかったりしたらどうしよう・・・」とお悩みの方は「現金からの脱却!経費精算キャッシュレス化の教科書」をぜひご覧ください。

資料では

・キャッシュレス化が注目されている理由
・経費精算システムを用いたキャッシュレス化
・経費精算システムを用いた申請から処理までの流れ

など、キャッシュレス化に関する内容を総まとめで解説しています。

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