近年、PDF化された請求書をメールに添付して送る企業が増加傾向にあります。電子化された請求書は、従来の紙で発行する請求書と比較し、さまざまなメリットがあるとされていますが、実際のところはどうなのでしょうか、
今回は、PDF化された請求書と従来の紙の請求書との違いや、PDF化された請求書を発行する際の注意点について紹介します。

1.請求書はPDF化しても大丈夫？

請求書をメール添付やWeb発行した場合には、PDF化された請求書の利用が一般的となっています。PDF化された請求書は法的にも有効となっており、今後もその傾向は続くと考えられます。
請求書が有効かどうかについては、請求書を送付する側と受け取る側双方に「この請求書は正式なものである」という認識があるかが重要となります。
あくまでも、請求書が紙であるか、データであるかということは、請求書の有効性に関係はないのです。

1-1.PDF化された請求書は税務調査でも有効

請求書を発行した企業に税務調査が入った場合に、PDF化された請求書を提出しても、有効な書類として認識されます。請求書を発行した企業にPDF化したデータがきちんと残されていれば、問題なく資料として提出することができます。
税務署側としては、請求書の内容どおりに入金が行われたかどうかを事実として確認できたか否かが重要となるため、PDF化された請求書は税務調査でも有効となるのです。

1-2.画像が粗い請求書では無効になる場合もある

PDF化された請求書でも、画像が粗い請求書では無効となってしまう場合があります。
この理由には、請求書などを電子データで管理する際には、「明確に読めて出力可能である」点が重要視されているということが挙げられます。［注1］
そのため、画像が見づらく正しく読み取れない請求書は要件を満たしていないということになるのです。
また、請求書原本に問題がない場合でも、取引先が読み取れないような請求書では、法的に無効な請求書となってしまいます。請求書をPDF化する際には、見づらい請求書でないか、あらかためて確認したうえで送付するとよいでしょう。

［注1］厚生労働省：7.2 見読性の確保について

2.PDF化した請求書と紙の請求書の違い

ところで、PDF化した請求書と紙の請求書には違いはあるのでしょうか。
実のところ、請求書の内容や記載すべき項目に関して言うと、両者の間に大きな違いはありません。
しかし、業務効率の向上という観点からみた際、紙の請求書とPDF化した請求書では、次のような4つの違いがみられます。

◇PDF化した請求書と紙の請求書にみられる違い4つ
1. 請求書を送付完了するまでの時間
2. 請求書作成に関わるコスト
3. 書類紛失に関するリスク
4. 保管や管理の煩雑さ

2-1. 請求書を送付完了するまでの時間

紙の請求書を発行して送付する場合、請求書の印刷後、捺印・封入・郵送という一連の作業を行ってはじめて請求書の送付作業が完了となるため、どうしても時間を要します。
しかし、PDF化された請求書では、データ化された請求書をそのままメールに添付して送信すればよいため、急ぎの場合でもスピーディーに請求書送付が可能となります。

2-2. 請求書作成に関わるコスト

PDF化された請求書の場合、紙の請求書で必要となる、請求書を印刷する紙代や印刷するためのインク代、郵送代などが不要となります。
そのため、PDF化した請求書では、請求書作成に関わるコストの削減が可能となります。

2-3. 書類紛失に関するリスク

PDF化された請求書では、受け取り側で請求書をデータとして保存することが可能なため、書類紛失のリスクを軽減できます。
請求書管理を容易にするという点からも、PDF化された請求書は有効です。

2-4. 保管や管理の煩雑さ

従来の紙で作成された請求書の場合、どうしても倉庫などの保管スペースを準備しなければなりませんでした。
しかし、PDF化された請求書の場合は、保管のためのスペースを用意する必要はありません。紙で作成された請求書と比較し、PDF化された請求書は保管や管理の負担が軽減されます。
また、指定の請求書を探す際にも、ファイル名に日付などを設定しておくことで、簡単に目的のファイルを探し当てられます。PDF化された請求書は、書類作成業務の効率化にも役立ちます。

3.請求書をPDF化して発行する際の注意点

請求書をPDF化して発行する際には、次の4つの点に注意する必要があります。

◇請求書をPDF化して発行する際の注意点4つ
1. 取引先に請求書のPDF化についてあらかじめ確認しておく
2. ID・パスワードを設定して請求書を管理する必要がある
3. 請求書の情報が漏洩する可能性がある
4. 保管要件に注意が必要となる

3-1. 取引先に請求書のPDF化についてあらかじめ確認しておく

企業によっては、請求書のやり取りは紙で行うという規定があったり、独自の請求書の書式に従う必要があったりするなど、請求書の発行の際に考慮すべき事情もあります。
そのため、PDF形式での請求書に切り替える場合には、あらかじめ取引先に通知しておく必要があります。
PDF形式へ移行する2・3ヶ月前には取引先への通知を行っておくと、スムーズな移行が可能となるでしょう。PDF形式への移行が難しく、個別に対応が必要となる取引先については、前もって把握しておくのがおすすめです。
また、トラブルを防ぐために、請求書発行を行う担当者名や連絡先を知らせておくとよいでしょう。

3-2. ID・パスワード設定して請求書を管理する必要がある

請求書をPDF化する場合には、従業員や取引先それぞれにIDとパスワードを設定し、文書に対してのアクセス履歴を管理しなければなりません。
そのためには、取引先に対しても、あらかじめ設定したIDやパスワードを通知しておく必要があります。IDやパスワードを通知する場合は、請求書を送るメールとは別メールで送信するようにしましょう。
なお、請求書管理の負担を軽減するためには、データへのアクセス権限を持つ従業員の人数を限定するなどの工夫をするとよいでしょう。

3-3. 請求書の情報が漏洩する可能性がある

請求書を電子データ化した場合、社内のセキュリティ体制の整備状況によっては、外部への情報流出が懸念されます。また、社外からのサイバー攻撃についても対策を講じておかなければなりません。
請求書には機密性の高い情報も含まれているため、情報漏えいを防ぐには、社内できちんとしたセキュリティ対策などのルール作りを実施しておきましょう。
従業員による情報漏えいを防ぐためには、データにアクセスできる権限を最小限にとどめることや、アクセス状態を常に監視できる体制の整備を行う必要があります。

3-4. 保管要件に注意が必要となる

PDF化された請求書は、税務署から電子データとして保管するための許可を受けるまでは、紙の状態で保管しなければなりません。
電子でデータでの保管の許可を受けるためには、あらかじめ決められた保管要件を満たしていることを前提とし、税務署長の許可を受ける必要がありますので、注意が必要です。

3-5.メール送付の際にメールアドレスが正しいか確認する

PDF化した請求書をメールで送付する先は基本的に取引先のため、間違いがないか十分に注意して送付する必要があります。異なるメールアドレスに送付してしまうと入金がされないことはもちろん、情報漏洩のリスクも高まり取引先からの信用を一気に失ってしまう危険もあります。入念に確認して送付しましょう。

4.PDF化された請求書は書類作成業務の効率化に有効

従来の紙で発行する請求書と同様、PDF化した請求書についても有効な請求書として取り扱うことが可能です。PDF化した請求書は、書類の送付や管理といった負担を軽減し、書類作成に関するコストの大幅削減も実現できます。
ただ、PDF化された請求書には、セキュリティ面でのリスクも伴いますので、メリットやデメリットを十分に考慮した上での導入を検討するとよいでしょう。