電子帳簿保存法の申請期限は?申請のために何を準備すればいいのか解説

電子帳簿保存法にもとづいた書類のデータ管理を行いたいと思ったとき、まずは承認の申請をしなければなりません。

いつまでに申請をすればよいのか、どのように申請すればよいのか、必要なものは何かについてわかりやすく解説します。

5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook

2020年10月に電子帳簿保存法の改正が実施されました。

今回の改正によって、企業の経理業務における電子化のハードルが格段に下がりました。

一方で、「電子帳簿保存法に対応したいけど、要件が難しくて何からはじめればいいのかわからない・・・」と不安な方も少なくないでしょう。

そのような方のために、今回「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をご用意いたしました。

資料には、以下のようなことがまとめられています。

・電子帳簿保存法について
・2020年の改正内容とポイントについて
・電子帳簿保存法への対応と準備について

電子帳簿保存法を簡単に理解して対応ができるように、ぜひ「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をご参考にください。


1. 電子帳簿保存法に対応するために申請が必要な3つの書類

電子帳簿保存法を適用するためには、帳簿、書類、スキャナ保存についてそれぞれ申請しなければなりません。

1-1. 帳簿のデータ保存について申請する方法

仕訳帳や売上台帳、仕入れ台帳などの帳簿類をデータで保存する場合は、「国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書」で申請します。

すべての帳簿を申請することも、帳簿の一部だけを申請することもできます。

そのため、一部の帳簿はデータで保存し、残りは従来どおり紙で保存するといった運用も可能です。

申請書には以下の3点について明記しなければなりません。

  1. 承認を受けようとする帳簿の種類、備付け開始日、保存場所
  2. 帳簿の作成・保存に使用する機器の概要(パソコン・プリンタ・サーバーなど)
  3. 承認を受けようとする帳簿の作成・保存に使用するプログラム(ソフトウェア)の概要

1-2. 書類のデータ保存について申請する方法

貸借対照表や損益計算書などの決算関係書類、請求書や注文書、納品書などの取引関係書類など、帳簿以外の書類をデータ保存する場合は、「国税関係書類の電磁的記録による保存の承認申請書」で申請します。

こちらも、対象となる書類を指定できるため、一部の書類は紙で保存し続けることが可能です。

申請書には以下の3点について明記しなければなりません。

  1. 承認を受けようとする書類の種類、データ化した書類の保存開始日、保存場所
  2. 書類の作成・保存に使用する機器の概要(パソコン・プリンタ・サーバーなど)
  3. 承認を受けようとする書類の作成・保存に使用するプログラム(ソフトウェア)の概要

なお、この申請では自社で発行した書類のみが承認の対象となることに注意しましょう。

取引先から受け取った書類をデータ保存する場合は、次の「スキャナ保存した書類について申請する方法」によって申請する必要があります。

1-3. スキャナ保存した書類について申請する方法

取引先から紙で受け取った領収書や請求書、契約書、発注書などの書類を、スキャナで読み取ってデータ化し保存したい場合は、「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書」で申請します。

申請書には、それぞれ以下の3点について明記しなければなりません。

  1. 承認を受けようとする書類の種類、データ保存の開始日、保存場所
  2. 書類のデータ化・保存に使用する機器の概要(スキャナ・スマホ・デジカメなど)
  3. 承認を受けようとするスキャナ保存に使用するプログラム(ソフトウェア)の概要

上記のように、保存データにはスキャナやデジカメ、スマホなどで撮影した画像データが使えますが、解像度や色調などの要件を満たす必要があります。

関連記事:電子帳簿保存法とは?その重要性や手続きの流れなど基本を解説

2. 電子帳簿保存法の申請期限は適用したい時期の3ヵ月前

電子帳簿保存法(電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿の保存方法等の特例に関する法律)に則って必要書類をデータ化する場合は、事前に所轄の税務署へ申請しなければなりません。

申請書の提出時期は「承認を受けようとする国税関係帳簿等の備付けを開始する日の3月前の日まで」と規定されています。

したがって、たとえば1月1日から経費精算システムを導入のうえ、電子帳簿保存法にもとづいて書類をデータ化し保存することを計画しているのであれば、前年の9月30日までに申請する必要があります。

3. 電子帳簿保存法の申請に必要な添付書類

前述の3種類の申請には、それぞれ以下の3つの添付書類が必要となります。

申請ごとに各添付書類を1部ずつ用意してください。

  1. 帳簿・書類の作成や保存を行うための処理システムの概要を記載した書類
  2. 帳簿・書類の作成や保存を行うための処理に関する事務手続の概要を記載した書類(外部委託する場合は、委託業者との契約書の写し)
  3. 申請書の記載事項を補完するために必要となる書類や参考となる書類

3-1. JIIMAの認証を受けているソフトウェアを使用する場合、添付資料は不要

JIIMA(公益社団法人日本文書情報マネジメント協会)認証のソフトウェアを使用する場合は、上記とは別の「(市販のソフトウェアのうちJIIMAの認証を受けているもの)」が付記された申請書で申請します。

また、前述の添付書類は不要です。

4. 電子帳簿保存法の適用には余裕をもった計画を

電子帳簿保存法の適用を受けるためには、3ヵ月前の申請はもとより、対象とする書類の選定や、使用機器・導入システムの検討などが必要です。

それらの選定や検討にもある程度の時間を要するため、電子帳簿保存法にもとづいた帳簿や書類のデータ化・保存に切り替えるためには、余裕をもった計画を立てることをおすすめします。

電子帳簿保存法をわかりやすく総まとめ!
1998年に制定された電子帳簿保存法ですが、2020年10月の改正によって企業が電子帳簿保存法に対応するハードルが格段に下がりました。

しかし、電子帳簿保存法に対応すれば業務が効率化されると言っても、要件や法律そのものの内容、対応の手順など理解しなければならないことは多いです。

「どうにか電子帳簿保存法を簡単に理解したいけど、自分で調べてもいまいちポイントがわからない・・・」とお悩みの方は「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をぜひご覧ください。

資料では

・電子帳簿保存法の内容に関するわかりやすい解説
・2020年10月の改正内容のポイント
・今後電子帳簿保存法に対応していくための準備や要件

など、電子帳簿保存法に関する内容を総まとめで解説しています。

「電子帳簿保存法への対応を少しずつ考えたいが、何から始めたらいいかわからない」という経理担当者様は「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をぜひご覧ください。。

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