電子帳簿保存法の改正で変わる、クレジットカードやキャッシュレス決済による証憑の扱い方 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

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電子帳簿保存法の改正で変わる、クレジットカードやキャッシュレス決済による証憑の扱い方

電子帳簿保存法は、一定の要件を満たした帳簿や書類を電子保管することを認める法律です。

保存要件は、書類の受け取り方法や種類によって3種類存在します。今まで、いずれの書類も保管方法を任意で選択できましたが、2020年の改正により「電子取引」の書類は電子保存が義務化されました。そのため、これまではPDFなどの電子データは印刷して保管できましたが、これからは電子データのまま保管しなければなりません。

本記事では、電子帳簿保存法の改正内容や、電子保存が義務化される書類について詳しく解説します。

【調査レポート】2022年「改正電子帳簿保存法」に向けた各社の現状とは?

一部猶予が与えられた改正電子帳簿保存法ですが、各社の対応状況はいかがなのでしょうか。
そこで電子帳簿保存法に対応したシステムを提供するjinjer株式会社では「改正電子帳簿保存法対応に向けた課題」に関する実態調査を実施いたしました。

調査レポートには、

・各企業の電帳法対応への危機感
・電帳法に対応できていない理由
・電帳法の対応を予定している時期
・電帳法対応するための予算の有無について

などなど電子帳簿保存法対応に関する各社の現状が示されています。

「各社の電帳法の対応状況が知りたい」「いつから電帳法に対応しようか悩んでいる」というご担当者様はぜひご覧ください。

電帳法調査レポート

1. 電子帳簿保存法とは

まず初めに、電子帳簿保存法についての理解を深めておきましょう。

1-1. 帳簿や証憑を電子保存するための法律

電子帳簿保存法とは「これまで紙での保管が必要だった国税関係書類を電子保存する」ことができる法律です。

今までは税務署長への事前申請が必要でしたが、2022年1月1日より申請と承認が不要となりました。ただし、すでに承認を得ている法人は、過去の法令適用を解除する届出が必要になっています。詳しくは2022年度(令和4年)改正版|5分で読み解く!電子帳簿保存法の資料も併せてご覧ください。

1-2. 電子帳簿保存法の経緯

電子帳簿保存法は施行されてから何度か改正をしてきました。ここでは、特に反響の大きかった内容について紹介します。

① 1998年:電子帳簿保存法の施行

電子帳簿保存法は1998年に施行されました。最初は決算書データの電子保存が可能になりました。

② 2016年:スマートフォンなどで撮影した画像も認められるように

2016年にはスマートフォンで撮影した画像が認められるようになりました。

③ 2020年:タイムスタンプに関する要件を緩和

従来の電子帳簿保存法では、発行者側によるタイムスタンプ付与の有無にかかわらず、受領者側が必ずタイムスタンプを付与することが義務づけられていました。

改正後では発行者側でタイムスタンプを付与した電子帳簿に関しては、受領者側のタイムスタンプ付与を省略することが可能です。

③ 2022年:電子取引の電子保存が義務化

2022年1月より、電子取引書類の電子保存が義務化されました。そのため、PDFなどの電子データで作成・受領した領収書類は電子データのまま保存しなければなりません。細かい改正内容を把握しても、そもそも電子帳簿保存法に関して基礎からよく理解できていないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そのような方にむけて、当サイトでは「5分で読み解く電子帳簿保存法」という資料を無料配布しております。本資料では法改正による電子帳簿保存法の細かい改正内容はもちろん、そもそも電子帳簿保存法はどのような法律で、どう対応する必要があるのかを分かりやすく解説しています。電子帳簿保存法に関して基礎から正しく理解したい、会社でも正しく対応したいという方には大変参考になる内容となっておりますので、興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

 

2. 電帳法改正で変わる、クレジットカード取引の領収書の扱いとは

電子帳簿保存法の改正により、クレジットカードなどのキャッシュレス決済による取引の証憑保管の決まりが大きく変化しました。本章で詳しく解説するので、確認しましょう。

2-1. 電子データの領収書類は電子保存しなければならない

先述のとおり、電子取引に該当する領収書類は電子保存が義務付けられています。この「電子取引」とは、Web上での受発注ではなく、証憑類を電子データで作成・受領したものを指します。

そのため、Webサイトで取引したとしても、紙の領収書類を受領した場合は「電子取引」に該当しないため、注意しましょう。

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3. 電子帳簿保存法の改正に対応するメリット

企業にとって電子帳簿保存法改正に対応するメリットは次のとおりです。

3-1. テレワーク、リモートワークの推進につながる

新型コロナウイルスの影響により、出社せずに自宅で業務をおこなうテレワークやリモートワークを導入する企業が増えています。

しかし、従来の電子帳簿保存法では、決済の方法にかかわらず紙の領収書を経理に提出しなければならないため、テレワークやリモートワークをしている人も、経費精算のためにわざわざ出社しなければなりませんでした。

改正後は、経理書類を電子帳簿保存法に則った形で電子保存すれ、ば書類を確認するために出社する必要がなくなりテレワークが可能になります。

経費処理がネックでテレワーク、リモートワークの導入が難航していた企業にとっては、新たなワークスタイルを確立する後押しになることでしょう。

関連記事:【2022年】電子帳簿保存法の緩和で変わる領収書の管理と注意点

3-2. 経理業務の効率化・ペーパーレス化

電子帳簿保存法が改正されることで、経理業務が大きく効率化されます。請求書や領収書などの紙をペーパーレス化してオンライン上で管理できるようになり、紙を探す手間やファイリングなどの作業もなくなり、これまでトラブルやリスクの種となっていた書類の紛失や人的ミスが少なくなり、より効率的に業務を進められるようになりました。

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4. 電子帳簿保存法改正により、経理業務の負担はより軽減される

電子帳簿保存法は、もともと帳簿書類に係る業務の手間と時間を軽減するために制定された法律ですが、真実性を確保しなければならない関係上、さまざまな規制が設けられています。

しかし、経費精算システムの機能拡充やセキュリティ向上により、業務を効率化させつつ真実性や確実性の確保ができるようになりました。そのため、近年では数年に一度法改正と要件の緩和がおこなわれて、より対応しやすい法律に変化してきています。

同時に、電子取引の書類は電子保存が義務化されるなど、現時点で対応できていない企業には厳しい向かい風となるでしょう。電子帳簿保存法への対応は、経費精算にまつわる業務の負担が大きく軽減されるため、会社全体の業務効率化を図ることができます。より法律の規定が厳しくなる前に、対応方法を模索していきましょう。

2020年、2022年の電子帳簿保存法改正を
わかりやすく総まとめ!

1998年に制定された電子帳簿保存法ですが、2020年10月や2021年の改正によって企業が電子帳簿保存法に対応するハードルが格段に下がりました。しかし、電子帳簿保存法に対応すれば業務が効率化されると言っても、要件や法律そのものの内容、対応の手順など理解しなければならないことは多いです。「どうにか電子帳簿保存法を簡単に理解したいけど、自分で調べてもいまいちポイントがわからない・・・」とお悩みの方は「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をぜひご覧ください。資料では

・電子帳簿保存法の内容に関するわかりやすい解説
・2020年10月改正内容と2022年の最新内容のポイント
・今後電子帳簿保存法に対応していくための準備や要件

など、電子帳簿保存法に関する内容を総まとめで解説しています。「電子帳簿保存法への対応を少しずつ考えたいが、何から始めたらいいかわからない」という経理担当者様は「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をぜひご覧ください。

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FURUYA

FURUYA

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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